Elektronsko podpisovanje v kadrovskih procesih

Enostavnejše zaposlovanje, krajši čas uvajanja na delovno mesto, delo na daljavo, redno izobraževanje, usposabljanje in komunikacije – elektronsko podpisovanje je pomemben del kadrovskih procesov, ki tako kadrovskim svetovalcem kot bodočim zaposlenim v podjetju lahko zelo olajša delo in življenje.

Podjetja pa poleg tega, da lahko na ta način ponudijo zaposlenim boljšo uporabniško izkušnjo, pridobijo konkurenčno prednost tudi na področju privabljanja in ohranjanja talentov.

Delo na daljavo je tu (in bo)

Izkušnje dela na daljavo v zadnjih nekaj letih so pokazale, da prisotnost na delovnem mestu ni predpogoj za uspešno opravljeno delo. 

Še več, številni zaposleni so se zaradi možnosti, da si delo organizirajo okoli življenja (in ne obratno) izkazali za produktivnejše in so pri svojem delu občutili bistveno nižjo stopnjo stresa – prvi sprožilec stresa na poti v službo pogosto predstavlja jutranji promet, saj se lahko zaradi slabših vremenskih razmer, prometnih nesreč in zamaškov ob določenih urah čas vožnje podvoji.

Če lahko torej delo na projektih brez prisotnosti na delovnem mestu poteka brezhibno, zakaj bi bilo kakor koli drugače, ko je treba zgolj podpisati določen dokument?

Hitrejša zaposlitev in enostavnejše uvajanje na delovno mesto

Postopki zaposlovanja so lahko dolgi: od priprave razpisa za delovno mesto do obravnave prijav in ožjega izbora kandidatov, od opravljanja razgovorov do končnega izbora. Sledi usklajevanje z izbranim kandidatom in potem sklenitev delovnega razmerja na papirju. 

To zadnje lahko e-podpisovanje precej pospeši in organizaciji omogoči, da novi sodelavec od koder koli hitro podpiše potrebno dokumentacijo (pogodbe o zaposlitvi, aneksi k pogodbi o zaposlitvi, dogovor o delu na daljavo, soglasje za obdelavo osebnih podatkov) in da se ob nastopu dela čim prej uvede na delovno mesto, vključi v delovne procese in vzpostavi odnose s sodelavci.

Brezpapirno poslovanje, ljudje v centru pozornosti

Kadrovski svetovalci so pogosto preobremenjeni z dokumentacijo in lahko za administrativne naloge in ročno obdelavo papirne dokumentacije porabijo celo do 40 % svojega delovnega časa.

Če so dokumenti pripravljeni, podpisani in dostavljeni digitalno, je njihovo obvladovanje bistveno hitrejše in enostavnejše. Čas, ki ga na ta način pridobijo, pa lahko posvetijo razvoju novih (in obstoječih) sodelavcev.

Uglašenost z mlajšimi generacijami

Milenijci in pripadniki generacije Z imajo glede zaposlitve čisto specifična pričakovanja in odnos do tehnologij in delovnega okolja. So tako imenovani digitalni domorodci, zato morajo biti procesi, v katere so vključeni, tehnološko dobro podprti, vključno (ali še posebej) s papirologijo.

Mladi želijo biti fleksibilni in mobilni: če lahko svoje delo opravljajo kjer koli in kadar koli, želijo tudi z dokumentacijo opraviti brez potrebe po fizični prisotnosti v pisarni, tiskanju in pošiljanju.

Pomembna jim pa je tudi hitrost – potrjevanje sprotne dokumentacije (potni nalogi, zahtevki za dopust in podobno) poteka z e-podpisovanjem bistveno hitreje.

Do uspešne uvedbe elektronskega podpisovanja v kadrovske procese vodijo naslednji enostavni koraki:

• Pregled trenutnega stanja - kateri procesi so najbolj zamudni in bi jih bilo smiselno optimizirati s pomočjo e-podpisovanja.
• Izbira storitve - na trgu je več ponudnikov storitev e-podpisovanja; BetrSign® nudi različne tipe podpisov in avtentikacije ter mednarodno podporo, v kadrovskih procesih ga je uspešno preizkusilo veliko število uporabnikov.
• Usposabljanje - kot pri vsaki novosti, je tudi pri e-podpisovanju kadrovske svetovalce najprej treba seznaniti s funkiconalnostmi in jih uvesti v delo s storitvijo.
• Postopno uvajanje - smiselno je začeti z manj zapleteno interno dokumentacijo, nato pa sledi prehod na pogodbe o zaposlitvah in mednarodne dogovore.
• Komunikacija z zaposlenimi - ker se bodo z e-podpisovanjem slej kot prej soočili vsi zaposleni, jih je dobro dovolj zgodaj seznaniti s prednostmi, ki jim jih prinaša.

Kadrovski oddelki prihodnosti

Elektronsko podpisovanje zagotavlja večjo učinkovitost številnih poslovnih procesov in pri kadrovskih procesih ni prav nič drugače. BetrSign , regionalni e-podpis številka 1, omogoča učinkovito podporo zaposlenim in izboljšuje njihovo uporabniško izkušnjo. Včasih je dovolj en klik, da se posvetite tistemu, kar je najpomembnejše – ljudem.