Elektronsko potpisivanje nije samo način da brže potpišete PDF. Ako ga uvedete u poslovne procese bez jasnog plana, možete samo da digitalizujete stare probleme umesto da ih zaista otklonite.
BetrSign je bezbedna i zakonski usklađena cloud usluga za e-potpisivanje kompanije SETCCE, namenjena kompanijama koje žele da sveobuhvatno digitalizuju poslovanje, ubrzaju potpisivanje ugovora sa klijentima, partnerima ili zaposlenima i eliminišu dugotrajan rad sa papirnom dokumentacijom.
Najčešće greške koje kompanije prave pri uvođenju e-potpisivanja su:
Dobra vest? Svih pet grešaka moguće je izbeći dobrom pripremom, postavljanjem pravih pitanja i uključivanjem timova koji će zaista učestvovati u poslovnim procesima povezanim sa dokumentima.
Kada kompanija počne da razmišlja o elektronskom potpisivanju, prvi razlog je obično veoma jednostavan: maksimalno skratiti vreme između pripreme dokumenta i prikupljanja potpisa.
Bez štampanja. Bez skeniranja. Bez slanja poštom. Bez čekanja i proveravanja kod kog potpisnika je dokument zapeo. I upravo se tu često događa prva velika greška.
Mnoge kompanije e-potpisivanje doživljavaju kao zamenu za nalivpero, a ne kao idealnu priliku za sveobuhvatno unapređenje poslovnih procesa koje guši papirologija.
U praksi to znači da se dokumenti doduše potpisuju digitalno, ali sve ostalo ostaje isto kao i ranije:
Takvo e-potpisivanje možda jeste nešto bolje od papirnog procesa, ali teško da možemo govoriti o pravoj efikasnosti.
Ako želite da iz elektronskog potpisivanja izvučete maksimum, morate razmišljati šire. Definišite:
U nastavku ćemo se osvrnuti na pet najčešćih grešaka koje kompanije prave pri uvođenju e-potpisivanja u poslovne procese – i kako ih možete izbeći.
Najjednostavnije je uzeti postojeći poslovni proces i samo mu dodati elektronski potpis.
Umesto da ugovor odštampate, učitate ga u uslugu za e-potpisivanje. Umesto da vam ga potpisnik vrati poštom, potpisuje ga elektronski na daljinu. Umesto skeniranja dokumenta, dobijete potpisani PDF.
To svakako jeste korak napred, ali još uvek nije prava digitalna transformacija poslovanja. Kompanije često zamene alat, ali ne i način rada.
McKinsey istraživanje iz 2018. godine, Unlocking success in digital transformations , pokazalo je da je samo 16% digitalnih transformacija bilo uspešno – odnosno da su zaista unapredile poslovanje i da su ta poboljšanja dugoročno zadržana.
Ako sve ostalo oko potpisa i dalje funkcioniše po starom, glavni problemi se često samo presele u digitalno okruženje.
Dokumente, recimo, i dalje svako priprema na svoj način i usaglašava ih beskrajnim ping-pongom putem e-pošte. Uloge učesnika nisu jasno definisane i niko nije sasvim siguran ko je za šta odgovoran. Statusi dokumenata proveravaju se ručno. Potpisani dokumenti čuvaju se na različitim mestima.
Na prvi pogled može izgledati kao da je kompanija uvela savremeno rešenje za problem papirologije. U stvarnosti je samo digitalizovala stari haos.
Mnogo je bolje da pre uvođenja e-potpisivanja razmislite o celom putu dokumenta od početka do kraja:
Tek tada e-potpisivanje može imati stvaran efekat. Ne ubrzava samo poslednji korak, već pojednostavljuje ceo životni ciklus dokumenta.
Pre implementacije izaberite nekoliko najčešćih dokumenata – ugovore, anekse, narudžbenice, saglasnosti ili interne obrasce – i za svaki nacrtajte njegov postojeći put od pripreme do konačnog čuvanja.
Zatim označite koji su koraci neophodni, koji se ponavljaju, ko je za njih odgovoran i koji mogu u potpunosti da se automatizuju.
Druga česta greška je uverenje da je svaki elektronski potpis odgovarajući za svaki dokument ili, sa druge strane, da svaki dokument obavezno zahteva kvalifikovani elektronski potpis.
Ako tek upoznajete osnove, najpre pročitajte naš vodič o tome šta je elektronski potpis i kako ga dobiti .
U stvarnosti, odgovarajuća vrsta potpisa zavisi od vrste i namene dokumenta, nivoa rizika, pravnih zahteva, potrebnog nivoa identifikacije potpisnika i nivoa dokazivosti koji kompaniji može biti potreban ako kasnije nešto pođe po zlu.
Uredba eIDAS razlikuje tri nivoa elektronskog potpisa:
Jednostavan elektronski potpis (SES) najjednostavniji je za korišćenje, ne zahteva proveru identiteta – na primer, kada na kraju e-poruke upišete svoje ime i prezime – i koristi osnovne alate za e-potpisivanje.
Napredni elektronski potpis (AES) izrađen je pomoću podataka za izradu elektronskog potpisa, jedinstveno je povezan sa potpisnikom, omogućava njegovu identifikaciju, izrađen je pomoću podataka koje potpisnik uz visok nivo pouzdanosti može da koristi isključivo pod svojom kontrolom i omogućava otkrivanje svake naknadne izmene potpisanih podataka.
Kvalifikovani elektronski potpis (QES) zasniva se na kombinaciji kvalifikovanog digitalnog sertifikata kvalifikovanog pružaoca usluga od poverenja i posebnog elektronskog sredstva za izradu potpisa, kao što su pametna kartica, SIM kartica, USB token ili rešenje za potpisivanje na daljinu.
Više o tome koje vrste e-potpisa postoje i koje podržava BetrSign pročitajte u našem praktičnom vodiču.
Elektronske potpise na nivou EU dodatno objašnjava i Evropska komisija , a u Srbiji Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (»Sl. glasnik RS«, br. 94/2017 i 52/2021).
Ako o tome ne razmislite i ne definišete pravila unapred, problemi se mogu pojaviti kasnije.
Ako izaberete slabiju vrstu potpisa za osetljiv dokument, kasnije možete otežati dokazivanje dogovora. Ako, sa druge strane, za svaki manje važan interni dokument zahtevate najjači mogući potpis, nepotrebno ćete zakomplikovati i usporiti poslovne procese – a pritom i pogoršati korisničko iskustvo potpisnika.
Pre uvođenja e-potpisivanja odgovorite na jedno pitanje: Koje dokumente potpisujemo i kakav nivo dokazivosti nam je potreban?
Kada to jasno definišete, biće vam mnogo lakše da dosledno birate vrstu elektronskog potpisa koja odgovara svakoj kategoriji dokumenata.
E-potpisivanje često biraju uprava, IT ili pravna služba. Ali koriste ga prodaja, ljudski resursi, nabavka, računovodstvo, administracija, rukovodioci različitih odeljenja i spoljni potpisnici.
Ako te ljude ne uključimo već tokom uvođenja, kompanija vrlo lako može da previdi neke sasvim praktične detalje. Na primer:
Za spoljne potpisnike ključno je da proces potpisivanja bude što jednostavniji i da pruža odlično korisničko iskustvo , što takođe zavisi od ljudi odgovornih za dokumentaciju u navedenim odeljenjima.
Ako rešenje za e-potpisivanje ne odgovara stvarnom načinu rada, zaposleni će početi da ga koriste svako na svoj način.
Neki će potpisivati elektronski, dok će drugi nastaviti da štampaju dokumente. Neki će koristiti šablone, a drugi će svaki dokument praviti ispočetka. Neki će pratiti statuse u sistemu, dok će drugi i dalje zvati ili slati e-poruke kako bi saznali da li je potpisnik već potpisao dokument.
Pre implementacije uključite predstavnike odeljenja koja u praksi kreiraju i potpisuju najveći broj dokumenata i koja će e-potpisivanje svakodnevno koristiti.
Ne morate da organizujete velike i komplikovane radionice. Dovoljno je nekoliko vrlo praktičnih pitanja:
Iskoristite besplatni probni period od 30 dana ili rezervišite kratku prezentaciju .
Najviše ćete dobiti od elektronskog potpisivanja kada jasno definišete kako izgleda životni ciklus dokumenta od pripreme do potpisa i ko sve treba da bude uključen.
Tu zapravo nema prečice. Ako ne definišete odgovarajući tok potpisivanja, brzo se pojavljuju dobro poznati problemi:
Za većinu dokumenata dovoljan je jedan potpisnik.
Kod složenijih transakcija, u kojima učestvuje više potpisnika, važno je definisati njihove uloge i redosled potpisivanja, postaviti podsetnike i rokove i odrediti osobu odgovornu za pripremu dokumenta i praćenje procesa do završetka.
Na primer: prodaja najpre pripremi ugovor, pravna služba ga pregleda, zatim ga potpisuje direktor kompanije, a nakon toga klijent.
Ako redosled nije definisan, dokument može nepotrebno da kruži između ljudi.
Ako je tok potpisivanja unapred podešen, usluga e-potpisivanja može sama da sprovede proces do kraja.
O tome kako uređeni tokovi utiču na brzinu sklapanja poslova pisali smo u članku o kompanijama koje svojim prodajnim procesima prestižu konkurenciju , a koliko vremena time može da dobije rukovodstvo obradili smo u članku o vremenu za strateško upravljanje .
U tome je razlika između »poslali smo dokument na potpis« i »proces potpisivanja zaista imamo pod kontrolom.«
Za najčešće vrste dokumenata pripremite standardne tokove potpisivanja.
Definišite ko priprema dokument i usaglašava ga sa svim stranama, ko ga odobrava, ko ga potpisuje, kojim redosledom i ko dobija konačnu verziju.
U nekim slučajevima primaoci mogu biti i osobe koje dokument uopšte ne treba da potpišu.
Zatim podesite podsetnike kako tim ne bi morao ručno da se bavi svakim zakasnelim potpisom.
Jedna od najvećih grešaka koje kompanija može da napravi pri implementaciji e-potpisivanja jeste razmišljanje: »Kupili smo rešenje, dakle e-potpisivanje je sada rešeno.«
U stvarnosti, pravi posao počinje tek nakon uvođenja.
Kompanija treba da prati da li zaposleni koriste rešenje, koji se dokumenti i dalje štampaju, gde proces zapinje, koliko dugo traje potpisivanje i da li se potpisani dokumenti pravilno čuvaju.
Ako to ne pratite, stare navike mogu brzo da se vrate. Jedan zaposleni će i dalje slati dokumente običnom e-poštom. Drugi neće koristiti dogovorene šablone. Treći će potpisane dokumente čuvati lokalno. Neko četvrti će za isti proces koristiti potpuno drugačiji postupak od ostatka tima.
Uvođenje elektronskog potpisivanja zato nije samo tehničko podešavanje sistema. To je temeljna promena načina razmišljanja i rada.
Preporučujemo da krenete sa nekoliko ključnih procesa , dobro ih uredite, a zatim e-potpisivanje postepeno širite na druge dokumente, odeljenja i slučajeve upotrebe.
Pritom redovno merite uspešnost i pratite:
Implementaciju posmatrajte kao dugoročan projekat unapređenja procesa, a ne kao kupovinu softvera.
Odredite odgovornu osobu – ili više njih – pratite korišćenje i već nakon prvih nekoliko nedelja moći ćete da vidite šta funkcioniše, šta ne i koje dokumente možete uključiti u digitalni proces potpisivanja u sledećoj fazi.
Promišljeno uvedeno e-potpisivanje može kompaniji da uštedi mnogo vremena, smanji administrativni rad i poboljša pregled nad dokumentima.
Nema velike razlike između lista papira i PDF-a, ali između papirnog haosa i uređenog dokumentnog procesa razlika je ogromna.
Ako u kompaniji jasno znate koje dokumente potpisujete, koju vrstu potpisa vam treba, ko sve učestvuje u procesu, kako se potpisivanje odvija i kako se taj proces vremenom unapređuje, elektronsko potpisivanje prestaje da bude digitalni trend.
Postaje deo načina na koji gradite konkurentsku prednost u saradnji sa klijentima .
Usluga e-potpisivanja , kao što je BetrSign , pomaže kompanijama tako što omogućava jednostavnu pripremu dokumenata za potpis, izradu šablona, slanje potpisnicima, automatsko i ručno podsećanje, praćenje statusa i korišćenje različitih vrsta elektronskog potpisa u zavisnosti od potreba dokumenta.
Na kraju dosledno čuva i celovit digitalni zapis svega što se sa dokumentom dešavalo tokom procesa – revizijski trag .
Cilj implementacije e-potpisivanja zato nije samo potpisivanje dokumenata bez papira. Cilj je da ceo proces – od pripreme do potpisa – bude brži, jednostavniji i znatno pregledniji za sve uključene.
Ako upoređujete ponuđače, pogledajte naše
poređenje DocuSign ili BetrSign
.
Ne. Alat – odnosno usluga elektronskog potpisivanja – jeste važan, ali sam po sebi ne može da uredi poslovne procese. Kompanija najpre mora da odredi koji se dokumenti potpisuju, ko ih priprema, ko ih odobrava, ko treba da ih potpiše i gde se potpisani dokumenti čuvaju.
Najpre definišite vrstu dokumenta i procenite nivo rizika, potrebu za identifikacijom potpisnika i potrebni nivo dokazivosti. Za dokumente manjeg rizika može biti dovoljan jednostavan elektronski potpis (SES), dok je za zahtevnije ugovore često smislen napredni (AES) ili kvalifikovani elektronski potpis (QES), kako ih definiše Uredba eIDAS.
Zato što upravo oni poznaju stvarni tok procesa povezanih sa dokumentima . Uprava vidi cilj. IT vidi tehničko rešenje. Korisnici veoma dobro znaju gde dokumenti u praksi najčešće zapinju. Ako kompanija te zaposlene ne uključi, može da implementira tehnički dobro rešenje koje ljudi neće moći ili znati da koriste efikasno.
Tako što prati konkretne rezultate: koliko se dokumenata potpisuje elektronski, koliko traje proces prikupljanja potpisa, koliko se toga i dalje proverava ručno i zašto, koliko se dokumenata i dalje štampa, da li zaposleni koriste dogovorene šablone, da li prate predviđene korake od pripreme do čuvanja dokumenata.
Naš stručnjak može da vam ukratko predstavi prednosti e-potpisivanja za vaše poslovanje , a BetrSign možete i besplatno da isprobate 30 dana .
