Elektronsko podpisovanje je eden od digitalnih temeljev optimizacije poslovnih procesov in zagotavljanja višje stopnje varnosti pri upravljanju z dokumentacijo.
Razmišljate, katera storitev e-podpisovanja je za vaš posel prava? Na trgu jih je ogromno, zato odločitev seveda ni najlažja. Za vas smo tokrat pripravili kratko primerjavo dveh, in sicer ameriškega Docusign ter BetrSign®, ki je plod slovenskega znanja in dolgoletnega razvoja.
Pregledali smo nekatere ključne funkcionalnosti in cene posameznih naročniških paketov.
Za naročniški paket se načeloma odločamo na podlagi dveh kriterijev: prvi je obseg funkcionalnosti, s katerimi bomo pokrili svoje poslovne potrebe, in seveda cena.
Tako Docusign kot BetrSign nudita možnost 30-dnevnega brezplačnega preizkusa, kar je običajno dovolj, da dobimo občutek, kako stvar deluje, katere funkcionalnosti nam omogoča, kolikšno stopnjo varnosti zagotavlja in katerim pravnim zahtevam zadostuje, preden ga začnemo uporabljati pri vsakodnevnem delu.
Oba ponudnika ponujata tri pakete, ki rastejo tako po ceni kot po naboru funkcionalnosti, če pa na noben način ne najdete, kar iščete, imate na voljo paket po meri, ki ga ponudnika prav zares lahko prilagodita vašim potrebam.
Ker pri brezplačnem preizkusu ne boste zapravili niti centa, lahko seveda preizkusite oba, pri plačljivih paketih pa smo za vas pripravili primerjavo.
Vstopni paket
Cenovno najugodnejši paket se pri obeh ponudnikih imenuje "osebni paket", ki pri Docusign znaša 15 $, slovenski BetrSign pa je na voljo za 10 €. Pri obeh ge za znesek mesečne naročnine na uporabnika.
Pri Docusign so Osebni paket namenili posameznikom ali samostojnim podjetnikom, ki imajo zgolj osnovne potrebe po elektronskem podpisu. Paket nudi možnost, da vsak mesec v podpis pošljete pet "ovojnic" (v vsaki je lahko več dokumentov) v spletni ali mobilni aplikaciji oziroma s pomočjo rešitve, ki je integrirana v katerega izmed vaših poslovnih informacijskih sistemov. Podpisniki lahko dokumente seveda podpisujejo brezplačno, po vrstnem redu, ki jim ga določite, ali istočasno. Storitev podpisnikom pošilja opomnike, lahko pa tudi določite, kdaj rok za podpis poteče. Za pripravo dokumentov lahko dodate osnovna vnosna polja za dodatne informacije o podpisnikih, in možnost shranjevanja predlog, ki jih lahko ponovno uporabite, ko ustvarjate podoben dokument. S pomočjo revizijske sledi lahko zmeraj preverite, kdaj in kdo je odprl in podpisal dokument. Če poslujete globalno, je upravljanje dokumentov podprto v 14, podpisovanje pa v 44 jezikih.
Pri BetrSign vam že Osnovni paket omogoča pošiljanje neomejenega števila dokumentov neomejenemu številu podpisnikov na osebnem računalniku, tabličnem računalniku in pametnem telefonu. Dostop do dokumentov je mogoč z enofaktorsko avtentikacijo, dokument pa se podpisuje preprosto s klikom na podpisno mesto. Podatki o podpisnikih in osnutki dokumentov se vam samodejno shranjujejo, za udobnejše in učinkovitejše delo pa si lahko shranite predloge dokumentov, ko boste ponovno ustvarjali enak dokument, in ustvarite osebno sporočilo podpisniku. Storitev BetrSign uporabljajo uporabniki v 17 državah (vseh je že 1.603.346), zato je jezikovna podpora izjemna — prednost predvsem za domače uporabnike pa je seveda podpora v slovenskem jeziku. Za pridobivanje določenih informacij s strani podpisnika imate na voljo različna interaktivna polja, s katerimi lahko po željah in potrebah opremljate dokumente med pripravo na pošiljanje v podpis (potrditveno polje, besedilno polje, osebno polje, polje za datum, izbirni gumb, spustni seznam). Statuse dokumente lahko kadar koli preverite in ustrezno odreagirate — podpisnikom, ki niso najbolj odzivni, lahko nastavite samodejno pošiljanje opomnikov ali jim dokument enostavno pošljete ponovno.
Napredni paket
Standardni paket, ki vam ga ponuja Docusign za 45 dolarjev vsak mesec na uporabnika omogoča vse, kar vam omogoča osebni paket, drugače pa lahko pošljete neomejeno število ovojnic, svoje predloge delite s sodelavci, za lažje sodelovanje pa lahko z njimi komunicirate v komentarjih, ki jih lahko prikazujete točno določenim sodelavcem v ekipi. Za spremljanje aktivnosti uporabnikov, števila poslanih ovojnic in ustvarjenih predlog lahko prejemate podrobna poročila. Vabila k podpisu in podpisne strani, ki jih vidijo podpisniki, pa lahko opremite v skladu s podobo svoje blagovne znamke. Paket vam nudi tudi urnik pošiljanja in predizpolnjena polja. Docusign omogoča tudi gladek in varen prenos pravic dostopa do dokumentov, v primeru, da pride do sprememb v ekipi.
BetrSign vam v tem rangu nudi Napredni paket, ki vas pride zgolj 15 evrov mesečno na uporabnika, za kar lahko poleg vseh funkcionalnosti osebnega paketa za dostop do dokumenta za višjo stopnjo varnosti določite dvofaktorsko avtentikacijo, zajemate lastnoročni podpis (HTML5) na mobilni napravi in preverjate zgodovino vseh podpisanih dokumentov. Da bodo stranke takoj ob prejemu vedele, iz katerega podjetja prihaja dokument, lahko svoja sporočila in podpisno stran opremite z osnovnimi elementi celostne grafične podobe svoje blagovne znamke (logotip, zaščitna barva).
Najvišji cenovni razred
Tretji paket se pri Docusign imenuje Business Pro, znaša 65 dolarjev mesečno in vsebuje vse funkcionalnosti standardnega paketa, poleg tega pa lahko dokument pošljete prejemnikom na uvoženem seznamu kontaktov, podpisnik pa lahko naloži in pripne lastne dokumente (na primer osebni dokument), ki jih potrebujete za določeno transakcijo. Dokumentom lahko dodate napredna polja, recimo taka, ki se prikazujejo, ko so izpolnjeni določeni pogoji ali s funkcionalnostjo preračunavanja vrednosti v poljih. Svoje predloge lahko zaklenete in tako preprečite, da bi jih kdor koli kakor koli spreminjal. Paket vam omogoča tudi množično pošiljanje večjemu številu podpisnikov in prejemanje plačil, ko je dokument podpisan.
V isti razred pri BetrSign sodi Premium paket za ceno 25 evrov mesečno na uporabnika, ki poleg vsega naštetega v Poslovnem paketu omogoča tudi avtentikacijo z lokalnim kvalificiranim digitalnim potrdilom in s slovensko elektronsko osebno izkaznico. Na prodajnem mestu si lahko omislite podpisno tablico za zajem lastnoročnega podpisa, ki nudi najpristnejšo izkušnjo lastnoročnega podpisovanja. Podpisniki lahko tudi za podpis dokumenta uporabijo kvalificirano digitalno potrdilo ali pa kvalificirani elektronski žig v oblaku. Za še enostavnejšo pripravo dokumentov lahko uporabite vtičnik, ki vam bo omogočil, da dokument naložite neposredno iz MS Worda.
To so seveda le nekatere od funkcionalnosti za udobno delo pri različnih podpisnih scenarijih, če vam ne zadoščajo, pa se lahko zmeraj dogovorite tudi za paket po meri.
Hecamo se, hudiča ni, se pa lahko za primerno storitev odločite na podlagi podrobnosti.
Docusign v vstopnem paketu omejuje število poslanih "ovojnic" na pet — to je zagotovo velik minus. Predstavljajte si, da ste svoje dokumente v mesecu petkrat že poslali v podpis, vi pa potrebujete v najkrajšem možnem času samo še en podpisan dokument. Sitnost boste lahko rešili samo s pomočjo klica prodajnega zastopnika (predvsem pa vas bo stala). BetrSign vam že v osnovi omogoča neomejeno pošiljanje dokumentov neomejenu številu podpisnikov in — kar ni zanemarljivo — odzivno podporo v slovenskem jeziku.
Varnost in zakonska skladnost sta seveda pri obeh storitvah prioriteta, saj je v tem pravzaprav bistvo elektronskega podpisovanja. Ponudnika obeh storitev sta na seznamu zaupanja vrednih ponudnikov storitev zaupanja v skladu z Regulativo eIDAS.
Vaših dokumentov pač ne more (in ne sme) odpreti kdor koli, ampak samo tisti, ki ste jim dostop in podpis dovolili vi — BetrSign za razliko od Docusigna omogoča udobno prijavo tudi s slovensko elektronsko osebno izkaznico.
Podjetje mora paziti na stroške in v tem pogledu je BetrSign tudi glede na ponujene funkcionalnosti z vsakim višjim naročniškim paketom cenovno ugodnejši.
Tukaj smo se dotaknili zgolj nekaterih podobnosti in razlik med storitvama e-podpisovanja Docusign in BetrSign . Pred odločitvijo za eno ali drugo premislite, kakšne so vaše poslovne potrebe, se z obema storitvama podrobneje seznanite s pregledom funkcionalnosti na njunih spletnih straneh, ju brezplačno preizkusite ali pa se posvetujte z eno in drugo prodajno ekipo.
Kontaktirajte prodajo
