Elektronsko podpisovanje ni zgolj način, kako hitreje podpisati PDF: če ga v svoje poslovne procese uvedete brez jasnega načrta, lahko zgolj digitalizirate stare težave, namesto da bi jih dejansko odpravili.
BetrSign je varna in zakonsko skladna storitev e-podpisovanja v oblaku podjetja SETCCE, namenjena podjetjem, ki želijo celovito digitalizirati poslovanje, pospešiti podpisovanje pogodb s strankami, partnerji ali zaposlenimi in enkrat za vselej odpraviti zamudno delo s papirji.
Najpogostejše napake, ki jih podjetja naredijo pri uvedbi e-podpisovanja, so naslednje:
Dobra novica? Vsem petim napakam se je mogoče izogniti z dobro pripravo, zastavljanjem pravih vprašanj in vključevanjem ekip, ki bodo v dokumentnih poslovnih procesih dejansko aktivni.
Ko v podjetju začnete razmišljati o elektronskem podpisovanju, je prvi razlog običajno zelo preprost: čim bolj skrajšati čas med pripravo dokumentov in pridobitvijo podpisov. Brez tiskanja, skeniranja in pošiljanja po pošti. Brez čakanja in preverjanja, pri katerem podpisniku se je dokument zataknil.
Prav tukaj se pogosto zgodi prva večja napaka. Prenekatero podjetje e-podpisovanje namreč razume kot zamenjavo za nalivno pero, ne pa kot idealno priložnost za celovito izboljšanje poslovnih procesov , ki jih duši papirologija.
V praksi to pomeni, da se dokumenti sicer podpisujejo digitalno, vse drugo pa ostaja enako kot prej:
Takšno e-podpisovanje je sicer malenkost boljše od papirnega, ne moremo pa resno govoriti o pravi učinkovitosti.
Če želite v podjetju iz elektronskega podpisovanja iztisniti kar največ, morate razmišljati širše. Opredelite:
V nadaljevanju bomo spregovorili o 5 najpogostejših napakah, ki jih podjetja naredijo, ko uvajajo e-podpisovanje v svoje poslovne procese, in kako se lahko tem napakam izognete.
Najlažje je izbrati obstoječi poslovni proces in vanj samo vključiti elektronski podpis: namesto da pogodbo natisnete, jo enostavno naložite v okolje, v katerem e-podpisovanje poteka. Namesto da vam jo podpisnik vrne po pošti, jo elektronsko podpiše na daljavo. Namesto da dokument skenirate, boste od podpisnika prejeli podpisan PDF.
To sicer je korak naprej, ne moremo pa še govoriti o pravi digitalni preobrazbi poslovanja: podjetja najpogosteje zamenjajo orodje, ne pa načina dela. McKinseyjeva raziskava iz leta 2018 ( Unlocking success in digital transformations ) ugotavlja, da je bilo v praksi uspešnih le 16 % digitalnih preobrazb – torej takih, ki so podjetjem dejansko izboljšale poslovanje in so te izboljšave tudi dolgoročno obdržala.
Če še vedno vse drugo okoli podpisa poteka po starem, se glavne težave pogosto samo preselijo v digitalno okolje. Dokumente recimo še vedno vsak pripravlja malo po svoje in jih z drugimi usklajuje s pingpongom po elektronski pošti. Vloge deležnikov niso nedvoumno definirane oziroma ni jasno, kdo točno je za kaj odgovoren. Statusi dokumentov se preverjajo ročno. Podpisani dokumenti se shranjujejo na različnih mestih …
Zato se na prvi pogled morda lahko zdi, da je podjetje uvedlo sodobno rešitev problema papirologije, v resnici pa je samo digitaliziralo stari kaos.
Bistveno boljše je, če pred uvedbo e-podpisovanja dobro premislite pot dokumenta od štarta do cilja:
Šele tako lahko ima e-podpisovanje dejanski učinek. Ne pospešuje zgolj zadnjega koraka, ampak poenostavlja cel življenjski cikel dokumenta.
Pred uvedbo izberite nekaj najpogostejših dokumentov – pogodb, aneksov, naročilnic, soglasij ali internih obrazcev – in za vsakega od njih skicirajte obstoječi potek od priprave na začetku do hrambe dokumenta na koncu procesa. Nato označite, kateri koraki so potrebni, kateri se ponavljajo, kdo je za katerega odgovoren in kateri se lahko v celoti avtomatizirajo.
Druga pogosta napaka je prepričanje, da je vsak elektronski podpis primeren za vsak dokument ali pa da vsak dokument nujno potrebuje kvalificirani elektronski podpis. Če šele spoznavate osnove e-podpisovanja, si najprej preberite, kaj je elektronski podpis in kako ga pridobite .
V resnici je izbira vrste podpisa odvisna od vrste in namena dokumenta, višine tveganja, pravnih zahtev, zahtevane stopnje identifikacije podpisnika in dokazljivosti, ki jo podjetje potrebuje za primer, da gre pozneje kaj narobe.
Uredba eIDAS loči tri tipe elektronskega podpisa:
enostavni elektronski podpis (SES) je najenostavnejši za uporabo in ne zahteva nikakršnega preverjanja identitete (recimo samo vaše ime in priimek, ki ju natipkate na koncu elektronskega sporočila) in uporablja zgolj osnovna orodja za e-podpisovanje,
napredni elektronski podpis (AES) je enolično povezan s podpisnikom in je ustvarjen na podlagi podatkov za ustvarjanje elektronskega podpisa, ki jih podpisnik z visoko stopnjo zaupanja lahko uporablja izključno pod svojim nadzorom, z njim ga lahko identificiramo, opazna je vsaka naknadna sprememba podatkov,
kvalificirani elektronski podpis (QES) temelji na kombinaciji kvalificiranega digitalnega potrdila kvalificiranega ponudnika storitev zaupanja (overitelja) in posebnega elektronskega sredstva oziroma namenske naprave za ustvarjanje podpisa, na primer pametne kartice, SIM kartice, USB-ključka ali rešitve podpisa na daljavo.
Več o tem, katere tipe e-podpisov poznamo in katere omogoča BetrSign , preberite v praktičnem vodiču na našem blogu. Ločen zapis smo namenili tudi vprašanju, kateri e-podpis izbrati za posamezno vrsto pogodbe (SES, AES, QES) po slovenskem pravu in uredbi eIDAS. Elektronski podpis na ravni EU pojasnjuje tudi Evropska komisija .
Če o tem ne razmislimo vnaprej in ne definiramo pravočasno, lahko kasneje pride do težav. Če za občutljiv dokument izberemo šibkejši tip podpisa, si lahko kasneje otežimo dokazovanje dogovora. Če za vsak manjši interni dokument zahtevamo najmočnejšo obliko podpisa, pa lahko po nepotrebnem zapletemo in upočasnimo poslovne procese – pri tem pa poslabšamo tudi uporabniško izkušnjo podpisnikov.
Še pred začetkom uvedbe e-podpisovanja si odgovorite na vprašanje »Katere dokumente podpisujemo in kakšno dokazljivost potrebujemo?« Tako boste po uvedbi bistveno lažje vsakič izbrali tip podpisa, ki ustreza točno določenemu tipu dokumentov.
E-podpisovanje pogosto izbere vodstvo, IT ali pravna služba. Uporabljati pa ga morajo prodaja, kadrovska služba, nabava, računovodstvo, administracija, vodje različnih oddelkov in zunanji podpisniki.
Če ljudi iz teh oddelkov ne vključimo že pri sami uvedbi e-podpisovanja, se lahko hitro zgodi, da podjetje spregleda določene čisto praktične podrobnosti. Na primer:
Za zunanje podpisnike pa je ključno, da je postopek podpisovanja čim preprostejši in jim omogoča
odlično uporabniško izkušnjo
, ki je odvisna tudi od odgovornih za dokumentacijo v naštetih oddelkih.
Če rešitev e-podpisovanja ne ustreza njihovemu načinu dela, jo bodo zaposleni uporabljali po svoje. Nekateri bodo podpisovali elektronsko, drugi pa bodo svoje dokumente še vedno tiskali. Nekateri bodo uporabljali predloge, drugi bodo dokumente ustvarjali vsakič znova. Nekateri bodo spremljali statuse v sistemu, drugi bodo še vedno klicali ali pošiljali elektronska sporočila, da bi izvedeli, ali je podpisnik njihov dokument že podpisal ali ne.
Pred uvedbo vključite predstavnike oddelkov, ki dejansko ustvarijo in podpišejo največ dokumentov in bodo e-podpisovanje uporabljali v praksi. Ni treba organizirati obsežnih in zahtevnih delavnic. Dovolj je že, če si postavite nekaj čisto praktičnih vprašanj:
Izkoristite tudi brezplačni 30-dnevni preizkus ali rezervirajte kratko predstavitev .
Od elektronskega podpisovanja boste največ iztisnili takrat, ko boste v podjetju jasno določili, kako poteka življenjski cikel dokumenta od priprave do podpisa in kdo vse mora biti vključen v njem.
Tukaj žal preprosto ne morete prihraniti časa. Če ne definirate ustreznega podpisnega delotoka, se hitro pojavijo vsem dobro znane težave:
Največkrat je dovolj, da dokument prejme en podpisnik. Pri kompleksnejših transakcijah, ki vključujejo širši krog podpisnikov, pa je pomembno, da določite njihove vloge in vrstni red podpisovanja, nastavite opomnike, roke in odgovorno osebo, ki dokument pripravlja in spremlja izvedbo postopka do zaključka.
Primer: pogodbo najprej pripravi prodaja, potem jo pregleda pravna služba, nato jo podpiše direktor podjetja, zatem še stranka. Če vrstni red ni določen, lahko dokument po nepotrebnem kroži med ljudmi. Če je podpisni delotok nastavljen vnaprej, bo storitev e-podpisovanja postopek do konca izpeljala sama.
Kako urejeni delotoki vplivajo na hitrost sklepanja poslov, smo opisali v zapisu o podjetjih, ki s prodajnimi procesi prehitevajo konkurenco , koliko časa pa s tem pridobi vodstvo, pa v zapisu o času za strateško vodenje .
Tukaj je razlika med »poslali smo dokument v podpis« in »proces podpisovanja imamo resnično pod nadzorom«.
Za najpogostejše vrste dokumentov pripravite standardne podpisne delotoke. Določite, kdo dokument pripravi in uskladi z vsemi stranmi, kdo ga odobri, kdo vse ga podpiše, v kakšnem vrstnem redu in kdo vse prejme končno verzijo (v nekaterih primerih so prejemniki lahko tudi tisti, ki za podpis niti niso pristojni). Nato nastavite opomnike, da se ekipa z vsakim zamujenim podpisom ne bo ukvarjala ročno.
Ena največjih napak, ki jo lahko podjetje naredi pri implementaciji e-podpisovanja, pa je zagotovo razmišljanje, da »smo kupili rešitev in zdaj imamo e-podpisovanje urejeno«.
V resnici se pravo delo začne po uvedbi: podjetje mora spremljati, ali zaposleni rešitev uporabljajo, kateri dokumenti se še vedno tiskajo, kje se proces ustavlja, koliko časa traja podpisovanje in ali so podpisani dokumenti pravilno shranjeni.
Če tega ne spremljate, se lahko stare navade kmalu vrnejo. Ta bo še vedno pošiljal dokumente po e-pošti. Tisti ne bo uporabljal predvidenih predlog. Oni bo podpisane dokumente hranil lokalno. Spet nekdo četrti pa bo za isti proces uporabljal popolnoma drugačen postopek kot ostali uporabniki.
Zato uvedba elektronskega podpisovanja ni samo nekakšna tehnična nastavitev, ampak temeljita sprememba miselnosti in načina dela.
Priporočamo, da začnete z nekaj ključnimi procesi in jih dobro uredite, nato pa e-podpisovanje postopoma širite na druge dokumente, oddelke in primere uporabe.
Pri tem redno merite uspešnost in spremljajte:
Uvedbo obravnavajte kot projekt izboljšanja procesov na dolgi rok, ne kot nakup programske opreme. Določite odgovorno osebo (ali odgovorne osebe), spremljajte uporabo in že po prvih nekaj tednih boste lahko ugotovili, kaj deluje in kaj ne ter katere dokumente lahko vključite v digitalni podpisni proces v naslednji fazi.
Premišljeno uvedeno e-podpisovanje lahko podjetju prihrani veliko časa, zmanjša obseg administrativnega dela in izboljša pregled nad dokumenti.
Prave razlike med listom papirja in PDF-jem ni, je pa med papirnim kaosom in urejenim dokumentnim procesom. In to velika.
Če v podjetju dobro veste, katere dokumente podpisujete, kateri tip podpisa potrebujete, kdo vse v procesu sodeluje, kako poteka podpisovanje in kako se ta proces izboljšuje skozi čas, elektronsko podpisovanje ni digitalna modna muha. Postane tisti del poslovanja, ki vam bo pomagal doseči prednost pred konkurenco pri sodelovanju s strankami .
Storitev e-podpisovanja , kakršna je BetrSign , podjetjem pri tem pomaga tako, da omogoča enostavno pripravo dokumentov za podpis, ustvarjanje predlog, pošiljanje podpisnikom, samodejno in ročno opominjanje, spremljanje statusov in uporabo različnih tipov elektronskega podpisa glede na potrebe dokumenta.
In na koncu vam dosledno shrani tudi celovit digitalni zapis vsega, kar se je z dokumentom pri tem dogajalo – revizijsko sled .
Cilj implementacije e-podpisovanja torej ni, da zgolj podpisujete dokumente brez papirja, ampak da bo celoten proces od priprave do podpisa potekal hitreje, lažje in bistveno bolj pregledno za vse, ki pri tem sodelujete. Če se odločate med ponudniki, primerjavo najdete v zapisu DocuSign ali BetrSign .
Ne. Orodje – se pravi storitev elektronskega podpisovanja – je pomembno, vendar samo po sebi ne more urediti poslovnih procesov. Podjetje mora najprej določiti, kateri dokumenti se podpisujejo, kdo jih pripravlja, kdo jih odobri, kdo jih mora podpisati in kje se podpisani dokumenti hranijo.
Najprej morate definirati vrsto dokumenta in preveriti raven tveganja, potrebo po identifikaciji podpisnika in zahtevano dokazljivost. Za manj tvegane dokumente je lahko dovolj enostaven podpis (SES), za zahtevnejše pogodbe pa je pogosto smiselna uporaba naprednega (AES) ali kvalificiranega (QES) elektronskega podpisa, kot jih opredeljuje uredba eIDAS.
Ker prav oni poznajo potek procesov, povezanih z dokumenti . Vodstvo vidi cilj, IT vidi tehnično rešitev, uporabniki pa predobro vedo, kje se dokumenti v praksi lahko zataknejo. Če teh zaposlenih podjetje ne vključi, lahko implementira rešitev, ki je dejansko dobra, vendar je zaposleni ne bodo mogli ali znali uspešno uporabljati.
Tako, da spremlja konkretne rezultate: koliko dokumentov se podpiše elektronsko, koliko časa traja proces pridobivanja podpisov, koliko se še vedno preverja ročno in zakaj, koliko dokumentov se še tiska in ali zaposleni uporabljajo dogovorjene predloge ter ustrezne korake od priprave do hrambe dokumentov.
Naš strokovnjak vam lahko prednosti e-podpisovanja za vaš posel na kratko predstavi , storitev BetrSign pa lahko 30 dni tudi brezplačno preizkušate .
Kontaktirajte prodajo
