Brezpapirno poslovanje - ključ do konkurenčne prednosti vašega podjetja

Od iznajdbe kolesa naprej si podjetni posamezniki, ki v različnih zgodovinskih obdobjih predstavljajo gonilo družbenega napredka, prizadevajo, da bi vse tehnološke pridobitve čim uspešneje vključili v svoje poslovanje.

Danes težko sledimo vrtoglavemu razvoju digitalnih tehnologij in vse novosti, ki so se pojavile samo v zadnjem letu, težko razumemo, kaj šele, da bi jih uspeli učinkovito uporabiti v lastno dobro.

Podjetja v različnih panogah se zato še posebej trudijo, da bi s pomočjo najnovejših tehnologij čim bolje digitalizirala različne poslovne procese in konkurenco, ki hitremu razvoju ne sledi, pustile za sabo.

Zato imate kar nekaj močnih razlogov, da sprejmete odločitev o brezpapirnem poslovanju in tako naredite velik korak naprej.

Še več: če svojega poslovanja ne boste digitalizirali, se zna zgoditi, da v relativno kratkem času sploh ne boste več poslovali. Ker vas ne bo.

Večja produktivnost in učinkovitost

Ena najbolj neposrednih koristi brezpapirnega poslovanja je povečana produktivnost in učinkovitost. Od ustanovitve samostojne države naprej poslušamo krilatico, da bo treba delati več za manj. Kaj pa če bi nam uspelo narediti več - za več?

Ali ste kdaj poskusili izmeriti čas, ki ga porabite samo za prekladanje papirjev? Ali ko ste potrebovali točno določen dokument, pa ga enostavno niste našli? Shranjevanje fizičnih dokumentov zavzame tudi veliko prostora, kar se pozna zlasti v mikropodjetjih, ki se stiskajo v majhnih pisarnah in se morajo zaposleni za to, da bi se našel določen dokument, včasih za nekaj časa celo premakniti z delovnega mesta.

Digitalne dokumente z lahkoto prebrskate, jih preprosto poiščete tako, da vtipkate del imena datoteke, zavzemajo zgolj virtualni prostor na fizičnih nosilcih podatkov ali v oblaku, s čimer jih lahko prebirate kjer koli, kadar koli.

Malo denarja, malo muzike

Pregovor še kako drži, a včasih s pametnim ravnanjem veliko prihranite in za to posledično dobite veliko muzike. Shranjevanje (in odstranjevanje) papirja veliko stane, če k temu prištejemo stroške tiskanja in pošiljanja ali najema fizičnega skladiščnega prostora, hitro govorimo o visokih zneskih.

Kaj pa, če se vaše podjetje preseli na novo lokacijo? Kolikokrat morate prepeljati kupe papirja ali fascikle s točke A na točko B? Morda morate najeti tudi tovorno vozilo.

Digitalni "papir" vam ne prihrani samo denarja (tudi do 18,20 € na dokument), ampak - roko na srce - tudi živce.

Trajnostni vidik poslovanja

Pridevnik trajnosten se danes uporablja vsaj tako pogosto kot digitalen, velikokrat v isti sapi. In to z razlogom. Z brezpapirnim poslovanjem znižate tudi negativni vpliv vašega poslovanja na okolje in prispevate k trajnostnejši prihodnosti.

Morda boste nekoč podjetje predali v skrb naslednjim generacijam - predali jim boste tudi planet, zato je eden od pomembnih strateških razmislekov tudi to, v kakšnem stanju bo.

Ste vedeli, da mora za vsakih 16 paketov pisariškega papirja pasti drevo? Eden naših največjih naročnikov zahvaljujoč prehodu na brezpapirno poslovanje vsako leto prihrani več kot 20 ton papirja.

Večja varnost in zakonska skladnost

Pomemben vidik digitalizacije je tudi boljša zaščita vaših dokumentov pred nepooblaščenim pregledovanjem njihove vsebine. Šifriranje, nadzor dostopa, varna hramba in - kar je še najpomembneje - zakonska skladnost zaupanja vrednih sistemov za upravljanje digitalnih dokumentov vam omogočajo miren spanec, ker veste, da do zaupne dokumentacije in različnih poslovnih skrivnosti dostopajo samo pooblaščene osebe.

Boljša uporabniška izkušnja za stranke

Današnjemu kupcu ali naročniku je samoumevno, da do izdelka ali storitve pride hitro, učinkovito in z brezhibno interakcijo. Zato je stranka v središču uporabniške izkušnje, zahteva hiter dostop do želenih informacij, enostavno izbiro in nakup ter hitro dostavo. Če jim tega ne zagotovite, bodo šli tja, kjer jim bodo.

Brezpapirno poslovanje presega fizične omejitve, ki jih nalagajo zapisi na papirju, in vam zagotavlja fleksibilnost, hitrejšo odzivnost in sposobnost prilagajanja potrebam na trgu, ki na koncu vodi k večjemu zadovoljstvu, pa tudi zvestobi strank.

Kako preidem na brezpapirno poslovanje?

Razmišljajte najprej digitalno in vzpodbujajte poslovno kulturo, ki z odprtimi rokami sprejema digitalna orodja in procese. Pozanimajte se, katera so prava orodja za upravljanje dokumentov, raziščite in preizkusite različne platforme za elektronsko podpisovanje in rešitve za shranjevanje v oblaku.

Opolnomočite svojo ekipo: zagotovite jim usposabljanje in vso podporo, da se bodo zaposleni v digitalnem okolju počutili udobno in da bodo z novimi orodji rokovali samozavestno.

Prehod na brezpapirno poslovanje se ne zgodi čez noč, zato se ga lotite postopno - morda začnete z elektronskim podpisovanjem in ko ga osvojite, poskusite z elektronsko hrambo dokumentov v oblaku. Kasneje mogoče naboru orodij dodate elektronsko izdajanje računov. Začnite z manjšimi koraki, a vselej razmišljajte velikopotezno.

Pri zaposlenih redno vzpodbujajte tudi zavedanje o pomenu okoljskih praks - je res nujno, da priponko v mejlu natisnejo in berejo na papirju, če jo bodo potem poslali v elektronsko podpisovanje na daljavo?

Osvojitev koncepta brezpapirnega poslovanja torej nikakor ni modna muha, niti ni prihodnost: digitalizacija se dogaja tukaj in zdaj, zato izkoristite številne prednosti, ki jih nudi vam, vašemu podjetju, sodelavcem, poslovnim partnerjem in strankam.

Med drugim smo omenili večjo operativno učinkovitost, stroškovne prihranke in večjo varnost. Hitreje boste zadovoljili potrebe po trajnostnem poslovanju in ponudili strankam vrhunsko izkušnjo, zaradi katere se bodo redno vračale.

Zaradi nenehnih tehnoloških sprememb boste samo z brezpapirnim poslovanjem dohajali zahteve trga in fleksibilnost, ki vam jo omogoča, je ključna za ohranjanje konkurenčnosti.