Kada poduzeće razmišlja o implementaciji elektroničkog potpisivanja, prvo je pitanje često vrlo izravno: “Koliko će nas to koštati?”
TL;DR:
Kod e-potpisivanja nije riječ samo o visini pretplate, nego i o troškovima papira, ispisa, slanja, ručne provjere statusa, podsjećanja potpisnika, kašnjenja i pogrešaka — troškovima koje već danas plaćate. BetrSign ima predvidljiv cjenovni model po korisniku, s neograničenim brojem poslanih dokumenata, potpisa i predložaka. To znači da e-potpisivanje stoji između 10 i 25 € po korisniku mjesečno, dok ručno potpisivanje 200 dokumenata poduzeće može koštati više od 2.000 € godišnje samo u papiru i radnom vremenu.
“Koliko će nas to koštati?” pitanje je sasvim na mjestu, jer svako novo poslovno rješenje donosi novi trošak, novu pretplatu, novu stavku koja stvara minus u proračunu kojim poduzeće raspolaže u poslovnoj godini. Ali možda bi pravo pitanje trebalo glasiti: “Koliko će nas koštati ako e-potpisivanje ne uvedemo u svoje poslovanje?”
Ako ugovor pripremite u uredskom programu, zatim ga ispišete, potpišete i pošaljete poštom, čekate potpis, u međuvremenu provjeravate status i podsjećate potpisnika, a nakon što potpisani ugovor zaprimite, spremite ga, skenirate i arhivirate, onda vjerojatno vrlo dobro znate da troškovi ne počinju kupnjom paketa usluge e-potpisivanja.
Troškove — i to ne male — već odavno plaćate:
trošak papira,
trošak tinte, uložaka i tonera,
poštarinu,
trošak rada zaposlenika .
Zatim su tu i moguće pogreške, kašnjenja pri sklapanju dogovora i zastoji u zaključivanju poslova.
Pretplata je samo onaj najočitiji trošak koji se odmah vidi: toliko i toliko eura po korisniku mjesečno, toliko i toliko eura godišnje, toliko dokumenata, toliko potpisa, toliko dodatnih funkcionalnosti.
No kod e-potpisivanja treba sagledati širu sliku i uzeti u obzir barem tri vrste troškova:
Najjeftinije rješenje na papiru nije nužno najjeftinije rješenje u praksi. I obratno: rješenje s transparentnom mjesečnom pretplatom može biti znatno jeftinije od klasične ručne obrade dokumenata, čiji trošak poduzeća često uopće ne mjere.
BetrSign ima jednostavan i vrlo predvidljiv cjenovni model: pretplata se obračunava po korisniku, a uključuje neograničen broj poslanih dokumenata, potpisa i predložaka. To je važno jer se trošak ne povećava sa svakim dodatnim dokumentom koji pošaljete na potpis.
Za Osnovni paket plaćat ćete 10 eura mjesečno, odnosno 96 eura godišnje po korisniku. Posebno je prikladan za dokumente niskog rizika, kao što su interna dokumentacija, obrasci za suglasnost, ugovori o povjerljivosti i neki osnovni kadrovski dokumenti.
Napredni paket koštat će vas 15 eura mjesečno, odnosno 144 eura godišnje po korisniku. Pokriva potrebe za provjerom identiteta potpisnika radi veće razine povjerenja i sigurnosti, primjerice kod transakcija srednjeg rizika, ugovora o radu, prodajnih ugovora i narudžbi.
Cijena Premium paketa iznosi 25 eura mjesečno, odnosno 240 eura godišnje po korisniku koji će kvalificirano potpisivati dokumente osobnim digitalnim certifikatom, radi osiguravanja najviše razine pravne sigurnosti. Namijenjen je dokumentima visokog rizika u reguliranim sektorima, kao što su zdravstvo, financije i slična područja.
Za poduzeća čije potrebe nadilaze navedene pakete dostupan je i paket po mjeri .
U praksi to znači da poduzeće može prilično precizno predvidjeti trošak. Ako za pet korisnika odabere Napredni paket, osnovni trošak iznosi 5 × 12 € mjesečno, odnosno 60 € mjesečno bez PDV-a, pri godišnjem obračunu pretplate. Ako tih pet korisnika pošalje 50, 500 ili 5.000 dokumenata, pretplata se zbog samog broja dokumenata neće promijeniti.
Takav cjenovni model mnogo je transparentniji i predvidljiviji nego kod nekih drugih ponuditelja koji cijenu temelje na količini dokumenata, dok se dodatni dokumenti, transakcije ili potpisi naplaćuju zasebno.
Poduzeće jednostavno mora znati što će plaćati tijekom cijele godine — ili sljedeći mjesec.
Isprobajte BetrSign besplatno ili rezervirajte demo s našim stručnjakom.
SaaS poduzeća za svoja rješenja i usluge često nude mogućnost mjesečnog ili godišnjeg plaćanja. Godišnja pretplata doista znači nešto veći jednokratni iznos, no kada ga podijelite s 12, mjesečni je trošak obično znatno niži nego kod mjesečne pretplate.
Mjesečna pretplata prikladna je kada uslugu e-potpisivanja tek testirate, kada još ne znate točno koliko će je korisnika doista koristiti ili kada najprije želite provjeriti kako će se elektroničko potpisivanje uklopiti u postojeće procese.
Godišnja pretplata obično je smislenija kada vam je već jasno da će e-potpisivanje postati dio redovitog poslovanja.
Kada odlučujete između godišnje i mjesečne pretplate, morate znati doživljavate li e-potpisivanje kao povremeni novi alat ili kao stalni dio poslovnog procesa.
Ako ugovore i drugu dokumentaciju potpisujete na tjednoj bazi, e-potpisivanje za vas sigurno nije “dodatak”, nego važan sastavni dio poslovne infrastrukture.
Ako mjesečno pripremite i pošaljete na potpis 200 dokumenata, svaki dokument morate najprije pripremiti i uskladiti do konačne verzije. Zatim ga ispisujete i šaljete. Neko vrijeme čekate, a ako se ništa ne dogodi, provjeravate gdje je zapelo. Ljubazno podsjećate potpisnika — ili potpisnike — da vam pošalju potpisani dokument. Kada ga zaprimite, provjeravate ga i spremate u registrator i ormar, pod uvjetom da je s dokumentom sve u redu. U suprotnom se može dogoditi da morate “ponoviti vježbu”.
Recimo da vam ručni dio procesa za jedan dokument oduzme samo 10 minuta. To je mjesečno 2.000 minuta, odnosno više od 33 sata rada. Uz internu satnicu od 20 eura, to znači 660 eura mjesečno.
I to je samo administrativno vrijeme — koje bi se, ruku na srce, moglo pametnije iskoristiti.
Ako prosječan dokument ima 5 stranica i morate ga ispisati barem dvaput, po jedan primjerak za svaku stranu koja sklapa dogovor, to znači najmanje 10 ispisanih stranica po dokumentu. Kod 200 dokumenata mjesečno to je 2.000 ispisanih stranica mjesečno, odnosno 24.000 godišnje — približno 48 paketa uredskog papira od 500 listova.
Ako okvirno pretpostavimo da jedan paket uredskog papira stoji oko 5 €, samo papir pri takvom opsegu odnese približno 240 € godišnje.
U to čak ne ubrajamo pogrešne ispise, ispravke, ponovno ispisane verzije, dodatne priloge, dokumente s više potpisnika, interne kopije ili arhivske primjerke.
No ni papir nije najskuplja stavka papirologije .
Ako trošak ispisa procijenimo vrlo umjereno, primjerice 5 centi po stranici, tada nas 24.000 ispisanih stranica stoji dodatnih 1.200 € godišnje.
Kada sve zbrojimo, poduzeće već kod 200 dokumenata mjesečno samo na papir, ispis i ručni rad može potrošiti više od 2.000 € godišnje.
A tu su još omotnice, poštarina, skeniranje, arhiviranje, prostor za fizičku pohranu, izgubljeno vrijeme, troškovi pogrešaka …
Uzmimo hipotetsku situaciju: poduzeće je ugovorilo uslugu BetrSign za pet korisnika koji zajedno mjesečno pošalju 300 dokumenata na potpis.
Poduzeće se odlučilo za Napredni paket i plaća godišnju pretplatu: 5 × 144 = 720 €.
Ako im je, prema gornjim izračunima, kod ručnog rada svaki dokument oduzeo samo 10 minuta, to je 50 sati mjesečno. Uz 20 eura po satu, to je 1.000 € mjesečno samo u radnom vremenu.
Ispisali su 6.000 stranica, što ih je stajalo 360 €: 12 paketa uredskog papira 60 €, a trošak ispisa 300 €. Ukupno je to 16.320 € godišnje ili, drukčije rečeno, 22,7 godišnjih pretplata na BetrSign.
Svi znamo izreku: vrijeme je novac . U poslu to posebno vrijedi:
Prodajni ugovor koji dugo čeka na potpis znači kasniju provedbu — ako do nje uopće dođe.
Ugovor o radu izgubljen u administraciji znači loše iskustvo za kandidata, koji se može predomisliti.
Prekasno potpisan aneks može zaustaviti projekt.
Narudžbenica koja kruži e-poštom zadržava nabavu.
E-potpisivanje ne štedi vrijeme samo onima koji se bave papirologijom, nego stvarno znatno ubrzava početak provedbe dogovora.
Brži potpis znači:
brži početak projekta,
bržu narudžbu,
brže zapošljavanje,
brže ispunjavanje obveza,
brže izdavanje računa — i plaćanje.
Kašnjenje pri sklapanju posla može značiti trošak koji mnoga poduzeća možda ne mjere, ali ga itekako osjećaju. Na ta kašnjenja već u osnovi utječe mnogo čimbenika , od kojih ne možete sve imati pod kontrolom, zato ih nemojte dodatno produljivati još i pri potpisivanju.
Iako je potpis često jedan od posljednjih koraka prije početka posla, snažno utječe na prvi dojam o vašem poduzeću.
Ako partneri ili klijenti dokument koji ste im poslali e-poštom najprije moraju ispisati, potpisati, skenirati i poslati natrag — ili “samo” potpisati, skenirati i poslati natrag ako ste dokument poslali običnom poštom — zapravo ste na njih prebacili dodatno administrativno opterećenje.
Ako se stavite u njihovu poziciju, složit ćete se da im mogućnost da vaš dokument elektronički potpišu bilo gdje i bilo kada pruža znatno bolje korisničko iskustvo.
Cijenu lošeg korisničkog iskustva teško ćete unijeti u Excel tablicu, ali ćete je lako prepoznati.
Kada birate između BetrSign paketa, nemojte se pitati samo koji je najjeftiniji, nego kakve dokumente redovito šaljete na potpis.
Kod dokumenata niske razine rizika, kao što su interne suglasnosti, osnovni NDA-ji, potvrde i jednostavna kadrovska dokumentacija, dovoljan je Osnovni paket.
Za prodajne ugovore, ugovore o radu, narudžbenice i dokumente kod kojih je važna identifikacija potpisnika odaberite Napredni paket.
Ako često radite s dokumentima višeg rizika, poslujete u strogo reguliranim sektorima ili vam je potrebna mogućnost potpisivanja osobnim digitalnim certifikatom, odlučite se za Premium paket.
Kriterij za izbor pravog paketa zato ne bi trebala biti samo cijena, nego vaši dokumenti, poslovni procesi i s njima povezani rizici. Ne prenizak, jer morate osigurati dovoljnu pravnu sigurnost. I ne previsok, jer možete nepotrebno zakomplicirati korisničko iskustvo.
Možemo vam jamčiti da ne plaćate samo softversku uslugu. Plaćate brže poslovne procese, bolju sljedivost i predvidljivost te bolje korisničko iskustvo. Prije svega, plaćate za to da smanjite količinu ručnog rada i pogrešaka te da spriječite zastoje u procesima povezanim s administracijom. Plaćate i zato da biste uštedjeli.
Nadamo se da smo vam uspješno odgovorili i na pitanje “Koliko će me e-potpisivanje koštati?” i na pitanje “Koliko me košta ako ne uvedem e-potpisivanje?”.
Prije konačne odluke BetrSign možete besplatno isprobavati 30 dana — s punim Premium paketom, bez unosa podataka o kreditnoj kartici — i na potpuno stvarnim primjerima iz svojeg poslovanja vidjeti koje će vam prednosti e-potpisivanje doista donijeti.
Ako negdje zapnete ili imate konkretno pitanje, jednostavno rezervirajte demo s našim stručnjakom.
Potpisujete?
