Boljše podpisovanje, boljše poslovanje, boljše življenje

Napredku na področju digitalnih tehnologij vse težje sledimo, nenehne inovacije vsakodnevno spreminjajo različne vidike naših življenj, nam omogočajo vedno boljšo delovno učinkovitost in nenazadnje več udobja.

Eno teh inovacij predstavljajo tudi storitve elektronskega podpisovanja, ki temeljito spreminjajo način priprave, distribucije in podpisovanja poslovne dokumentacije.

Z digitalnim papirnim delotokom ne optimiziramo samo poslovnih procesov in delovanja podjetij, ampak s pomočjo boljšega (in hitrejšega) rokovanja z dokumenti izboljšujemo tudi kakovost življenja posameznikov.

Ne živimo namreč za to, da bi delali, ampak delamo zato, da bi (čim bolje) živeli.

Ko čas enkrat zbeži, se nikoli ne vrne.

Največ, kar lahko v življenju zapravimo, je čas. Čas je življenje. Praktično čisto vsaka stvar lahko tako ali drugače ponovno pridobimo, zapravljen čas pa je izgubljen za vselej. Zato ne zapravljajmo časa še z ročnim podpisovanjem in pošiljanjem kupov dokumentov po pošti.

Sklepanje poslov v pisarni je prav tako preteklost.

Vaši poslovni partnerji so nenehno v gibanju - na terenu, pri strankah, na poti ali v tujini. S pomočjo storitev elektronskega podpisovanja, kakršna je BetrSign®, jih vaše pogodbe in drugi dokumenti lahko dosežejo kjer koli in kadar koli ter na različnih napravah, na prenosnem računalniku, tabličnem računalniku ali mobilnem telefonu.

Podpis, na katerega ste včasih morali čakati dneve ali celo tedne, je zdaj praktično zgolj nekaj klikov stran.

In ker imate z določeno vrsto dokumentov nenehno opraviti, lahko tudi pri njihovi pripravi prihranite čas tako, da ustvarite predloge, ki jih uporabite vsakič znova, jih odprete in enostavno prilagodite določene podatke.

Čas, ki ste ga tako pridobili, posvetite ljudem in stvarem, ki jih imate najrajši.

Stroškovno učinkovito in trajnostno poslovanje

Če porabimo manj papirja, posekamo manj dreves. Ali ste vedeli, da za vsakih 16 zavojev pisarniškega papirja pade eno drevo?

Manjša poraba papirja se pozna na prihranku pri tonerjih in kartušah, pa tudi pri transportu dokumentov; nižji stroški za gorivo, manj emisij škodljivih delcev v ozračje.

Kupe papirja je na koncu seveda treba nekje shraniti, določeni dokumenti pa morajo sploh biti pod ključem, zato poleg polic včasih potrebujete tudi večje omare.

Če torej ustvarite dokument na digitalen način, ga prek digitalnih kanalov posredujete deležnikom v poslu, ti pa ga elektronsko podpišejo in vam ga po isti poti pošljejo nazaj, boste naredili velik korak naprej k vzdržnemu in bolj trajnostnemu poslovanju. Pozitivno boste vplivali na svet okoli nas, pozitivno podobo pa boste zgradili tudi za svojo blagovno znamko.

Finančni prihranek lahko preusmerite v druge poslovne prioritete, ga namenite za naložbe v inovativne tehnologije ali - še boljše - za izobraževanje ali druge ugodnosti za svoje zaposlene. In zase.

Višja varnost in skladnost z zakonodajo

Kadar moramo s poslovnimi partnerji deliti zaupne podatke ali mora dokumente z občutljivo vsebino prejeti točno določena oseba, moramo poskrbeti za številne varnostne ukrepe. 

Po klasični poti smo težko stoodstotno prepričani, ali je na drugi strani dokument prišel v prave roke ali ne. S pomočjo storitev elektronskega podpisovanja pa lahko zagotovimo, da bo pravo dokumentacijo prejel (in podpisal) samo tisti, ki mu je bila namenjena.

To dosežemo z določitvijo načina, kako bo podpisnik do dokumenta dostopal oziroma na kak način bo izkazal svojo identito, preden ga bo odprl. Na koncu lahko vedno preverimo revizijsko sled in točno vidimo, kdo je kdaj odprl dokument, kdo ga je podpisal in ali če je vanj kdor koli nepooblaščeno posegal. 

Za skladnost z zakonodajo pa jamčijo pravni okvirji in regulacije, ki jih za vse ponudnike storitev elektronskega podpisovanja v Evropski uniji določa Uredba eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). V Združenih državah podobno funkcijo opravljata ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce) in UETA (Act and the Uniform Electronic Transactions Act). 

Ko ste prepričani, da gre vaš dokument v prave roke in da zadostuje vsem varnostnim in zakonskim zahtevam, ste mirni in sproščeni in tako delujete na ljudi v svoji neposredni bližini. 

Delo na daljavo in globalno sodelovanje 

Še ne tako zelo dolgo nazaj je delo na daljavo pri nas doživelo izjemen razcvet in če smo se pred tem morali za vsako malenkost, ki je zahtevala podpis, osebno oglasiti v kateri od pisarn, je danes nekaj povsem normalnega, da kliknemo povezavo do dokumeta, se prijavimo v okolje za elektronsko podpisovanje na daljavo in ga s klikom podpišemo. 

In ne samo to, z digitalnim pristopom k papirologiji se odpirajo tudi možnosti širjenja poslovanja s podjetji po svetu, saj vam elektronsko podpisovanje omogoča neovirano sklepanje dogovorov, ne glede na to, kje se v geografskem smislu nahajate.

Možnost globalnega širjenja poslovanja brez omejitev fizičnega papirnega delotoka vam odpira vrata na tuje trge ter omogoča rast podjetij, odpira nova delovna mesta in vzpodbuja gospodarsko rast nasplošno.

Dostopnost in inkluzivnost

Elektronsko podpisovanje na daljavo pa ne briše samo geografskih in časovnih meja, ampak predstavlja izvrstno alternativo tradicionalnim papirnim procesom, ki so lahko zelo neugodni zlasti za tiste, ki se dnevno soočajo z določenimi omejitvami, če na primer slabo vidijo ali pa imajo težave z gibanjem.

Tako poslovanje pomembno vpliva na pravično vključenost in omogoča dostopnost do številnih storitev osebam s posebnimi potrebami in invalidom. Tako tudi njim lahko precej olajšamo življenje.

Boljša tehnologija, boljša družba

Storitve elektronskega podpisovanja so povzročile tektonske premike na področju upravljanja s papirji in temeljito spreminjajo način priprave, distribucije in podpisovanja dokumentov. 

Podjetjem, posameznikom in družbi kot celoti nudijo udobje, prihranijo čas, nižajo stroške, omogočajo varnost in zakonsko skladnost, naše poslovanje širijo onkraj meja in mogočajo enakopravno vključenost oseb s posebnimi potrebami.  

Digitalna preobrazba se seveda nadaljuje in elektronsko podpisovanje nam kot njen pomemben del krepko poenostavlja številne administrativne postopke, vzpodbuja učinkovitost, predvsem pa nam omogoča, da se osredotočamo na vse tisto, kar je v življenju zares pomembno.

Elektronsko podpisovanje ni samo znak tehnološkega napredka, ampak predstavlja velik korak naprej v boljšo, bolj povezano, trajnostno in vključujočo družbo.