Kliki namesto papirne zmede: poenostavite upravljanje z dokumenti v 24 urah

Klasični dokumentni delotok je zamuden: tiskanje, podpisovanje, skeniranje, lov na podpisnike, arhiviranje in spremljanje statusa dokumentov.

Če se vaši sodelavci pri sklepanju pogodb in podpisovanju dokumentov še vedno zanašajo na papir ali počasne PDF-je, se morda niti ne zavedate, koliko ur tedensko izgubite zaradi tega. Posledično izgubljate tudi posel.

Dobra novica je, da lahko dokumentne procese poenostavite v enem dnevu.

Preverite, kako napredna podjetja od papirne zmede enostavno preidejo v klikanje.

Zakaj tradicionalno delo z dokumenti ne deluje več?

Klasičen potek dela v pisarni je običajno videti takole:

• Zaposleni pripravi pogodbo ali obrazec.
• Dokument natisne ali pošlje v PDF obliki.
• Podpisnik ga natisne, podpiše, skenira in vrne.
• Prvi dokument prenese, preimenuje, morda znova natisne, shrani … 

in tako naprej v nedogled pri vsakem novem sodelovanju, ponudbi, računu ali interni odobritvi.

Postopek je povsem neučinkovit, naporen in dopušča veliko možnosti napak.

Študije so pokazale, da zaposleni v povprečju vsak dan zapravijo 1,8 ure — 9,3 ure tedensko — za iskanje informacij. To je približno, kot če bi zaposlili pet ljudi, pa dejansko delajo štirje, medtem ko peti išče odgovore. (Vir: Cottrill Research)

Zakaj si tega ne bi poenostavili?

Poenostavite potek dokumentov v manj kot enem dnevu

Z uporabo storitve za e-podpisovanje, kakršno je BetrSign, lahko transformacijo začnete še danes:

1. korak: Izberite dokument, ki ga pogosto uporabljate, pogodbo, NDA, obrazec za interno odobritev, dokument za nove zaposlene …

2. korak: Naložite PDF ali DOC v BetrSign in v nekaj sekundah dodajte podpisne oznake in druga polja (tukaj ne potrebujete posebnih tehničnih znanj).

3. korak: Pošljite dokument v podpis (vnesite podpisnikov elektronski naslov, dodajte sporočilo in enostavno kliknite “Pošlji”), prejemnik pa bo prejel varno povezovo do dokumenta in ga bo preprosto podpisal na telefonu ali računalniku.

4. korak: Če se bojite, da podpisnik ne bo opazil dokumenta, lahko nastavite samodejne opomnike …

5. korak: Shranjeno — podpisan dokument boste prejeli praktično še isti dan na svoj elektronski naslov.

Kaj pridobite (takoj)?

Prehod na e-podpisovanje pomeni digitalno preobrazba delovnih procesov, pa tudi njihovo optimizacijo:

• Skrajšajte čas za pridobitev podpisov.
• Izognite se tiskanju, skeniranju in klasičnemu arhiviranju.
• Zmanjšajte možnost napak.
• Prihranite čas za administracijo.
• Izboljšajte uporabniško izkušnja strank, partnerjev in zaposlenih.

In ker za uvedbo e-podpisovanja z BetrSign ne potrebujete programiranja, dolgega uvajanja ali pomoči IT oddelka, lahko začnete praktično takoj.

Ne gre le za e-podpis, ampak za optimalnejši način dela.

Ko obvladate en dokument, lahko preprosto preidete na druge:

• Ustvarite predloge za kadrovske, pravne in prodajne dokumente.
• Nastavite opomnike, da vam kaj ne uide.
• Nalagajte z Google Drive in shranjujte na njem.

Če so ljudje za tovrstno papirologijo včasih zapravili dneve, boste zdaj potrebovali samo povezavo in par klikov.

Zanesljivo in skladno z zakonodajo

BetrSign je skladen z Uredbo eIDAS (EU), omogoča hrambo revizijske sledi, dvostopenjsko avtentikacijo in različne vrste podpisov.

Prevod: hiter podpis, miren spanec.

Ste pripravljeni enkrat za vselej pospraviti papirno zmedo?

Ni vam treba čez noč digitalizirati celega podjetja. Samo začeti je treba.

Izberite en dokument, ga naložite in pošljite. Jutri se boste vprašali, zakaj tega nismo poskusili prej?

Preizkusite BetrSign brezplačno .

Rezervirajte demo .