Z e-podpisovanjem do optimizacije oddelkov v podjetju

In delo s papirji ni rezervirano samo za vodstvo podjetja, ampak se morajo z določeno vrsto dokumentacije ubadati vsi oddelki v podjetju.

Kako lahko elektronsko podpisovanje poenostavi delo kadrovske službe, oddelka nabave, IT oddelka in vodstva? Kako se to odraža na boljši uporabniški izkušnji strank in zadovoljstvu zaposlenih?

E-podpisovanje za hitrost in fleksibilnost v kadrovskem oddelku

Kadrovski procesi so v podjetjih verjetno najbolj obremenjeni z birokracijo – pogodbe o zaposlitvi, interni pravilniki, aneksi, zahtevki za dopust in bolniško odsotnost, dogovori o delu na daljavo … Vse to zahteva veliko papirja, fizičnega prenašanja dokumentov in časa. E-podpisovanje rešuje te težave z digitalizacijo celotnega procesa.

Ključne prednosti za kadrovski oddelek:

• Hitrejša obdelava dokumentov - novi zaposleni lahko pogodbo o zaposlitvi in druge dokumente podpišejo na daljavo, s čimer se krepko pospeši postopek zaposlovanja. 
• Poenostavljen nastop dela - zaradi možnosti podpisa dokumentov še pred prvim delovnim dnem, se lahko novim sodelavcem posveti čas za kakovostnejšo uvedbo na novo delovno mesto.
• Večja fleksibilnost - elektronsko podpisovanje omogoča delo na daljavo tudi zaposlenim v kadrovskem oddelku.

Številni zaposleni v proizvodnji na delovnem mestu ne uporabljajo računalnika ali pametne mobilne naprave, zato marsikateri kadrovski oddelek prisega na lastnoročni podpis na podpisnem zaslonu: podpis je elektronski, zaposleni pa odnesejo odlično uporabniško izkušnjo.

E-podpisovanje zaposlenim v kadrovskih oddelkih omogoča precejšen prihranek časa, ki ga namesto papirjem lahko posvetijo delu s talenti.

Z manj administracije do učinkovitejših nabavnih procesov

V oddelku nabave je učinkovitost bistvena. Nabavne pogodbe, naročilnice, dogovori z dobavitelji – to je dokumentacija, ki vpliva na številne druge procese v podjetju, na primer na proizvodnjo izdelka ali izvedbo storitve, zato je nujno, da je urejena in predvsem hitro podpisana. Lastnoročno podpisovanje s pomočjo podpisnega zaslona ali mobilne naprave je kot naročeno za gladek potek nabave in s tem nemoteno poslovanje podjetja.

Kako lahko e-podpisovanje izboljša nabavne procese?

• Boljša sledljivost in nadzor - dokumenti, ki še čakajo na podpis, so zbrani na enem mestu, zato se vedno vidi, v kateri fazi so, možnost nastavitve opomnikov pa zagotavlja, da bodo zagotovo podpisani.
• Pospešitev postopkov - nabavne dokumente lahko deležniki podpišejo ne glede na to, kje se nahajajo.
• Nič več izgubljenih dokumentov - podpisani dokumenti se na poti nazaj ne morejo izgubiti, ampak varno pristanejo v elektronskih poštnih nabiralnikih vseh podpisnikov.
• Večja skladnost s predpisi - storitve e-podpisovanja zagotavljajo zakonsko skladno podpisovanje, se pravi, da je postopek pridobivanja podpisa nabavnih pogodb ustrezno zaščiten, podpis pa pravno veljaven.

E-podpisovanje lajša administrativno breme nabavnega oddelka in omogoča hitrejšo izvedbo poslovnih odločitev.

IT v podjetju je glas napredka

IT oddelek ima izjemno pomembno vlogo v podjetju, saj skrbi, da so čisto vsi procesi tehnološko podprti in ustrezno zaščiteni. Zasluga IT oddelka je, da gre podjetje v korak s časom, zato je logično, da je tudi (ali še posebej) tam dokumentacija digitalizirana. Vrednost e-podpisovanja je za IT oddelek dvojna: prvič ga zaposleni v oddelku uporabljajo za sklepanje dogovorov z dobavitelji izdelkov in storitev za njihovo področje, drugič pa nudijo zaposlenim v podjetju podporo pri uporabi storitev e-podpisovanja.

Kako IT oddelek "profitira" z e-podpisovanjem?

• Višja stopnja varnosti - digitalni podpisi zmanjšajo tveganje ponarejanja in omogočajo hrambo revizijske sledi za vsako transakcijo.
• Enostavnejše upravljanje dostopov - IT oddelek lahko pomaga zaposlenim pri urejanju pogojev dostopa do dokumentov in zagotavlja skladnost z varnostnimi in poslovnimi politikami podjetja.
• Zmanjšanje tveganja kibernetskih napadov - elektronsko podpisovanje zmanjšuje potrebo po fizičnih dokumentih in e-poštnih priponkah, ki so pogosto tarča phishing napadov, ti se pri popolnoma transparentnem prenosu podpisanega dokumenta vsem podpisnikom težko zgodijo.
• Integracija z obstoječimi sistemi - nekateri ponudniki e-podpisovanja nudijo možnost integracije z obstoječimi rešitvami ERP, CRM in HRM, kar pomeni manj preklapljanja med sistemi in posledično lažje delo in večji nadzor nad delovanjem in varnostjo.

Rekli bi, da e-podpisovanje IT oddelku daje pospešek pri sklepanju dogovorov z ustreznimi subjekti in jim nudi popolno kontrolo nad varnostjo podatkov.

Da bo direktorju lažje

Vodstvo podjetja mora pogosto zelo hitro sprejemati pomembne odločitve in v 21. stoletju bi bilo ekstremno neugodno, če bi se birokratski postopki zažirali v čas za strateški razmislek. In direktorjevi sodelavci, ki potrebujejo njegov podpis, ne morejo čakati nanj v zasedi. Tudi tukaj nastopi e-podpisovanje.

Kako e-podpisovanje olajša delo vodstvu?

• Podpisovanje kjer koli in kadar koli - predstavniki vodstva podjetja lahko pogodbe in poročila brez težav potrjujejo tudi na službeni poti ali sestanku.
• Boljša preglednost dokumentacije - tudi vodstvo ima vedno možnost hitrega dostopa do dokumentov, ki čakajo na podpis, in pregled nas stanjem dokumentacije.
• Večja produktivnost - vodstvo, ki porabi manj časa za papirologijo, lahko več časa vloži v strateški razmislek in sprejemanje pomembnih poslovnih odločitev.

Papirologije “osvobojeni” direktor sprejema hitrejše in bolj informirane odločitve, ki lahko pomembno vplivajo na uspešnost organizacije.

Boljša uporabniška izkušnja strank

Učinki uspešne digitalizacije pa niso opazni zgolj znotraj podjetja, ampak se odražajo tudi v uporabniški izkušnji strank, ki znajo ceniti hitro, enostavno in brezpapirno poslovanje.

Kaj e-podpisovanje pomeni strankam?

• Hitrejšo pot do cilja - pri pogodbah in naročilih pride do potrditve takoj, brez nepotrebnega usklajevanja časa in kraja fizične prisotnosti.
• Podpisovanje na daljavo - strankam se ni treba obremenjevati s tiskalniki ali skenerji, da bi podpisale in vrnile podpisan dokument.  
• Varnejše poslovanje - elektronski podpisi zagotavljajo visoko stopnjo zaščite osebnih podatkov in dokumentov.

Hitrejše in učinkovitejše poslovanje kot posledica e-podpisovanja pomeni večje zadovoljstvo strank in konkurenčno prednost podjetja.

 Je kdo omenil zaposlene?

V skladu z zapisanim najbrž ni treba posebej poudarjati, da e-podpisovanje lajša življenje in delo tudi zaposlenim v podjetju.

 Kako?

• Manj administrativnega dela - zaposleni se lahko namesto papirologiji bolj posvetijo delu, ki ga obvladajo in za katero so nagrajeni.
• Fleksibilno delo - možnost oddaljenega podpisovanja pomeni večjo fleksibilnost pri delu od doma.
• Boljše ravnotežje med delom in zasebnim življenjem - manj kot papirologija posega v delovne procese, hitreje so ti zaključeni in več časa ostane za aktivnosti, ki zaposlenim pomenijo največ.
• Večja varnost podatkov - elektronsko podpisovanje bistveno zmanjšuje tveganje izgube dokumentov ali nepooblaščenega dostopa.

E-podpisovanje je nekaj več

Lahko rečemo, da je elektronsko podpisovanje več kot le orodje. Je strateška naložba, ki vpliva na vse ravni poslovanja podjetja. Od kadrovskih in nabavnih procesov do IT in odločanja na najvišji ravni – BetrSign       ^®       omogoča hitro, varno in učinkovito poslovanje. Digitalizacija pa se ne pozna le v podjetju, ampak tudi pri zadovoljstvu strank in zaposlenih.