Digitalizacija mijenja sve aspekte poslovanja: ubrzava procese, povećava sigurnost i poboljšava učinkovitost.
To posebno vrijedi kod pripreme dokumentacije i prikupljanja potpisa. E-potpis uvelike pojednostavljuje rad u ljudskim resursima, pravnim i nabavnim odjelima — no s vremena na vrijeme postavi se pitanje: “Što ako potpisnik kasnije zaniječe da je dokument potpisao?”
Pitanje je sasvim razumljivo — ali dobra vijest je da su moderne usluge e-potpisivanja dizajnirane baš da to spriječe. Evo kako:
Snaga revizijskog traga
Kažu da papir sve trpi — i to je upravo problem. Kod digitalnog potpisivanja, potpisnik ne može jednostavno reći: “To nisam ja potpisao.”
Svaki e-potpis ostavlja revizijski trag, koji sadrži informacije o tome tko je primio, otvorio i potpisao dokument, kada i kako te kojom je metodom potvrđena identitet.
Namjera je važna
Ako koristite servis poput
BetrSign®
, on u vaše ime vodi brigu o velikom dijelu komunikacije i praćenja. Osim revizijskog traga, platforma šalje automatske podsjetnike i sigurne poveznice za potpisivanje. Klikom na poveznicu, prijavom i potpisom dokumenta, potpisnik jasno iskazuje namjeru potpisivanja.
Pouzdana potvrda identiteta
Prije nego što potpisnik uopće može pristupiti dokumentu, mora potvrditi svoj identitet.
Način birate vi - dostupne su opcije poput:
Prijava lozinkom
Višefaktorska autentikacija (MFA) uz jednokratne lozinke (OTP)
Kvalificirani digitalni certifikati
Ako potpisnik svejedno pokuša osporiti svoj potpis, teško će objasniti kako je prošao sve ove sigurnosne korake.
Zakon na vašoj strani
Elektroničko potpisivanje regulirano je nacionalnim i međunarodnim zakonima. U Europskoj uniji vrijedi
eIDAS uredba
. U SAD-u su to
ESIGN Act
i
UETA
. U Ujedinjenom Kraljevstvu, eIDAS je prilagođen.
U svim slučajevima, e-potpis se priznaje kao pravno obvezujući i uz ispunjene uvjete ravnopravan vlastoručnom potpisu.
Rijetko se osporava na sudu
Sporovi zbog e-potpisa su izuzetno rijetki. No, ako potpisnik ipak pokuša povući svoj potpis, imat ćete dovoljno dokaza da je on:
Primio i otvorio dokument
Potvrdio identitet na način koji ste odredili
Potpisao dokument i time potvrdio dogovor
Zapravo, imat ćete više dokaza nego kod običnog potpisa na papiru.
Elektroničko potpisivanje nije samo brže. Ono je pametnije, transparentnije i pruža veću zaštitu od tradicionalnog potpisivanja.
