Poslovanje bez papira - ključ konkurentne prednosti vašeg poduzeća

Od izuma kotača nadalje, poduzetni pojedinci kroz različita povijesna razdoblja, koji su bili pokretači društvenog napretka, nastojali su što uspješnije uključiti sve tehnološke dostignuća u svoje poslovanje.

Danas je teško pratiti vrtoglavi razvoj digitalnih tehnologija i sve novitete koji su se pojavili samo u posljednjoj godini, a kamoli ih dovoljno razumjeti kako bi ih učinkovito koristili u svoju korist.

Stoga se poduzeća iz različitih industrija posebno trude digitalizirati različite poslovne procese pomoću najnovijih tehnologija i ostaviti iza sebe konkurenciju koja ne prati brzi razvoj.

Zbog toga imate nekoliko jakih razloga za odluku o poslovanju bez papira i time napraviti veliki korak naprijed.

Štoviše, ako ne digitalizirate svoje poslovanje, može se dogoditi da u relativno kratkom vremenu uopće nećete više poslovati. Jer vas neće biti.

Povećana produktivnost i učinkovitost

Jedna od najizravnijih koristi poslovanja bez papira je povećana produktivnost i učinkovitost. Od osnivanja naše neovisne države čujemo izreku da ćemo morati raditi više za manje. Što ako bismo uspjeli napraviti više - za više?

Jeste li ikada pokušali izmjeriti vrijeme koje potrošite samo premeštajući papire? Ili kada ste trebali određeni dokument, ali ga jednostavno niste mogli pronaći? Pohrana fizičkih dokumenata također zauzima puno prostora, što je posebno primjetno u mikro poduzećima stiješnjenima u male urede, a ponekad zaposlenici moraju napustiti svoje radno mjesto samo kako bi pronašli određeni dokument.

Digitalne dokumente lako je pretraživati, jednostavno ih je pronaći tako što upišete dio imena datoteke, zauzimaju samo virtualni prostor na fizičkim nosačima podataka ili u oblaku, omogućavajući vam da ih čitate gdje god, kad god.

Malo novca, malo glazbe

Izreka itekako drži, ali ponekad s pametnim upravljanjem puno uštedite i posljedično dobijete puno glazbe. Pohrana (i zbrinjavanje) papira puno košta, a ako dodamo troškove tiskanja i slanja ili najma fizičkog skladišnog prostora, brzo govorimo o visokim iznosima.

Što ako se vaše poduzeće preseli na novu lokaciju? Koliko puta morate prevesti gomile papira ili fascikle s točke A na točku B? Možda ćete morati unajmiti i teretno vozilo.

Digitalni "papir" ne štedi vam samo novac (do 18,20 € po dokumentu), već - budimo iskreni - i živce.

Održivi aspekt poslovanja

Pridjev održiv danas se koristi barem jednako često kao i digitalni, često u istom dahu. I to s razlogom. Poslovanjem bez papira smanjujete i negativni utjecaj vašeg poslovanja na okoliš i doprinosite održivijoj budućnosti.

Možda će jednog dana poduzeće predati sljedećim generacijama - predat ćete im i planet, pa je jedno od važnih strateških razmatranja i u kakvom će stanju biti.

Jeste li znali da za svakih 16 paketa uredskog papira mora pasti jedno drvo? Jedan od naših najvećih klijenata zahvaljujući prijelazu na poslovanje bez papira svake godine uštedi više od 20 tona papira.

Veća sigurnost i zakonska usklađenost

Važan aspekt digitalizacije je i bolja zaštita vaših dokumenata od neovlaštenog pregleda njihovog sadržaja. Šifriranje, kontrola pristupa, sigurna pohrana i - što je najvažnije - zakonska usklađenost pouzdanih sustava za upravljanje digitalnim dokumentima omogućuju vam miran san, znajući da do povjerljive dokumentacije i različitih poslovnih tajni pristupaju samo ovlaštene osobe.

Bolje iskustvo za korisnike

Današnjem kupcu ili klijentu je samorazumljivo da do proizvoda ili usluge dođe brzo, učinkovito i s besprijekornom interakcijom. Stoga je korisnik u središtu korisničkog iskustva, traži brz pristup željenim informacijama, jednostavan odabir i kupnju te brzu dostavu. Ako im to ne osigurate, otići će tamo gdje hoće.

Poslovanje bez papira prevazilazi fizička ograničenja koja nameću zapisi na papiru i osigurava fleksibilnost, bržu reakciju i sposobnost prilagodbe potrebama na tržištu, što na kraju vodi većem zadovoljstvu, ali i lojalnosti kupaca.

Kako prijeći na poslovanje bez papira?

Prvo razmišljajte digitalno i potičite poslovnu kulturu koja s otvorenim rukama prihvaća digitalne alate i procese. Informirajte se koje su prave alate za upravljanje dokumentima, istražite i testirajte različite platforme za elektroničko potpisivanje i rješenja za pohranu u oblaku.

Osnažite svoj tim: osigurajte im obuku i svu potrebnu podršku kako bi se zaposlenici u digitalnom okruženju osjećali ugodno i samopouzdano rukovali s novim alatima.

Prijelaz na poslovanje bez papira ne događa se preko noći, stoga ga pristupite postupno - možda započnete s elektroničkim potpisivanjem i kad ga savladate, pokušajte s elektroničkom pohranom dokumenata u oblaku. Kasnije možda dodate alate za elektroničko izdavanje računa. Počnite s manjim koracima, ali uvijek razmišljajte ambiciozno.

Redovito kod zaposlenika potičite i svijest o važnosti ekoloških praksi - je li doista potrebno isprintati privitak e-pošte i čitati ga na papiru, ako će ga zatim poslati na elektroničko potpisivanje na daljinu?

Usvajanje koncepta poslovanja bez papira dakle nije prolazna moda, niti je budućnost: digitalizacija se događa ovdje i sada, stoga iskoristite brojne prednosti koje nudi vama, vašem poduzeću, kolegama, poslovnim partnerima i klijentima.

Među ostalim, spomenuli smo veću operativnu učinkovitost, uštede u troškovima i veću sigurnost. Brže ćete zadovoljiti potrebe za održivim poslovanjem i ponuditi klijentima vrhunsko iskustvo, zbog kojeg će se redovito vraćati.

Zbog stalnih tehnoloških promjena, samo s poslovanjem bez papira možete pratiti zahtjeve tržišta, a fleksibilnost koju to omogućava ključna je za očuvanje konkurentnosti.