Pet funkcionalnosti e-potpisivanja koje uspešno uklanjaju ručni rad jesu ručni i automatski podsetnici, određivanje redosleda potpisivanja, interaktivna polja za unos, grupno slanje i pregled statusa dokumenata. Zajedno elektronski potpis pretvaraju u uređen digitalizovan proces potpisivanja – od pripreme dokumenta do poslednjeg potpisa i arhiviranja.
BetrSign® je usluga za elektronsko potpisivanje dokumenata slovenačke kompanije SETCCE, namenjena kompanijama i organizacijama koje redovno prikupljaju potpise, često od više osoba i u većem obimu.
Kompanije se odlučuju za e-potpisivanje jer zastarele prakse štampanja, ručnog potpisivanja, skeniranja i slanja poštom žele da zamene savremenim digitalizovanim procesima. Ali usluge e-potpisivanja mogu da učine mnogo više za vaše poslovanje od samog omogućavanja elektronskog potpisa. One odgovaraju na pitanja koja se svakodnevno javljaju u borbi sa papirnom administracijom:
Kompanije o uvođenju e-potpisivanja uglavnom razmišljaju iz sasvim praktičnog ugla: žele da dobiju potpis na dokumentu što pre, bez zamornog štampanja, skeniranja i slanja ovom ili onom poštom.
I to je potpuno razumljivo.
Klasičan rad sa dokumentima je spor i nepraktičan, a uspešno prikupljen potpis često zavisi od fizičkog prisustva potpisnika. Ako vas zanima kako se u tom kontekstu pokazuje potpis koji potpisnik ispisuje prstom ili olovkom, o prednostima vlastoručnog elektronskog potpisivanja pisali smo u posebnom članku.
Kod »poludigitalnog« procesa, kada dokument potpisnicima šaljete e-poštom, sklapanje dogovora zavisi od toga da li je potpisnik uopšte svestan da čekate njegov potpis.
Možda jednostavno ima pretrpan raspored, pa vaša poruka sa priloženim dokumentom prođe nezapaženo. Uveče, kada konačno završi sve obaveze i mogao bi da potpiše dokument, na njega jednostavno zaboravi.
A ako je potpisnika više, proveravanje gde se dokument nalazi, ko ga je potpisao, a ko nije, može da postane prava noćna mora.
Hajde zato da pogledamo pet funkcionalnosti usluge BetrSign koje mogu ozbiljno da unaprede poslovne procese povezane sa upravljanjem dokumentima i prikupljanjem potpisa.
Podsetnici za potpis su poruke koje potpisnika podsećaju da još čekate njegov potpis. Već prilikom pripreme dokumenta možete da odredite koliko podsetnika usluga treba da pošalje i u kojim vremenskim intervalima. Podsetnik možete poslati i ručno kad god želite da ubrzate postupak.
Vi se za to vreme možete baviti važnijim stvarima.
Prema našem iskustvu, najviše vremena pri prikupljanju potpisa ne oduzimaju ni priprema dokumenta ni samo potpisivanje.
Najviše vremena oduzima čekanje na potpis.
Dokument ste pravilno pripremili, sadržaj uskladili sa potpisnicima i poslali ga na prave adrese.
A onda...
Ništa.
Jedan potpisnik je na službenom putu. Kod drugog je e-poruka sa priloženim Word dokumentom završila u neželjenoj pošti. Treći je uveren da ga je već potpisao – ali zapravo misli na neki drugi dokument. Četvrti još uvek čeka odgovarajuće interno odobrenje.
Nakon što ste poslali dokument, još je prerano da zadatak označite kao završen:
morate aktivno da pratite status dokumenata,
proveravate ko vam je već vratio potpisani dokument,
a one koji nisu morate da zovete ili podsećate e-poštom – sve dok konačno ne prikupite sve potpise.
Zaboravite na šarene samolepljive papiriće na monitoru, zastavice i uzvičnike kojima obeležavate hitne poruke, bojenje ćelija u Excelu i stalno proveravanje sa potpisnicima.
Podsetnicima možete dodati i sopstvenu poruku i pozvati potpisnika da potpiše dokument uz ličniji ton.
A pošto većina ljudi e-poštu čita na telefonu, podsetnik često dovede do potpisa u roku od nekoliko minuta. O tome kako izgleda e-potpisivanje na mobilnim uređajima pisali smo u posebnom članku.
Određivanje redosleda potpisivanja znači da tokom pripreme dokumenta birate potpisnike i redosled kojim treba da ga potpišu. Dokument prvo dobija prvi potpisnik. Tek kada ga on potpiše, dokument odlazi sledećem – i tako dalje, predvidljivim redosledom, sve dok ne prikupite sve potrebne potpise.
Većinu dokumenata potpisuju dve strane, ali neki složeniji dogovori jednostavno zahtevaju više potpisa.
Ako ih prikupljate »na stari način«, takvi procesi mogu nepotrebno da se oduže ili, u najgorem slučaju, potpuno zaustave ako dokument pošaljete pogrešnoj osobi, odnosno potpisniku koji još nije na redu.
Zamislite da dokument »sam zna« gde treba da ide sledeći, a da vi nakon slanja više ne morate time da se bavite.
Za vas takva funkcionalnost znači manje vremena utrošenog na koordinaciju procesa, a za potpisnika bolje iskustvo saradnje sa vašom kompanijom : zna da je dokument dobio zato što je upravo on na redu za potpisivanje.
Kada dokument ima sve predviđene potpise, svi potpisnici ga dobijaju e-poštom – kao i vi, koji ste dokument pripremili, i svi drugi koji treba da ga dobiju, čak i ako nisu među potpisnicima.
Interaktivna polja za unos su mesta u dokumentu koja potpisnik mora da popuni pre nego što može da ga potpiše. Koristite ih kada vam, pored potpisa, trebaju i podaci koje zna samo potpisnik: adresa, poreski broj, datum, odgovor na pitanje ili potvrda određenog izbora.
Možda ste tokom pripreme dokumenta već predvideli mesta za određene podatke, ali ih od potpisnika još niste dobili.
To ne znači da zbog toga ne možete da zaključite dogovor.
Na predviđena mesta jednostavno dodate odgovarajuća interaktivna polja.
BetrSign omogućava dodavanje sledećih vrsta polja:
Tekstualna polja – svestrana su i pogodna za prikupljanje otvorenih odgovora, kao što su imena, adrese ili kratki odgovori na pitanja.
Potvrdni okviri – kada potpisnik može da izabere više opcija istovremeno ili jednostavno potvrdi da se sa nečim slaže.
Radio dugmad – kada potpisnik ima više međusobno isključivih opcija i mora da izabere jednu.
Padajuće liste – kada potpisnik treba da izabere jedan odgovor sa liste, a lista je predugačka za radio dugmad.
Polja za datum – za unos datuma u dokument: datuma slanja dokumenta na potpis, datuma potpisivanja ili željenog prilagođenog datuma.
Lična polja – automatski se popunjavaju podacima o potpisniku koje vi izaberete.
Još jedna prednost interaktivnih polja jeste standardizacija podataka.
Ako svi potpisnici podatke unose po istom obrascu, dokumenti su uredniji, podaci potpuniji i međusobno uporediviji, a obrada je brža.
Manje slobodnog unosa znači manje nejasnoća, a samim tim i manje naknadnog usklađivanja.
Isto važi i za samo potpisivanje obrazaca – više o tome možete pročitati u našem članku o e-potpisivanju PDF dokumenata .
Grupno slanje omogućava da isti dokument jednim potezom pošaljete većem broju potpisnika istovremeno. Svako od njih dobija svoj primerak za potpisivanje, a vi dokument pripremate samo jednom.
U nekim situacijama sam dokument je potpuno jednostavan.
Problem nastaje kada treba da ga potpiše veliki broj ljudi.
Sa takvim scenarijima susreću se HR odeljenja, obrazovne ustanove, organizatori događaja, prodajni timovi, osiguravajuća društva, udruženja, javne ustanove, administrativni timovi i kompanije sa velikim brojem spoljnih saradnika.
Tipični primeri su:
Ako se toga prihvatite ručno, vrlo brzo ćete se suočiti sa pravom noćnom morom.
Jedan dokument pripremite, sačuvate i pošaljete na desetine ili stotine adresa. Zatim pratite i čuvate dokumente kako vam se vraćaju i podsećate sve one čije potpise još čekate.
Drugim rečima, isti posao ručno ponavljate onoliko puta koliko imate potpisnika.
A gotovo možete da računate da će negde doći do greške: pogrešan primalac, pogrešan prilog, pogrešan naziv dokumenta, propušten potpisnik ili na kraju pogrešno sačuvana datoteka.
Umesto četrdeset odvojenih poruka – jedno slanje.
I jedna prilika za grešku umesto četrdeset.
Pregled statusa dokumenata je lista svih vaših poslova potpisivanja sa informacijom o tome gde se svaki dokument trenutno nalazi: ko ga je već potpisao, ko još nije i koji su procesi završeni.
Umesto pretraživanja beskrajnih nizova e-poruka, sve procese potpisivanja imate na jednom mestu i možete ih filtrirati prema kriterijumima koji su vam potrebni.
Određeni dokumenti zahtevaju mnogo vremena i energije.
Sadržaj treba napisati temeljno, sažeto i nedvosmisleno.
Kada dokument konačno zvuči upravo onako kako treba – odnosno kada ga obe strane razumeju na isti način – i kada ste ga po potrebi opremili interaktivnim poljima za unos, vreme je da ga jednim klikom pošaljete potpisniku ili potpisnicima i odahnete.
Ali poslati dokument i potpisani dokument dve su potpuno različite stvari.
Ako pošaljete jedan dokument, nije ga teško držati pod kontrolom. Ako pošaljete veliki broj dokumenata velikom broju potpisnika, situacija vrlo brzo može da se pretvori u pravu zbrku.
Pregled statusa na jednom mestu pokazuje i gde se proces zaustavio – kod kog se potpisnika dokument nalazi i koliko dugo.
Tako poslati dokument može brže da postane potpisani dokument.
Svaka od pet funkcionalnosti uklanja svoj deo ručnog rada.
|
Funkcionalnost |
Problem koji rešava |
Kada ćete je najviše ceniti |
|
Ručni i automatski podsetnici |
Potpisnik zaboravi ili previdi dokument, a vi morate da ga jurite telefonom i e-poštom. |
Kada imate rok i potpisnika van svoje organizacije. |
|
Redosled potpisivanja |
Dokument se kreće pogrešnim redosledom ili se zaustavi kod osobe koja još nije na redu. |
Kod ugovora i odobrenja koje moraju da potvrde različita odeljenja. |
|
Interaktivna polja za unos |
Dokument je potpisan, ali nije potpuno popunjen; podaci se unose na različite načine. |
Kod obrazaca, saglasnosti i dokumenata sa podacima koje zna samo potpisnik. |
|
Grupno slanje |
Isti zadatak ponavljate deset ili sto puta i time povećavate mogućnost greške. |
Kod internih pravilnika, saglasnosti i standardizovanih ugovora. |
|
Pregled statusa dokumenata |
Ne znate koji su dokumenti potpisani ni gde se proces zaustavio. |
Kada je istovremeno u opticaju mnogo dokumenata, a vi ste odgovorni za rezultat. |
Zajednički imenilac je jednostavan: e-potpisivanje treba da vam olakša i ubrza proces prikupljanja potpisa, a navedene funkcionalnosti iz tog procesa uklanjaju još i potrebu za ručnim radom.
Sa ručnim radom nema ništa loše ako ga zahteva vaša osnovna delatnost – ili hobi kojim odmarate mozak.
Ali kada je reč o nečemu tako zamornom kao što je papirologija, većina nas želi da je se reši što pre.
Svih pet funkcionalnosti možete isprobati na sopstvenim dokumentima – BetrSign možete testirati besplatno i bez obaveze.
HR scenario. HR odeljenje zaposlenima treba da pošalje novi pravilnik na potpis. Dokument priprema samo jednom i masovnim slanjem ga šalje svim zaposlenima. Sistem beleži ko je potpisao, a ko još nije. Onima koji kasne šalju se podsetnici u vremenskim intervalima koje vi odredite, a tokom celog procesa potpuno vam je jasno šta se sa dokumentom događa.
Prodajni scenario. Prodajni tim priprema ugovor o saradnji. Dokument prvo treba da potpiše klijent, zatim rukovodilac prodaje i na kraju direktor. Pošto ste unapred odredili redosled potpisivanja, proces će se odvijati upravo tim redom. U svakom trenutku možete da proverite status dokumenta i po potrebi pošaljete ručni ili automatski podsetnik.
Scenario događaja. Vaša kompanija organizuje edukaciju i od učesnika treba da prikupi određene saglasnosti. U dokument uključite potvrdne okvire, opcije izbora i datume. Učesnici moraju da popune potrebna polja pre nego što mogu da potpišu dokument – i ni trenutak ranije.
U sva tri slučaja potpis je samo jedan deo slagalice, ali važan deo uređenog procesa upravljanja dokumentima.
Ako vas zanima kako se BetrSign pokazuje u poređenju sa stranim ponuđačima, u posebnom članku uporedili smo BetrSign i DocuSign .
Najbolje funkcionalnosti svakog alata često su upravo one koje posle nekog vremena gotovo prestanete da primećujete – ne zato što nisu važne, već zato što vrlo brzo postanu nešto što podrazumevate.
Kada se jednom naviknete:
Svih pet funkcionalnosti možete da proverite na sopstvenim dokumentima: BetrSign možete besplatno koristiti 30 dana .
Ako želite da vam ih pokažemo na vašim stvarnim dokumentima i procesima, rezervišite prezentaciju uživo sa našim stručnjakom.
Za kompanije su najvažnije one funkcionalnosti e-potpisivanja koje smanjuju potrebu za ručnim radom i poboljšavaju pregled nad dokumentima: ručni i automatski podsetnici, određivanje redosleda potpisivanja, interaktivna polja za unos, grupno slanje i pregled statusa dokumenata.
Podsetnici su korisni zato što ne morate ručno da proveravate ko je dokument već potpisao, a ko još kasni.
Usluga umesto vas obaveštava potpisnika da čekate njegov potpis, i to u vremenskim intervalima koje unapred odredite. Zaposleni tako mogu da se bave važnijim poslovima umesto da jure potpise.
Određivanje redosleda potpisivanja ima smisla kod dokumenata koje treba da potpiše više osoba tačno određenim redom: ugovora i aneksa, HR dokumentacije, internih odobrenja, prodajnih ugovora ili dokumenata koje moraju da potvrde različita odeljenja.
Interaktivna polja za unos omogućavaju da od potpisnika, pored potpisa, prikupite i određene podatke – tekst, potvrdu, izbor sa liste ili datum.
Potpisnik mora da popuni obavezna polja pre nego što može da potpiše dokument, pa ćete dobiti potpuniji dokument bez dodatnog naknadnog usklađivanja.
Pregled statusa dokumenata je važan zato što na jednom mestu pokazuje koji su dokumenti potpisani, koji još čekaju potpis i kod kog se potpisnika proces zaustavio.
Bez tog pregleda stanje morate da rekonstruišete pretraživanjem e-pošte, što kod većeg broja dokumenata istovremeno postaje nepouzdano.
U okviru funkcionalnosti grupnog slanja isti dokument možete istovremeno poslati najviše 1.000 potpisnika.
Ne. Potpisniku nije potrebna registracija BetrSign. Dokument jednostavno potpisuje putem linka u e-poruci nakon sprovedene identifikacije.
