Kaj je elektronski podpis in kako ga pridobim?

Vsi že v zasebnem življenju nenehno podpisujemo različno dokumentacijo, kot podjetniki ali zaposleni v podjetju, ki imate opraviti s številnimi dokumenti, pa se ponavadi srečujete z goro papirjev, ki jih morate podpisati ali pripraviti, da jih podpišejo drugi. In tukaj vstopi elektronski podpis.

Katere prednosti uporabnikom prinaša e-podpisovanje?

"Elektronski podpis" pomeni niz podatkov v elektronski obliki, ki so dodani k drugim podatkom v elektronski obliki ali so z njimi logično povezani in jih podpisnik uporablja za podpisovanje (povzeto po uredbi eIDAS). 

Najpomembnejši podatek pri tem je, da elektronski podpis omogoča preveritev in določitev istovetnosti podpisnika in da ima enako veljavo kot lastnoročni podpis. O tem, kdaj je e-podpis enako veljaven kot lastnoročni, si lahko preberete več v zapisu Kako vem, da je elektronski podpis varen .

BetrSign je uporabnikom prijazna ter varna in zakonsko skladna storitev elektronskega podpisovanja, ki jo je razvilo slovensko visokotehnološko podjetje z več kot dvajsetletnimi izkušnjami na podorčju razvoja inovativnih izdelkov in storitev za upravljanje digitalnih (poslovnih) transakcij v različnih industrijah.

Elektronsko podpisovanje uporabnikom prinaša številne prednosti in neposredne koristi, tako za tiste, ki pripravljate in pošiljate dokumente v podpis, kot tudi tiste, ki jih morate podpisovati. Oglejmo si jih v nadaljevanju.

Prihranek časa

To je verjetno najočitnejša korist – z elektronskim podpisovanjem se izognete nepotrebnemu in časovno potratnemu ročnemu tiskanju, podpisovanju, pošiljanju dokumentov po pošti in čakanju, da se podpisan dokument po isti poti vrne.

Na digitalni način do podpisov pomembne dokumentacije pridete hitreje, podpisniki pa lahko dokument podpišejo kjer koli in kadar koli, takrat ko njim najbolj ustreza. Da boste do podpisa zagotovo prišli, pa zagotavlja možnost opominjanja podpisnikov, ki še niso podpisali dokumenta.

Prihranek papirja

Dokumente pripravljate v različnih pisarniških programih – digitalno. Smiselno je, da postopek dela z njimi tudi nadaljujete (in zaključite) digitalno. Da bi v 21. stoletju še vedno rokovali s papirno dokumentacijo, se tako s tehnološkega kot z ekološkega vidika zdi nezaslišano, saj ogromne količine dokumentov poleg dejstva, da zanje pade odločno preveč dreves, zasedajo tudi veliko prostora v vašem podjetju (če se v kateri od faz procesa ne založijo ali celo izgubijo).

Visoka stopnja varnosti

Določeni dokumenti so namenjeni točno določenim osebam, zato uporabniška okolja za pripravo in pošiljanje dokumentov v elektronski podpis omogočajo različne načine preverjanja istovetnosti podpisnikov pred prijavo in dostopom do dokumentov. Lahko ste prepričani, da bo dokument prišel v roke zgolj in samo tistim, ki jim je dejansko namenjen.  

Za papirnim dokumentom se lahko kdaj izgubi vsaka sled, pri digitalnem načinu dela z dokumenti pa za celotnim postopkom ostaja revizijska sled, ki omogoča preverjanje, kdaj in kdo je odprl, podpisal ali potrdil dokument. Tako odpade možnost kakršne koli zlorabe podpisa.

Skladnost z zakoni in uredbami

Določena pravila in uredbe enostavno moramo upoštevati v vseh poslovnih procesih. Dejavnost ponudnikov storitev zaupanja, kamor sodi tudi elektronsko podpisovanje, pa je še dodatno strogo regulirana s strani nacionalnih in evropskih zakonodajnih teles.

Boljša uporabniška izkušnja

Elektronsko lahko glede na določen poslovni scenarij podpisujete na več načinov in na različnih napravah: na podpisno mesto lahko enostavno kliknete na osebnem računalniku ali pritisnete s prstom na mobilni napravi, imate pa tudi možnost lastnoročnega podpisa s peresom na podpisnem zaslonu ali tablici na prodajnem mestu, ki omogoča najboljšo uporabniško izkušnjo.

Uporaba elektronskega podpisovanja ni zahtevna in ni omejena na nobeno industrijo.

Udobje

Elektronsko podpisovanje je enostavno in udobno – ko dokumente pripravite in pošljete v podpis, jih vaši podpisniki lahko podpišejo za delovno mizo v pisarni, na kavču v dnevni sobi, na ležalniku na plaži ... Dobesedno povsod.

Prihranek denarja

Čas je denar in če lahko do podpisa pomembne poslovne dokumentacije, od katere je odvisen zagon projekta, pridete hitreje (in brez nepotrebnih stroškov poštnih storitev), boste hitreje lahko izstavili tudi račun. Na prihranek pa praktično vplivajo že vse zgoraj navedene koristi.

Za uvedbo elektronskega podpisovanja v svojem podjetju ne potrebujete dodatne računalniške ali programske opreme, svojih zaposlenih pa za to ne boste pošiljali na dodatna izobraževanja – vsak od njih je za elektronsko podpisovanje zagotovo že ustrezno usposobljen (prav tako tudi vaše stranke).

In kako pridobim elektronski podpis?

BetrSign® uporabnikom omogoča udobno, enostavno in učinkovito (predvsem pa varno) pripravo, distribucijo in podpisovanje dokumentov. Za dostop do dokumentov omogoča več načinov prijave, ki so v glavnem odvisni od zahtevanega nivoja varnosti, za podpisovanje pa nudi več tipov podpisov. Na voljo je v več jezikih in jo uporablja že čez 957.888 uporabnikov v več kot 15 državah.

Prijavite se na brezplačni preizkus in že danes začnite uživati prednosti in koristi elektronskega podpisovanja za vaše poslovno in zasebno življenje.

S prehodom na storitev elektronskega podpisovanja BetrSign boste izvedli konkreten digitalni preskok in papirno poslovanje uspešno in v celoti nadomestili s sodobnimi tehnologijami. Svoje dokumente boste še naprej ustvarjali v svojem najljubšem pisarniškem programu, namesto na tiskalniku pa jih boste “natisnili” v PDF.

Tako ustvarjen dokument enostavno naložite v BetrSign, določite, kdo vse ga bo (poleg vas) podpisal in, če je to pomembno, v kakšnem vrstnem redu. Dokument lahko po potrebi tudi dodatno opremite:

• dodajte interaktivna polja (polja z besedili, spustne izbirne sezname ali potrditvena polja), če s strani podpisnika potrebujete kakršne koli dodatne informacije,
• določite podpisna mesta za vsakega podpisnika na način “povleci in spusti”,  
• za določene vrste dokumentov, ki jih pogosto uporabljate, pa si shranite predloge za lažjo in hitrejšo pripravo, ko boste pripravljali podobne posle.

Sporočila z dokumenti, ki ste jih poslali v podpis, lahko opremite v skladu s celostno grafično podobo svojega podjetja ali blagovne znamke, statuse poslanih dokumentov pa lahko kadar koli sproti preverite, in ugotovite, v kateri fazi podpisovanja je dokument in kdo ga še ni podpisal. Podpisnikom, ki dokumenta še niso podpisali, lahko pošljete opomnik oziroma mu dokument ponovno posredujete v podpis. 

Na koncu boste podpisane dokumente prejeli po elektronski pošti in jih shranili, kamor po navadi shranjujete svojo dokumentacijo v digitalni obliki.