Kada kompanija razmišlja o implementaciji elektronskog potpisivanja, prvo pitanje je često vrlo direktno: “Koliko će nas to koštati?”
TL;DR:
Kod e-potpisivanja nije reč samo o visini pretplate, već i o troškovima papira, štampanja, slanja, ručne provere statusa, podsećanja potpisnika, kašnjenja i grešaka — troškovima koje već danas plaćate. BetrSign ima predvidljiv cenovni model po korisniku, sa neograničenim brojem poslatih dokumenata, potpisa i šablona. To znači da e-potpisivanje košta između 1.174 i 2.935 RSD, dok ručno potpisivanje 200 dokumenata kompaniju može koštati više od 234.789 RSD, samo u papiru i radnom vremenu.
Pitanje “Koliko će koštati?” je sasvim na mestu, jer svako novo poslovno rešenje donosi novi trošak, novu pretplatu, novu stavku koja pravi minus u budžetu kojim kompanija raspolaže u poslovnoj godini. Ali možda bi pravo pitanje trebalo da glasi: “Koliko će nas koštati ako e-potpisivanje ne uvedemo u svoje poslovanje?”
Ako ugovor pripremite u uredskom softveru, zatim ga odštampate, potpišete i pošaljete poštom, čekate potpis, u međuvremenu proveravate status i podsećate potpisnika, a nakon što potpisani ugovor primite, sačuvate ga, skenirate i arhivirate, onda verovatno vrlo dobro znate da troškovi ne počinju kupovinom paketa usluge e-potpisivanja.
Troškove — i to ne male — već odavno plaćate:
trošak papira,
trošak kertridža i tonera,
poštarinu,
trošak rada zaposlenih .
Zatim su tu i moguće greške, kašnjenja pri sklapanju dogovora i zastoji u zaključivanju poslova.
Pretplata je samo onaj najočigledniji trošak koji se vidi na prvi pogled: toliko i toliko evra po korisniku mesečno, toliko i toliko evra godišnje, toliko dokumenata, toliko potpisa, toliko dodatnih funkcionalnosti.
Ali kod e-potpisivanja treba sagledati širu sliku i uzeti u obzir najmanje tri vrste troškova:
Najjeftinije rešenje na papiru nije nužno najjeftinije rešenje u praksi. I obrnuto: rešenje sa transparentnom mesečnom pretplatom može biti znatno jeftinije od klasične ručne obrade dokumenata, čiji trošak kompanije često uopšte ne mere.
BetrSign ima jednostavan i vrlo predvidljiv cenovni model: pretplata se obračunava po korisniku, a uključuje neograničen broj poslatih dokumenata, potpisa i šablona. To je važno jer se trošak ne povećava sa svakim dodatnim dokumentom koji pošaljete na potpis.
Za Osnovni paket plaćaćete 10 evra mesečno (oko 1.174 RSD), odnosno 96 evra godišnje (oko 11.269 RSD) po korisniku. Posebno je pogodan za dokumente niskog rizika, kao što su interna dokumentacija, obrasci za saglasnost, ugovori o poverljivosti i neki osnovni kadrovski dokumenti.
Napredni paket koštaće vas 15 evra mesečno (oko 1.761 RSD), odnosno 144 evra godišnje (oko 16.904 RSD) po korisniku. Pokriva potrebe za proverom identiteta potpisnika radi višeg nivoa poverenja i sigurnosti, na primer kod transakcija srednjeg rizika, ugovora o radu, prodajnih ugovora i narudžbina.
Cena Premium paketa iznosi 25 evra mesečno (oko 2.935 RSD), odnosno 240 evra godišnje (oko 28.174 RSD) po korisniku koji će kvalifikovano potpisivati dokumente ličnim digitalnim sertifikatom, radi obezbeđivanja najvišeg nivoa pravne sigurnosti. Namenjen je dokumentima visokog rizika u regulisanim sektorima, kao što su zdravstvo, finansije i slične oblasti.
Za kompanije čije potrebe prevazilaze navedene pakete dostupan je i Po meri .
U praksi to znači da kompanija može prilično precizno da predvidi trošak. Ako za pet korisnika izabere Napredni paket, osnovni trošak iznosi 5 × 12 € mesečno, odnosno 60 € mesečno bez PDV-a (oko 7.043 RSD), pri godišnjem obračunu pretplate. Ako tih pet korisnika pošalje 50, 500 ili 5.000 dokumenata, pretplata se zbog samog broja dokumenata neće promeniti.
Takav cenovni model mnogo je transparentniji i predvidljiviji nego kod nekih drugih ponuđača koji cenu zasnivaju na količini dokumenata, dok se dodatni dokumenti, transakcije ili potpisi naplaćuju posebno.
Kompanija jednostavno mora da zna šta će plaćati tokom cele godine — ili sledećeg meseca.
BetrSign možete besplatno isprobavati 30 dana ili jednostavno rezervišite demo sa našim stručnjakom.
SaaS kompanije za svoja rešenja i usluge često nude mogućnost mesečnog ili godišnjeg plaćanja. Godišnja pretplata zaista znači nešto veći jednokratni iznos, ali kada ga podelite sa 12, mesečni trošak je obično znatno niži nego kod mesečne pretplate.
Mesečna pretplata je pogodna kada uslugu e-potpisivanja tek testirate, kada još ne znate tačno koliko će je korisnika zaista koristiti ili kada najpre želite da proverite kako će se elektronsko potpisivanje uklopiti u postojeće procese.
Godišnja pretplata obično je smislenija kada vam je već jasno da će e-potpisivanje postati deo redovnog poslovanja.
Kada odlučujete između godišnje i mesečne pretplate, morate znati da li e-potpisivanje posmatrate kao povremeni novi alat ili kao stalni deo poslovnog procesa.
Ako ugovore i drugu dokumentaciju potpisujete na nedeljnom nivou, e-potpisivanje za vas sigurno nije “dodatak”, već važan sastavni deo poslovne infrastrukture.
Ako mesečno pripremite i pošaljete na potpis 200 dokumenata, svaki dokument najpre morate da pripremite i uskladite do konačne verzije. Zatim ga štampate i šaljete. Neko vreme čekate, a ako se ništa ne dogodi, proveravate gde je zapelo. Ljubazno podsećate potpisnika — ili potpisnike — da vam pošalju potpisani dokument. Kada ga primite, proveravate ga i čuvate u registratoru i ormaru, pod uslovom da je sa dokumentom sve u redu. U suprotnom se može dogoditi da morate da “ponovite vežbu”.
Recimo da vam ručni deo procesa za jedan dokument oduzme samo 10 minuta. To je mesečno 2.000 minuta, odnosno više od 33 sata rada. Uz internu satnicu od 20 evra (oko 2.348 RSD), to znači 660 evra mesečno (oko 77.477 RSD).
I to je samo administrativno vreme — koje bi se, ruku na srce, moglo pametnije iskoristiti.
Ako prosečan dokument ima 5 stranica i morate ga odštampati bar dvaput, po jedan primerak za svaku stranu koja sklapa dogovor, to znači najmanje 10 odštampanih stranica po dokumentu. Kod 200 dokumenata mesečno to je 2.000 odštampanih stranica mesečno, odnosno 24.000 godišnje — približno 48 paketa kancelarijskog papira od 500 listova.
Ako okvirno pretpostavimo da jedan paket kancelarijskog papira košta oko 5 € (oko 587 RSD), samo papir pri takvom obimu odnese približno 240 € godišnje (oko 28.174 RSD).
U to čak ne ubrajamo pogrešne odštampane primerke, ispravke, ponovo odštampane verzije, dodatne priloge, dokumente sa više potpisnika, interne kopije ili arhivske primerke.
Ali ni papir nije najskuplja stavka papirologije .
Ako trošak štampanja procenimo vrlo umereno, na primer 5 centi po stranici (oko 6 RSD), tada nas 24.000 odštampanih stranica košta dodatnih 1.200 € godišnje (oko 140.868 RSD).
Kada sve saberemo, kompanija već kod 200 dokumenata mesečno samo na papir, štampanje i ručni rad može potrošiti više od 2.000 € godišnje (oko 234.780 RSD).
A tu su još koverte, poštarina, skeniranje, arhiviranje, prostor za fizičko čuvanje, izgubljeno vreme, troškovi grešaka …
Uzmimo hipotetičku situaciju: kompanija je ugovorila uslugu BetrSign za pet korisnika koji zajedno mesečno pošalju 300 dokumenata na potpis.
Kompanija se odlučila za Napredni paket i plaća godišnju pretplatu: 5 × 144 = 720 € (oko 84.521 RSD).
Ako im je, prema gornjim izračunima, kod ručnog rada svaki dokument oduzimao samo 10 minuta, to je 50 sati mesečno. Uz 20 evra po satu (oko 2.348 RSD), to je 1.000 € mesečno (oko 117.390 RSD) samo u radnom vremenu.
Odštampali su 6.000 stranica, što ih je koštalo 360 € (oko 42.260 RSD): 12 paketa kancelarijskog papira 60 € (oko 7.043 RSD), a trošak štampe 300 € (oko 35.217 RSD). Ukupno je to 16.320 € godišnje (oko 1.915.803 RSD) ili, drugačije rečeno, 22,7 godišnjih pretplata na BetrSign.
Svi znamo izreku: vreme je novac . U poslu to posebno važi:
Prodajni ugovor koji dugo čeka na potpis znači kasniju realizaciju — ako do nje uopšte dođe.
Ugovor o radu izgubljen u administraciji znači loše iskustvo za kandidata, koji se može predomisliti.
Prekasno potpisan aneks može zaustaviti projekat.
Narudžbenica koja kruži e-mailom zadržava nabavku.
E-potpisivanje ne štedi vreme samo onima koji se bave papirologijom, već zaista značajno ubrzava početak realizacije dogovora.
Brži potpis znači:
brži početak projekta,
bržu narudžbinu,
brže zapošljavanje,
brže ispunjavanje obaveza,
brže izdavanje faktura — i plaćanje.
Kašnjenje pri sklapanju posla može predstavljati trošak koji mnoge kompanije možda ne mere, ali ga i te kako osećaju. Na ta kašnjenja već u osnovi utiče mnogo faktora , od kojih ne možete sve imati pod kontrolom, zato ih nemojte dodatno produžavati još i pri potpisivanju.
Iako je potpis često jedan od poslednjih koraka pre početka posla, snažno utiče na prvi utisak o vašoj kompaniji.
Ako partneri ili klijenti dokument koji ste im poslali e-mailom prvo moraju da odštampaju, potpišu, skeniraju i pošalju nazad — ili bar potpišu, skeniraju i pošalju nazad ako ste dokument poslali običnom, “puževom” poštom — zapravo ste na njih prebacili dodatno administrativno opterećenje.
Ako se stavite u njihovu poziciju, složićete se da im mogućnost da vaš dokument elektronski potpišu bilo gde i bilo kada pruža znatno bolje korisničko iskustvo.
Cenu lošeg korisničkog iskustva teško ćete uneti u Excel tabelu, ali ćete je lako prepoznati.
Kada birate između BetrSign paketa, nemojte se pitati samo koji je najjeftiniji, već kakve dokumente redovno šaljete na potpis.
Kod dokumenata niskog nivoa rizika, kao što su interne saglasnosti, osnovni NDA ugovori, potvrde i jednostavna kadrovska dokumentacija, dovoljan je Osnovni paket.
Za prodajne ugovore, ugovore o radu, narudžbenice i dokumente kod kojih je važna identifikacija potpisnika izaberite Napredni paket.
Ako često radite sa dokumentima višeg rizika, poslujete u strogo regulisanim sektorima ili vam je potrebna mogućnost potpisivanja ličnim digitalnim sertifikatom, odlučite se za Premium paket.
Kriterijum za izbor pravog paketa zato ne bi trebalo da bude samo cena, već vaši dokumenti, poslovni procesi i rizici povezani s njima. Ne prenizak, jer morate obezbediti dovoljan nivo pravne sigurnosti. I ne previsok, jer možete nepotrebno zakomplikovati korisničko iskustvo.
Možemo vam garantovati da ne plaćate samo softversku uslugu. Plaćate brže poslovne procese, bolju sledljivost i predvidljivost, kao i bolje korisničko iskustvo. Pre svega, plaćate za to da smanjite količinu ručnog rada i grešaka i da sprečite zastoje u procesima povezanim sa administracijom. Plaćate i zato da biste uštedeli.
Nadamo se da smo vam uspešno odgovorili i na pitanje “Koliko će me e-potpisivanje koštati?” i na pitanje “Koliko me košta ako ne uvedem e-potpisivanje?”.
Pre konačne odluke BetrSign možete besplatno isprobavati 30 dana — sa punim Premium paketom, bez unosa podataka o kreditnoj kartici — i na potpuno stvarnim primerima iz svog poslovanja videti koje će vam prednosti e-potpisivanje zaista doneti.
Ako negde zapnete ili imate konkretno pitanje, jednostavno rezervišite demo sa našim stručnjakom.
Potpisujete?
