Ko podjetje razmišlja o implementaciji elektronskega podpisovanje, je prvo vprašanje pogosto zelo neposredno: “Koliko nas bo to stalo?”
TL;DR:
Pri e-podpisovanju ne gre samo za višino naročnine, ampak za stroške papirja, tiskanja, pošiljanja, ročnega preverjanja statusa, opominjanja podpisnikov, zamud in napak, ki jih plačujete že danes. BetrSign ima predvidljiv cenovni model na uporabnika, z neomejenim številom poslanih dokumentov, podpisov in predlog, zato e-podpisovanje ne glede na količino dokumentov stane med 10 in 25 € na uporabnika mesečno, medtem ko lahko za ročno podpisovanje 200 dokumentov podjetje plača več kot 2.000 € letno samo v papirju in delovnem času.
Vprašanje “Koliko nas bo stalo?” je na mestu, saj vsaka nova poslovna rešitev prinaša nov strošek, novo naročnino, novo postavko, ki dela minus v proračunu, ki ga ima podjetje na voljo v poslovnem letu. Ampak morda bi bilo bolj pravo vprašanje: “Koliko nas bo stalo, če e-podpisovanja v naše poslovanje ne bomo uvedli?”
Če pogodbo pripravite v pisarniškem programu, potem pa jo natisnete, podpišete in pošljete po pošti, čakate na podpis, vmes preverjate in opominjate podpisnika, podpisano pogodbo po prejetju shranite, skenirate in arhivirate, potem se verjetno še kako dobro zavedate, da stroški papirologije ne nastopijo z nakupom paketa storitve e-podpisovanja.
Stroške — in to ne nizke — že zdavnaj plačujete:
strošek papirja,
strošek kartuš in tonerjev,
poštnina ,
strošek dela zaposlenih …
Potem so tu še morebitne napake, zamude pri sklepanju dogovorov in zaostanki pri zaključevanju poslov.
Naročnina je samo tisti najočitnejši strošek, ki je pač opazen na prvo žogo: toliko in toliko evrov na uporabnika na mesec, toliko in toliko evrov na leto, toliko dokumentov, toliko podpisov, toliko dodatnih funkcionalnosti.
Ampak pri e-podpisovanju je treba videti širšo sliko in upoštevati vsaj tri vrste stroškov:
Najcenejša rešitev na papirju ni nujno najcenejša rešitev v praksi in obratno: rešitev s transparentno mesečno naročnino je lahko bistveno cenejša od klasične ročne obdelave dokumentov, ki je podjetja običajno sploh ne merijo.
BetrSign ima preprost in zelo predvidljiv cenovni model: naročnina se obračunava na uporabnika, vključuje pa neomejeno število poslanih dokumentov, podpisov in predlog. To je pomembno, ker se strošek ne povečuje z vsakim dodatnim dokumentom, ki ga pošljete v podpis.
Za Osnovni paket boste plačevali 10 evrov na mesec (ali 96 evrov na leto) na uporabnika in je primeren zlasti za dokumente z nizkim tveganjem (interna dokumentacija, obrazci za soglasje, dogovori o nerazkrivanju informacij in nekateri osnovni kadrovski dokumenti).
Napredni paket vas bo prišel 15 evrov mesečno (oziroma 144 evrov letno) na uporabnika, pokril pa bo vaše potrebe po preverbi identitete podpisnika za višjo stopnjo zaupanja in varnosti (transakcije s srednjim tveganjem, zaposlitvene pogodbe, prodajne pogodbe, naročila).
Cena za paket Premium znaša 25 evrov na mesec (240 na leto) za uporabnika, ki bo kvalificirano podpisoval dokumente z osebnim digitalnim potrdilom za zagotavljanje najvišje stopnje pravne varnosti (dokumenti z visokim tveganjem v reguliranih sektorjih, kot so zdravstvo, finance …).
Za podjetja s potrebami, ki ponudbo naštetih paketov presegajo, je na voljo še paket Prilagojeni .
V praksi to pomeni, da lahko podjetje precej natančno predvidi strošek: če za pet uporabnikov najame paket Napredni, je osnovni strošek 5 × 12 € na mesec oziroma 60 € mesečno brez DDV (pri letnem obračunu naročnine). Če teh pet uporabnikov pošlje 50, 500 ali 5.000 dokumentov, se naročnina zaradi samega števila dokumentov ne bo spremenila.
Ta cenovni model je veliko transparentnejši in predvidljivejši kot pri nekaterih drugih ponudnikih, ki ceno upravičujejo s količino dokumentov, dodatni dokumenti, transakcije ali podpisi pa se obračunavajo posebej.
Podjetje mora vedeti, kaj bo plačevalo vse leto (ali naslednji mesec).
Vabimo vas, da BetrSign brezplačno preizkusite ali rezervirate demo z našim strokovnjakom.
SaaS podjetja za svoje rešitve in storitve pogosto ponujajo možnost plačevanja na mesec ali na leto, pri čemer letna naročnina res pomeni nekolikanj večji enkratni znesek, a če ga delite z 12, je strošek na mesec običajno krepko nižji kot pri mesečni naročnini.
Mesečna naročnina je primerna, ko storitev e-podpisovanja šele testirate, ko še ne veste točno, koliko uporabnikov jo bo dejansko uporabljalo, ali pa želite najprej preveriti, kako se bo elektronsko podpisovanje dejansko vklapljalo v obstoječe procese.
Letna naročnina pa je običajno bolj smiselna, ko vam je že jasno, da bo e-podpisovanje postalo del rednega poslovanja.
Ko se odločate za letno ali mesečno naročnino, morate vedeti, ali razumete e-podpisovanje kot občasno novo orodje ali kot stalni del poslovnega procesa.
Če pogodbe in drugo dokumentacijo podpisujete na tedenski bazi, potem e-podpisovaje za vas gotovo ni “dodatek”, ampak pomemben sestavni del poslovne infrastrukture.
Če mesečno pripravite in pošljete v podpisovanje 200 dokumentov, morate dokument vsakič pripraviti in uskladiti do končne verzije. Potem ga natisnete in pošljete. Nekaj časa čakate in če se ne zgodi nič, preverite, kje se je zataknilo. Vljudno opomnite podpisnika (ali podpisnike), naj vam pošlje podpisan dokument. Ko ga prejmete, ga preverite in shranite v fascikel in v omaro — pod pogojem, da je z dokumentom vse v redu, sicer se lahko zgodi, da boste morali “ponoviti vajo”.
Recimo, če vam ročni del procesa pri enem dokumentu vzame samo 10 minut, je to mesečno 2000 minut oziroma več kot 33 ur dela. Pri interni urni postavki 20 evrov bi to pomenilo 660 evrov mesečno.
In to je samo administrativni čas (ki bi, roko na srce, lahko bil pametneje porabljen).
In če ima povprečen dokument 5 strani, ga morate natisniti vsaj dvakrat (po en izvod za vsako od strani, ki sklepata dogovor), to pomeni najmanj 10 natisnjenih strani na dokument. Pri 200 dokumentih na mesec je to 2000 natisnjenih strani mesečno, na leto pa 24.000 oziroma približno 48 paketov pisarniškega papirja po 500 listov.
Če okvirno predpostavimo, da en paket pisarniškega papirja stane okoli 5 €, nam samo papir pri takšnem obsegu odnese približno 240 € letno.
Tu niti ne upoštevamo napačnih izpisov, popravkov, ponovno natisnjenih verzij, dodatnih prilog, dokumentov z več podpisniki, internih kopij ali arhivskih izvodov.
Toda tudi papir ne predstavlja najdražje postavke papirologije .
Če smo pri oceni stroškov tiskanja zelo zmerni, na primer 5 centov na stran, pomeni, da nas 24.000 natisnjenih strani pride dodatnih 1.200 € letno.
Če potegnemo skupaj, lahko podjetje že pri 200 dokumentih mesečno samo za papir, tiskanje in ročno delo porabi več kot 2.000 € letno.
Tu pa so še pisemske ovojnice, poštnina, skeniranje, arhiviranje, prostor za fizično hrambo, izgubljeni čas, stroški napak …
Vzemimo hipotetično situacijo: podjetje je najelo storitev BetrSign za pet uporabnikov, ki mesečno skupaj pošljejo 300 dokumentov v podpis.
Podjetje se je odločilo za paket Napredni, za katerega po plačevalo letno naročnino (5 x 144 = 720 €).
Če jim je glede na zgornje izračune pri ročnem delu vsak dokument vzel samo 10 minut, je to mesečno 50 ur, pri 20 evrih na uro je to 1.000 € mesečno samo v delovnem času.
Natisnili so 6000 strani, kar jih je prišlo 360 € (12 paketov pisarniškega papirja 60, stroški tiska 300 €). Skupaj je to 16.320 € letno ali povedano drugače: 22,7 letnih naročnin na BetrSign.
Vsi poznamo pregovor Čas je denar . V poslu to še posebej drži:
prodajna pogodba, ki dolgo čaka na podpis, pomeni kasnejšo izvedbo (če sploh),
pogodba o zaposlitvi, izgubljena v administraciji, pomeni slabo izkušnjo za kandidata, ki si lahko premisli,
prepozno podpisan aneks lahko zaustavi projekt,
naročilnica, ki kroži po elektronski pošti, zadržuje nabavo …
E-podpisovanje ne prihrani časa samo tistim, ki se ubadajo s papirologijo, ampak dejansko krepko pospeši začetek izvedbe dogovora.
Hitrejši podpis pomeni:
hitrejši začetek projekta,
hitrejše naročilo,
hitrejšo zaposlitev,
hitrejše izpolnjevanje obveznosti,
hitrejše izdajo računov (in plačilo).
Zamuda pri sklenitvi posla lahko pomeni strošek, ki ga marsikatero podjetje morda ne meri, ga pa zelo dobro občuti — na te zamude že v osnovi vpliva ogromno dejavnikov , od katerih vseh enostavno ne morete imeti pod nadzorom, zato jih ne podaljšujte še pri podpisovanju.
Čeprav je podpis pogosto eden zadnjih korakov pred začetkom posla, močno vpliva na prvi vtis o vašem podjetju.
Če si morajo partnerji ali stranke dokument, ki ste jim ga poslali po elektronski pošti, najprej natisniti, podpisati, skenirati in poslati nazaj — oziroma vsaj podpisati, skenirati in poslati nazaj, če ste dokument poslali po navadni, polžji pošti — ste v bistvu nanje preložili dodatno administrativno breme.
Če se vživite vanje, se boste strinjali, da jim bo možnost, da vaš dokument elektronsko podpišejo kjer koli in kadar koli, omogočila bistveno boljšo uporabniško izkušnjo.
Ceno slabe uporabniške izkušnje boste težko vnesli v excelovo tabelo, a jo boste zlahka zaznali.
Ko se odločate med paketi BetrSign, se ne vprašajte samo, kateri je najcenejši, ampak kakšne dokumente redno pošiljate v podpis.
Pri dokumentih z nizko stopnjo tveganja, kot so interna soglasja, osnovni NDA-ji, potrdila in preprosta kadrovska dokumentacija, zadostuje Osnovni paket.
Za prodajne pogodbe, pogodbe o zaposlitvi, naročilnice in dokumente, pri katerih je pomembna identifikacija podpisnika, izberite Napredni paket.
Če imate pogosto opravka z dokumenti z višjim tveganjem, poslujete v strogo reguliranih sektorjih ali potrebujete možnost podpisovanja z osebnim digitalnim potrdilom, se odločite za paket Premium.
Kriterij za izbiro pravega paketa naj torej ne bo cena, ampak vaši dokumenti, poslovni procesi in z njimi povezana tveganja — ne prenizek, ker si morate zagotoviti dovolj pravne varnosti, in ne previsok, ker lahko po nepotrebnem zapletete uporabniško izkušnjo.
Zagotovimo vam lahko, da ne plačate samo programske storitve: plačate hitrejše poslovne procese, boljšo sledljivost in predvidljivost, boljšo uporabniško izkušnjo. Predvsem pa za to, da zmanjšate količino ročnega dela in napak ter da preprečite zatikanje pri procesih, povezanih z administracijo. Plačate tudi zato, da prihranite.
Upamo, da smo vam uspešno odgovorili tako na vprašanje “Koliko me bo stalo e-podpisovanje?”, kot na “Koliko me stane, če ne uvedem e-podpisovanja?”.
Preden se dokončno odločite, lahko BetrSign brezplačno preizkušate 30 dni (polni paket Premium, ne da bi morali vnašati podatke o bančni kartici) in na čisto realnih primerih iz svojega posla ugotovite, katere prednosti vam bo e-podpisovanje dejansko prineslo.
Če se vam kje zatakne ali imate konkretno vprašanje, pa preprosto rezervirajte demo z našim strokovnjakom.
Podpišete?
Kontaktirajte prodajo
