Nove tehnologije so zaznamovale vsa področja poslovanja: podjetja v digitalizacijo poslovanja ter posledično v izobraževanje in usposabljanje svojih zaposlenih vlagajo visoke zneske in ogromno energije.
Pri tem pa seveda ne gre le za inovativne proizvodne in storitvene procese ali za uvedbo novih tehnologij v informacijsko infrastrukturo in marketinško avtomatizacijo — številne nove rešitve na srečo vstopajo tudi na področje nepriljubljene papirologije.
Tokrat smo poiskali odgovore na deset najpogostejših vprašanj, s katerimi se morda soočate tisti, ki intenzivno razmišljate o prehodu z navadnega na elektronsko pripravo in podpisovanje dokumentov.
Preverite jih in brezplačno preizkusite eno od priznanih storitev elektronskega podpisovanja na daljavo.
1. Kaj je elektronski podpis?
„Elektronski podpis“ pomeni niz podatkov v elektronski obliki, ki so dodani k drugim podatkom v elektronski obliki ali so z njimi logično povezani in jih podpisnik uporablja za podpisovanje (povzeto po uredbi eIDAS).
Uredba eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) pozna tri ravni e-podpisa; elektronski podpis (ne zahteva preverjanja identitete), naprednielektronski podpis (omogoča preverbo identitete podpisnika) in kvalificirani elektronski podpis (ustvarjen na kombinaciji kvalificiranega digitalnega potrdila kvalificiranega ponudnika storitev zaupanja in naprave za ustvarjanje podpisa).
2. Kako lahko začnem uporabljati e-podpis?
Prehod na e-podpis je enostaven. Odločite se za želeno storitev elektronskega podpisovanja, kakršna je recimo BetrSign®: preizkusite ga brezplačno in če po tridesetih dneh ustreza vašim pričakovanjem, izberite ustrezen paket, obdobje najema storitve in število uporabnikov.
Ko storitev naročite, boste po e-pošti prejeli navodila za plačilo in aktivacijo storitve. Potem boste dobili še povezavo za potrditev elektronske identitete (v našem primeru SETCCE eID), ki jo boste potrebovali za prijavo v portal in e-podpisovanje.
3. Zakaj je e-podpis dobra rešitev za podjetja?
V podjetjih morate v poslovnih procesih pripraviti neskončno število dokumentov, jih razposlati podpisnikom in potem čakati na njihove podpise. Klasično oziroma "analogno" rokovanje z dokumenti - tiskanje in ponovno skeniranje dokumentov, pošiljanje po pošti ali osebna dostava dokumentov podpisniku - enostavno zahteva preveč časa (in denarja).
Si predstavljate, da lahko poslanstvu svojega podjetja dodate še skrb za okolje? Ste vedeli, da za 16 paketov pisarniškega papirja za tiskanje pade eno celo drevo?
Storitve e-podpisovanja podjetjem pomagajo prihraniti čas, denar in prostor, ki bi ga sicer porabili za shranjevanje dokumentov. Uporabnikom nudijo odlično uporabniško izkušnjo, predvsem pa varnost in zakonsko skladnost.
BetrSign vam omogoča tudi, da svoja sporočila, na primer zahtevek ta podpis in prejem podpisanega dokumenta, opremite s korporativnimi barvami in logotipom svojega podjetja. Tako bodo prejemniki vedno vedeli, da poslujejo z vašim podjetjem.
4. Ali je e-podpisovanje varno?
Ker uporabniki v podpis pogosto pošiljajo dokumente z občutljivo vsebino, vsebujejo storitve e-podpisovanja določene varnostne mehanizme, ki poskrbijo, da vaši dokumenti zagotovo pridejo v prave roke, recimo dvojno preverjanje pristnosti (uporabniško ime/geslo in enkratno geslo).
Storitev BetrSign omogoča še dodatne možnosti prijave, na primer z osebnimkvalificiranim digitalnim potrdilom na (lokalnem) varnem mediju (pametna kartica ali ključ) ali v oblaku in z novo elektronsko osebno izkaznico.
BetrSign upošteva skrb za varnost in zasebnost, zato smo vpeljali sistem upravljanja varovanja informacij v skladu s standardoma ISO/IEC 27001:2013 in ISO/IEC 27018:2019, izpolnjuje pa tudi vse zahteve Uredbe eIDAS, izvedbenih aktov Evropskega parlamenta in Sveta EU ter specifičnih ETSI standardov za elektronsko poslovanje: e-podpisovanje je varno.
5. Ali so e-podpisi zakoniti?
E-podpis, ki se je zgodil v v varnem okolju skladno z organizacijskimi ukrepi, ki jih prepoznava ZVDAGA (in podzakonskimi akti), ima enako veljavnost kot lastoročni podpis na klasičnem papirnem dokumentu. Za elektronskim podpisom se varno shrani revizijska sled, v kateri je zajeta zgodovina celotnega podpisnega postopka in povezava osebe z e-podpisom.
Storitev e-podpisovanja BetrSign se izvaja z upoštevanjem najstrožjih zahtev evropskih uredb eIDAS in GDPR ter z nacionalnimi predpisi in področno zakonodajo.
6. Ali lahko stranke elektronsko podpišejo naše dokumente?
To je pravzaprav osnovni namen vseh storitev elektronskega podpisovanja, njihovo poslanstvo. Vaše stranke lahko s storitvijo BetrSign dokumente seveda podpisujejo brezplačno. Ustvariti si morajo samo SETCCE eID s pomočjo povezave, ki jo prejmejo po e-pošti, potem pa se enostavno prijavijo in podpišejo dokument.
Vaše stranke za podpisovanje dokumentov ne potrebujejo posebnih naprav ali dodatne programske opreme, predvsem pa lahko podpisujejo takrat, ko to njim najbolj ustreza.
In to tako doma kot v tujini - BetrSign je mednarodno priznana zaupanja vredna storitev med naročniki in končnimi uporabniki. Na voljo je v več jezikih in jo uporablja čez 1.603.346 uporabnikov v več kot 15 državah.
7. Ali je storitev e-podpisovanja enostavna za uporabo?
Uporaba storitve elektronskega podpisovanja je za pripravo in podpis dokumenta enostavna, postopek pa sestavljajo štirje koraki:
1. po prijavi v portal boste najprej naložili dokument, ki ga lahko po potrebi opremite z dodatnimi polji za izpolnjevanje,
2. potem boste izbrali podpisnike ter metode prijave in podpisa,
3. določili mesta za podpise in
4. poslali dokument podpisnikom.
Ob tem boste ves čas vedeli, v kateri fazi podpisovanja je dokument in kdo ga še ni podpisal. Na koncu boste podpisani dokument skupaj z vsemi podpisniki enostavno prejeli po elektronski pošti.
8. Kako deluje napredni elektronski podpis overjen s (kvalificiranim) potrdilom za elektronski podpis?
Napredni elektronski podpis overjen s (kvalificiranim) potrdilom za elektronski podpis deluje s pomočjo infrastrukture javnih ključev (PKI), ki za varno upravljanje podpisov ustvari zasebni in javni ključ. Zasebni ključ je skrivni podatek, ki ga ima samo podpisnik, javni ključ pa je dostopen vsem, ki preverjajo e-podpis oziroma njegovo pristnost.
Ko podpisnik elektronsko podpiše dokument, za seboj pusti edinstven "prstni odtis", tako imenovano kriptografsko zgoščeno vrednost (ali hash po angleško), ki jo kriptografski algoritem s pomočjo zasebnega ključa pošiljatelja dokumenta zakodira, jo doda k dokumentu in pošlje prejemniku. Ta s pomočjo pošiljateljevega javnega ključa prejeto zgoščeno vrednost dokumentu dešifrira in vzporedno ustvari vrednost neposredno od prejetega dokumenta z istim kriptografskim algoritmom. Obe vrednosti primerja in potrdi pristnost podpisa in odsotnost posegov v dokument.
Infrastruktura javnih ključev poskrbi tudi za to, da so javni ključi podpisnikov del digitalnih potrdil in da so podpisniki oziroma imetniki digitalnih potrdil ustrezno (osebno) preverjeni. Samo tako smo lahko prepričani, da javni ključ (in njegov zasebni par) pripada točno določenemu posamezniku.
9. Ali je e-podpis videti kot običajen podpis?
Poznamo več tipov e-podpisa, od takega, pri katerem preprosto kliknete na podpisno mesto v dokumentu na namiznem računalniku ali mobilni napravi, pa vse do lastoročnega podpisa s pisalom na podpisni tablici. Slednji je prav gotovo videti kot običajen podpis.
10. Katere dokumente lahko podpisujemo elektronsko?
Elektronsko lahko podpisujete skoraj vse dokumente, ki ste jih doslej podpisovali lastnoročno: pogodbe, dokumente poslovodnih organov, zavarovalne police, bančne posojilne pogodbe, logistično dokumentacijo, zdravstvene kartoteke, najemne pogodbe, kadrovsko dokumentacijo, naročila, dobavnice, projektna poročila, tehnično dokumentacijo, pogodbe o nerazkritju informacij, primopredajne zapisnike ...
