Nove tehnologije su revolucionirale sve oblasti poslovanja. Kompanije ulažu značajna sredstva i energiju u digitalizaciju svojih operacija, kao i u obrazovanje i obuku svojih zaposlenih.
Međutim, ovde se ne radi samo o inovativnim proizvodnim i uslužnim procesima, ili implementaciji novih tehnologija u informacionu infrastrukturu i automatizaciju marketinga. Srećom, mnoga nova rešenja takođe ulaze u sferu nepopularnih papirologija.
Evo odgovora na deset najčešćih pitanja koja se mogu postaviti osobama koje ozbiljno razmatraju prelazak sa tradicionalne na elektronsku pripremu i potpisivanje dokumenata.
Pogledajte ih i isprobajte jednu od pouzdanih usluga za daljinsko elektronsko potpisivanje besplatno.
1. Šta je elektronski potpis?
„Elektronski potpis“ označava podatke u elektronskom obliku koji su priloženi ili logički povezani s drugim podacima u elektronskom obliku i koje koristi potpisnik za potpisivanje (sažeto prema Uredbi eIDAS).
Uredba eIDAS (elektronska identifikacija, autentifikacija i usluge poverenja) prepoznaje tri nivoa elektronskih potpisa: elektronski potpis (ne zahteva proveru identiteta), napredan elektronski potpis (omogućava verifikaciju identiteta potpisnika) i kvalifikovani elektronski potpis (koristi kvalifikovani digitalni sertifikat od kvalifikovanog pružaoca usluga poverenja i uređaj za kreiranje potpisa).
2. Kako mogu početi koristiti elektronski potpis?
Početak korišćenja elektronskog potpisa je jednostavan. Izaberite željenu uslugu za elektronsko potpisivanje, kao što je na primer BetrSign®. Možete je isprobati besplatno, a ako nakon trideset dana odgovara vašim očekivanjima, možete izabrati plan koji vam najviše odgovara i broj korisnika.
Nakon što naručite uslugu, dobićete uputstva za plaćanje i aktivaciju putem e-maila. Zatim ćete dobiti link za potvrdu vašeg elektronskog identiteta (u našem slučaju, SETCCE eID), koji će vam biti potreban da biste se prijavili na portal i vršili elektronsko potpisivanje.
3. Zašto je elektronski potpis dobro rešenje za poslovanje?
Poslovima često treba da pripreme bezbroj dokumenata, pošalju ih na potpisivanje i zatim čekaju da budu potpisani. Tradicionalno ili "analogno" rukovanje dokumentima - štampanje i skeniranje, slanje poštom ili lično dostavljanje potpisnicima - oduzima puno vremena (i novca).
Možete li zamisliti da dodate odgovornost prema životnoj sredini u misiju vaše kompanije? Da li ste znali da za proizvodnju 16 paketa kancelarijskog papira bude posečeno jedno celo drvo?
Usluge za elektronski potpis pomažu poslovnim subjektima da uštede vreme, novac i prostor za skladištenje dokumenata. Pružaju korisnicima odlično iskustvo korišćenja, sigurnost i pridržavanje zakonskih propisa.
Takođe, BetrSign vam omogućava da prilagodite svoje poruke, kao što su zahtevi za potpisivanje, sa logotipom i bojama vaše kompanije. Na taj način, primaoci će uvek znati da posluju sa vašom kompanijom.
4. Da li je elektronsko potpisivanje bezbedno?
S obzirom da korisnici često šalju dokumente sa osetljivim sadržajem na potpisivanje, usluge elektronskog potpisivanja uključuju posebne mehanizme bezbednosti kako bi osigurale da vaši dokumenti stignu do prave osobe, kao što je autentifikacija u dva koraka (korisničko ime/lozinka i jednokratna lozinka).
BetrSign pruža dodatne opcije za prijavu, kao što je korišćenje ličnog kvalifikovanog digitalnog sertifikata na sigurnom lokalnom medijumu (pametna kartica ili token) ili u oblaku, kao i korišćenje nove elektronske lične karte.
BetrSign ozbiljno shvata bezbednost i privatnost, upravljajući sistemom za upravljanje informacionom bezbednošću u skladu sa standardima ISO/IEC 27001:2013 i ISO/IEC 27018:2019. Takođe, pridržava se svih zahteva Uredbe eIDAS, sprovođenih akata Evropskog parlamenta i Saveta EU, kao i specifičnih ETSI standarda za elektronske transakcije. Stoga je potpisivanje sa BetrSign-om sigurno.
5. Da li su elektronski potpisi pravno obavezujući?
Elektronski potpis u kontrolisanom okruženju ima istu pravnu valjanost kao ručni potpis na tradicionalnom papirnom dokumentu. Iza elektronskog potpisa se čuva siguran evidencioni trag koji beleži celokupnu istoriju procesa potpisivanja i povezanost osobe sa elektronskim potpisom.
Usluga elektronskog potpisivanja BetrSign se izvodi u skladu s najstrožim zahtevima evropskih regulativa eIDAS i GDPR, kao i nacionalnim propisima i zakonodavstvom specifičnim za određeni sektor.
6. Da li klijenti mogu elektronski potpisati naše dokumente?
Zapravo, to je osnovna svrha svih usluga za elektronski potpis, njihova misija. Vaši klijenti mogu potpisati dokumente besplatno koristeći BetrSign uslugu. Sve što im je potrebno je da kreiraju SETCCE eID prateći link koji dobijaju putem e-maila, a zatim se jednostavno prijave i potpišu vaš dokument.
Vašim klijentima nisu potrebni posebni uređaji niti dodatni softver za potpisivanje dokumenata. Štaviše, oni mogu potpisati vaše dokumente kada god im to najviše odgovara.
Ovo važi kako za domaći tako i za međunarodni kontekst - BetrSign je međunarodno priznata pouzdana usluga od strane korisnika i krajnjih korisnika. Dostupna je na više jezika i koristi je preko 900.000 korisnika u više od 15 zemalja.
7. Da li je e-potpisivanje lako za korišćenje?
Korišćenje usluge e-potpisivanja za pripremu i potpisivanje dokumenata je prilično jednostavno, a proces se sastoji od četiri koraka:
1. Prijavite se na portal, otpremite dokument i dodajte polja koja se mogu popuniti ako je potrebno.
2. Zatim izaberite potpisnike i dodelite im načine prijave i potpisivanja.
3. Postavite polja za potpisivanje i
4. pošaljite dokument potpisnicima.
Tokom procesa uvek ćete znati status potpisivanja dokumenta i ko još uvek treba da potpiše. Na kraju, dobićete potpisani dokument, zajedno sa svim potpisima, na praktičan način putem e-pošte.
8. Kako funkcioniše napredni elektronski potpis overen (kvalifikovanim) sertifikatom za elektronski potpis?
Napredni elektronski potpis, verifikovan pomoću (kvalifikovanog) sertifikata za elektronski potpis, funkcioniše uz pomoć infrastrukture javnih ključeva (PKI), koja generiše privatne i javne ključeve za sigurno upravljanje potpisima. Privatni ključ je poverljiv podatak koji je poznat samo potpisniku, dok je javni ključ dostupan svima koji proveravaju autentičnost e-potpisa.
Kada potpisnici elektronski potpišu dokument, ostavljaju jedinstveni "otisak prsta" - kriptografsku heš vrednost. Kriptografski algoritam enkriptuje ovu vrednost koristeći privatni ključ pošiljaoca, dodaje je dokumentu i šalje je primaocu, koji zatim dekriptuje primljenu heš vrednost koristeći javni ključ pošiljaoca i generiše heš vrednost direktno iz dokumenta koristeći isti kriptografski algoritam. Obje vrednosti se upoređuju kako bi se potvrdila autentičnost potpisa i odsustvo manipulacije sa dokumentom.
Infrastruktura javnih ključeva takođe obezbeđuje da javni ključevi budu deo digitalnih sertifikata i da potpisnici ili nosioci sertifikata prođu odgovarajuću (ličnu) verifikaciju. Na taj način, možemo biti sigurni da javni ključ (i njegov privatni par) pripada određenoj osobi.
9. Da li je e-potpis vizuelno sličan ručnom potpisu?
Postoji nekoliko vrsta e-potpisa, od jednostavnog klikanja na polje za potpisivanje u dokumentu na računaru ili mobilnom uređaju, do fizičkog potpisivanja pomoću stilusa na uređaju za potpisivanje. Poslednja opcija zapravo veoma liči na ručni potpis.
10. Koje dokumente je moguće potpisati elektronski?
Elektronski je moguće potpisati skoro sve dokumente koje biste uobičajeno potpisali ručno, kao što su ugovori, odluke odbora, osiguravajuće polise, ugovori o bankovnim kreditima, dokumentacija u vezi logistike, medicinski zapisi, ugovori o zakupu, dokumentacija u vezi ljudskih resursa, narudžbenice, otpremnice, izveštaji projekata, tehnička dokumentacija, sporazumi o poverljivosti, protokoli o predaji, i mnogi drugi.
