Uspeh uvođenja elektronskog potpisivanja ne ogleda se samo u tome što ga svi koriste. Važno je da se u poslovnim procesima nešto merljivo poboljšalo.
BetrSign je bezbedna i zakonski usklađena usluga e-potpisivanja u oblaku kompanije SETCCE, namenjena preduzećima koja žele da urede ceo proces, od pripreme dokumenta do čuvanja potpisanog primerka.
Odgovor na pitanje koliko su vaši poslovni procesi brži i efikasniji nakon uvođenja e-potpisivanja krije se u jednostavnim brojkama. Pratite ovih sedam ključnih pokazatelja uspešnosti:
Sve brojke u nastavku služe kao ilustrativni primeri. Ne predstavljaju rezultate merenja kod naših klijenata. Vaše početno stanje i rezultati biće drugačiji.
Pre uvođenja e-potpisivanja dokument biste jednostavno odštampali i poslali klijentu. Zatim biste čekali da vam se vrati potpisan. Poslali biste imejl i opet čekali. Možda biste i pozvali. Pa još malo čekali. Kada bi dokument konačno stigao, stavili biste ga na skener, skenirali i sačuvali.
Najviše pitanja javlja se upravo dok čekate: da li je potpisnik na poslu, da li je u kancelariji, da li je uopšte primio dokument?
Onda ste uveli e-potpisivanje. Odlično. Dok čekate, sada mnogo toga može da se dogodi bez vašeg angažovanja: usluga potpisnicima šalje podsetnike, a oni mogu da potpišu dokument gde god da se nalaze i kada im odgovara. Tako možete znatno da skratite vreme potrebno za prikupljanje potpisa.
Time ubrzavate početak projekta, zapošljavanje, sklapanje prodajnog ugovora, izdavanje računa i njegovu naplatu.
Poboljšanja mogu da se vide i drugde. Kada dokumenti više ne zapinju, u kraćem roku možete da ih potpišete više i tako zaključite više poslova.
Zaposlenima koji se bave papirologijom ostaje više vremena za važnije zadatke, a pre svega za posao zbog kog ste ih i zaposlili.
Tu je i finansijska strana priče. O tome koliko e-potpisivanje može da vas košta i koliko možete da uštedite već smo pisali.
Ali ovog puta ne zanima nas samo novac. Zanima nas da li smo u svojim poslovnim procesima zaista efikasniji.
Naravno, pre uvođenja e-potpisivanja sve ste precizno izmerili kako biste kasnije imali sa čim da uporedite rezultate. Zar ne?
Ako niste, niste jedini. Peta od pet najčešćih grešaka pri uvođenju e-potpisivanja upravo je ta da kompanije uvođenje posmatraju kao jednokratan projekat i nikada ne izmere njegovu uspešnost.
Recimo da ste dokument poslali u ponedeljak u 10 sati, a potpisan primerak dobili u četvrtak u 14 sati. Dakle, posle 76 sati.
U međuvremenu ste potpisniku poslali još dva imejla i jednom ga pozvali.
Možda ste dokument i sami odštampali i potpisali, a zatim ga skenirali i sačuvali.
Nazovimo to početnim stanjem.
Sada izmerite isti postupak uz e-potpisivanje. Ovog puta potpisani dokument dobili ste za nekoliko sati.
Pošto različiti dokumenti pripadaju različitim poslovnim procesima, merite ih odvojeno: prodajne ugovore, ugovore o poverljivosti, kadrovsku dokumentaciju, zapisnike o primopredaji i tako dalje.
Ako ne znate odakle da počnete, pripremili smo i pregled poslovnih procesa koje ima smisla prve digitalizovati .
A sada pređimo na obećane KPI-jeve.
Kada biste pratili samo jedan pokazatelj, verovatno biste počeli od najočiglednijeg: vremena potrebnog za prikupljanje potpisa. Reč je o periodu od slanja dokumenta potpisniku do završetka celog postupka potpisivanja.
Primer: dokument ste poslali u ponedeljak u 9 sati, a potpisan primerak dobili istog dana u 15:30. Vreme do potpisa iznosi šest sati i 30 minuta.
Drugi dokument vratili su vam posle dva dana, treći posle četiri sata. Na kraju meseca izračunajte prosek.
Zašto je ovaj KPI važan? Zato što obuhvata i deo koji pri prikupljanju potpisa obično stvara najviše problema: čekanje.
Koliko god zaposleni brzo pripremio i poslao dokument, čekanje na svojeručni potpis može da produži ceo postupak na nekoliko dana, pa čak i nedelja.
Ako ste ranije na potpis čekali prosečno 76 sati, a sada čekate 18, napredak je i te kako vidljiv.
Merenje će biti još korisnije ako ovaj KPI pratite prema vrstama dokumenata. Tako ćete brzo videti koji procesi teku glatko, a gde zapinje.
Praćenje statusa dokumenata praktična je funkcionalnost koja vam omogućava da u svakom trenutku znate gde ste. O tome kako statusi, podsetnici i redosled potpisivanja smanjuju količinu ručnog rada pisali smo u članku 5 funkcionalnosti e-potpisivanja koje ubrzavaju vaše poslovanje .
Prosek vam ipak ne govori sve. Zamislite da imate deset dokumenata: devet vam se vrati potpisano za dva sata, a deseti tek posle sedam dana.
Zato je korisno da pratite i udeo dokumenata potpisanih u roku koji ste sami odredili kao prihvatljiv.
Primer: cilj vam je da ugovor bude potpisan u roku od 24 sata. Tokom meseca pošaljete 100 ugovora, a 78 ih se vrati potpisano u tom roku. Vaš KPI iznosi 78%.
Tako reč “brzo” dobija konkretnu brojčanu vrednost, a vi s vremenom možete da podižete lestvicu.
I ovde preporučujemo da ciljeve prilagodite stvarnim poslovnim procesima i vrstama dokumenata. Na primer, za ugovor o poverljivosti možete da ciljate na nekoliko sati, za ugovor o radu na dva dana, a za složen B2B ugovor na tri dana.
Koliko je poslatih dokumenata zaista uspešno prošlo ceo postupak?
Primer: poslali ste 200 dokumenata, a 186 ih se vratilo potpisano. Udeo uspešno završenih postupaka iznosi 93%. Šta se dogodilo sa preostalih 7%?
Možda potpisnik uopšte nije reagovao. Možda imate pogrešnu imejl adresu. Možda je odbio da potpiše dokument ili ste vi otkazali postupak i poslali novu verziju.
Udeo završenih postupaka zato možda nikada neće dostići 100%, a u nekim slučajevima to nije ni realno očekivati. Ali ako raste, verovatno nešto radite kako treba: postupak potpisivanja jasan je i lako se završava.
Na taj udeo utiče i vrsta elektronskog potpisa koju zahtevate. Jednostavan elektronski potpis (SES) ne zahteva proveru identiteta potpisnika, dok napredni (AES) i kvalifikovani elektronski potpis (QES) uključuju dodatne korake. Svaki dodatni korak ujedno je prilika da potpisnik odustane. Ako je udeo završenih postupaka nizak kod određene vrste dokumenata, prvo proverite da li vam je za njih zaista potreban najviši nivo potpisa.
Kada analizirate pojedinačne postupke, imajte na umu da su svi događaji povezani sa dokumentom bezbedno zabeleženi u revizijskom tragu. Šta je revizijski trag i zašto je važan detaljnije smo objasnili u članku Revizijski trag za bezbednost i miran san .
Zašto biste uopšte brojali poslate podsetnike? Zato što dobro pokazuju gde proces zapinje. Ako za gotovo svaki dokument ili potpisnika morate da pošaljete tri ili četiri podsetnika, vredi proveriti zašto.
Razloga može da bude više:
Primer: da biste izračunali ovaj KPI, podelite ukupan broj poslatih podsetnika brojem postupaka potpisivanja. Ako ste za 100 postupaka poslali 140 podsetnika, prosek iznosi 1,4 podsetnika po postupku.
Ako se s vremenom broj podsetnika smanjuje, to je znak da ste poboljšali proces. Ako raste, verovatno ćete morati nešto da promenite.
Niste sigurni koje od tih podataka možete da pratite u svom rešenju? BetrSign možete besplatno da isprobate 30 dana i izmerite rezultate na sopstvenim dokumentima.
Ručni rad jedna je od stavki koje u papirologiji lako previdimo. Pritom govorimo o svim administrativnim poslovima koji prate dokument: štampanju, pripremi za potpisivanje, slanju, proveravanju imejlova i statusa, podsećanju, telefonskim pozivima, skeniranju, pravilnom imenovanju datoteke, čuvanju i obaveštavanju kolega.
Primer: ako vam sve to oduzima 12 minuta po dokumentu, na 500 dokumenata mesečno potrošićete 6.000 minuta, odnosno 100 sati na administraciju.
Ako uz e-potpisivanje dokument obradite za četiri minuta, za istih 500 dokumenata trebaće vam oko 33 sata. Razlika je očigledna.
Deo tih troškova odmah je vidljiv, a deo lako promakne. O onima koje kompanije najčešće previđaju pisali smo u članku 7 skrivenih troškova papirologije .
Koliko to iznosi u dinarima zavisi od količine dokumenata i izabranog paketa. U obračun uključite vreme zaposlenih, papir, štampanje i druge troškove tradicionalnog potpisivanja.
Razliku između starog i novog postupka prikupljanja potpisa verovatno ćete uočiti već tokom prvih nedelja merenja na uzorku.
Brzina nije sve. Možda ste potpis dobili za nekoliko minuta, a zatim otkrili da u dokumentu nedostaje ključni podatak ili da je pogrešan.
Zato je korisno da pratite i dokumente kod kojih ste zbog greške morali da ponovite postupak.
O kakvim greškama je reč? Pogrešan potpisnik, pogrešna verzija dokumenta, nepotpuni ili netačni podaci, nepopunjena polja i slično.
Broj dokumenata koje ste zbog greške morali ponovo da pošaljete podelite ukupnim brojem poslatih dokumenata i pomnožite sa 100.
Primer: poslali ste 500 dokumenata, a 25 ste morali da ispravite i pošaljete ponovo. Stopa ispravki iznosi 5%.
Mnoge greške možete da sprečite već pri pripremi dokumenta. Za podatke koje nemate, a potpisnik može sam da ih unese, koristite interaktivna polja . To može da bude adresa, datum, poreski identifikacioni broj ili potvrda određenog izbora. Tako je manja verovatnoća da ćete dobiti potpisan dokument sa nepotpunim ili pogrešnim podacima.
Ovo je možda najzanimljiviji od svih sedam KPI-jeva. Pokazuje da li ste poboljšali potpisivanje ili i samo poslovanje.
Koliko je vremena prošlo od potpisa dokumenta do početka projekta, aktivacije usluge, unosa zaposlenog u sistem, isporuke proizvoda ili izdavanja računa?
Taj period može da bude još važniji od vremena potrebnog za prikupljanje potpisa.
Elektronski potpis povezuje dva poslovna događaja. Upravo zato je ovaj pokazatelj najbliže povezan sa razlogom zbog kog ste uveli e-potpisivanje: bržim zaključivanjem poslova, zapošljavanjem i naplatom.
|
KPI |
Šta meri |
Kako se izračunava |
Zašto je važan |
|
Prosečno vreme do potpisa |
Vreme od slanja dokumenta do završetka postupka potpisivanja |
Zbir trajanja svih završenih postupaka ÷ broj završenih postupaka |
Pokazuje koliko ste skratili čekanje. |
|
Udeo dokumenata potpisanih u zadatom roku |
Koliko je dokumenata potpisano, na primer, u roku od 24 sata |
Dokumenti potpisani u zadatom roku ÷ svi poslati dokumenti × 100 |
Pokazuje koliko pouzdano proces postiže očekivanu brzinu. |
|
Udeo uspešno završenih postupaka potpisivanja |
Koliko je poslatih dokumenata uspešno potpisano |
Završeni postupci ÷ poslati dokumenti × 100 |
Otkriva dokumente koji ne prolaze ceo postupak. |
|
Prosečan broj podsetnika po postupku potpisivanja |
Koliko podsećanja zahteva prosečan postupak |
Svi poslati podsetnici ÷ broj postupaka |
Pokazuje gde proces zapinje i koliko dodatnog angažovanja zahteva. |
|
Ručni rad po postupku potpisivanja |
Koliko aktivnog rada zaposlenog zahteva postupak |
Ukupno vreme aktivnog rada ÷ broj postupaka; za ukupno opterećenje prosek pomnožite brojem postupaka |
Pokazuje stvarnu uštedu administrativnog rada. |
|
Udeo dokumenata koji zahtevaju ispravku ili ponovno slanje |
Koliko postupaka treba ponoviti zbog grešaka |
Dokumenti ponovo poslati zbog greške ÷ svi poslati dokumenti × 100 |
Meri kvalitet procesa. |
|
Vreme od potpisa do sledećeg poslovnog koraka |
Vreme od potpisa do izdavanja računa, uvođenja zaposlenog u posao ili isporuke |
Prosečno vreme od potpisa do sledećeg poslovnog događaja |
Pokazuje uticaj potpisivanja na širi poslovni proces. |
Ne morate odmah da pratite svih sedam pokazatelja. Počnite sa dva ili tri koja su direktno povezana sa razlogom zbog kog ste uveli e-potpisivanje.
Svaki KPI povežite sa konkretnim poslovnim izazovom. U suprotnom ćete samo prikupljati dodatne brojke.
Kako izgledaju merljivi rezultati pokazuje primer kompanije A1 Slovenija. Nakon prelaska na e-potpisivanje izračunali su da godišnje štede više od 20 tona papira , a uštede vremena zaposlenih mere u danima.
Pogledajte i druge priče o uspehu naših klijenata .
Na prvi pogled uspešnost uvođenja elektronskog potpisivanja možete da procenite vrlo jednostavno: koliko smo dokumenata napravili, koliko korisnika imamo i koliko smo potpisa prikupili?
Ali mnogo su zanimljivija sledeća pitanja:
Tu se vidi prava efikasnost e-potpisivanja. A najuverljiviji dokaz njegove vrednosti za vaše poslovanje pronaći ćete u sopstvenim podacima.
Pre uvođenja e-potpisivanja izmerite početno stanje, a zatim izaberite dva ili tri KPI-ja. Posle nekoliko meseci ponovite merenje. Možda ćete otkriti:
BetrSign možete besplatno da isprobavate 30 dana na sopstvenim dokumentima i procesima. To je ujedno dobra prilika da utvrdite početno stanje i počnete da proveravate brojke.
Želite da saznate više? Zakažite demo sa našim stručnjakom, koji će rado odgovoriti na vaša pitanja i pokazati vam kako e-potpisivanje funkcioniše u praksi. Ako još upoređujete pružaoce usluga, pogledajte članak DocuSign ili BetrSign .
Za većinu kompanija najbolje je početi sa prosečnim vremenom do potpisa. Merite vreme od slanja dokumenta do završetka postupka potpisivanja. Pokazatelj je lako razumljiv i brzo otkriva da li je postupak postao kraći.
Za početak su obično dovoljna dva do tri. Izaberite ih prema problemu koji želite da rešite. Ako vam je cilj da skratite čekanje na potpis, pratite vreme potrebno da se potpisani dokument vrati. Ako želite manje papirologije, pratite vreme ručnog rada i broj poslatih podsetnika.
Deo podataka automatski nastaje u usluzi e-potpisivanja: statusi dokumenata, revizijski trag i poslati podsetnici. Druge podatke, poput vremena koje zaposleni troše na pripremu dokumenta ili vremena od potpisa do sledećeg poslovnog koraka, pratićete sami, u tabeli ili sistemu iz kog dokument potiče.
Dovoljno dugo da obuhvatite reprezentativan uzorak svojih uobičajenih dokumenata. Ako imate mnogo postupaka potpisivanja, nekoliko nedelja može da bude dovoljno. Kod manjeg broja postupaka trebaće vam duži period. Najvažnije je da upoređujete slične vrste dokumenata i uporedive poslovne periode.
Ne postoji univerzalna brojka. Najvažnije je poređenje sa vašim početnim stanjem pre uvođenja e-potpisivanja, i to prema vrstama dokumenata. Ugovor o poverljivosti po pravilu će biti potpisan brže od složenog B2B ugovora. Postavite cilj koji ima smisla za vaše poslovanje, na primer da tokom prve godine prepolovite prosečno vreme do potpisa.
Jeste ako želite da pratite korišćenje usluge. Ali sam po sebi ne dokazuje efikasnost. Više potpisanih dokumenata ne znači nužno brži ili bolji proces. Zato taj broj kombinujte sa vremenom do potpisa, udelom završenih postupaka, količinom ručnog rada i drugim pokazateljima.
Prvo procenite koliko aktivnog vremena zaposleni troše na jedan dokument: štampanje, slanje, proveravanje statusa, podsećanje, skeniranje i čuvanje. Zatim izmerite isti rad uz e-potpisivanje i razliku pomnožite brojem dokumenata.
Da. Vreme administrativnog rada možete da pretvorite u trošak rada, dodate troškove papira, štampanja, pošte i druge direktne troškove, pa ukupan iznos uporedite sa troškom usluge e-potpisivanja. Cene BetrSigna pronaći ćete na stranici sa paketima . Pritom ima smisla da uzmete u obzir i šire poslovne koristi bržeg
