Pet funkcionalnosti e-podpisovanja, ki vam uspešno odnesejo ročno delo, so ročni in samodejni opomniki, določanje vrstnega reda podpisovanja, interaktivna vnosna polja, množično pošiljanje in pregled statusov dokumentov. Skupaj iz elektronskega podpisa naredijo urejen digitaliziran podpisni delotok – od priprave dokumenta do zadnjega podpisa in arhiviranja.
BetrSign® je storitev elektronskega podpisovanja dokumentov slovenskega podjetja SETCCE, namenjena podjetjem in organizacijam, ki podpise zbirajo redno, od več oseb in pogosto v večjem obsegu.
Podjetja posežejo po e-podpisovanju, ker želijo preživele prakse tiskanja, ročnega podpisovanja, skeniranja in pošiljanja po pošti nadomestiti s sodobnimi digitaliziranimi procesi. A storitve e-podpisovanja lahko za vaše poslovanje naredijo bistveno več kot samo omogočijo elektronski podpis. Odgovarjajo na vprašanja, ki se vam porajajo v vsakodnevnem boju s papirnim kaosom:
Podjetja večinoma o uvedbi e-podpisovanja razmišljajo s povsem praktičnega vidika: podpis na dokumentu čim prej, brez nadležnega tiskanja, skeniranja in pošiljanja po takšni ali drugačni pošti. Kar je povsem razumljivo. Klasično delo z dokumenti je počasno in nepraktično, uspešno pridobljen podpis pa je pogosto odvisen od fizične prisotnosti podpisnikov. Če vas zanima, kako se pri tem obnese podpis, ki ga podpisnik nariše s prstom ali pisalom, smo o tem pisali v prispevku o
prednostih lastnoročnega elektronskega podpisovanja
.
Pri »poldigitalnem« postopku, ko dokument razpošljete podpisnikom po elektronski pošti, pa je sklenitev dogovora odvisna od tega, ali se podpisnik zaveda, da čakate na njegov podpis. Lahko ima enostavno prenatrpan urnik in ga vaše sporočilo s priloženim dokumentom sploh ne doseže; zvečer, ko odkljuka vsa opravila in bi lahko končno oddal svoj podpis, pa na to preprosto pozabi.
In če je takih podpisnikov več, je preverjanje, kje je dokument ter kdo ga je podpisal in kdo ne, lahko prava mora.
Pa poglejmo pet funkcionalnosti storitve BetrSign, ki bodo vašim poslovnim procesom, povezanim z upravljanjem dokumentov in pridobivanjem podpisov, dale pospešek.
Opomniki za podpis so sporočila, ki podpisnika spomnijo, da čakate na njegov podpis. Koliko opomnikov naj storitev pošlje in v kakšnem intervalu, določite že med pripravo dokumenta; pošlje pa jih lahko tudi ročno, kadar želite pohiteti. Vi se medtem posvetite pomembnejšim stvarem.
Po naših izkušnjah največ časa pri pridobivanju podpisov ne vzame priprava dokumenta in ne sam podpis, ampak čakanje na podpis. Dokument ste pravilno pripravili, vsebino uskladili s podpisniki, poslali ste ga na prave naslove, potem pa …
Nič. En podpisnik je na službeni poti. Pri drugem je elektronsko sporočilo s priloženim Wordovim dokumentom končalo med neželeno pošto. Tretji je prepričan, da ga je že podpisal (v resnici pa je šlo za nek drug dokument). Četrti še vedno čaka na ustrezno notranjo potrditev.
Ko ste razposlali dokument, je še prezgodaj, da bi narisali kljukico:
Pozabite na samolepilne barvne listke na monitorjih, zastavice in klicaje, s katerimi označujete nujna elektronska sporočila, barvanje celic v Excelu in nenehno preverjanje podpisnika. Opomnike lahko opremite tudi s svojimi osebnimi sporočili in podpisnika k podpisu povabite z osebno noto.
In ker podpisniki pošto večinoma berejo na telefonu, opomnik pogosto pripelje do podpisa v nekaj minutah – o tem, kako je videti e-podpisovanje na mobilnih napravah , smo pisali posebej.
Določanje vrstnega reda podpisovanja pomeni, da med pripravo dokumenta izberete podpisnike in zaporedje, po katerem naj ga podpišejo. Dokument najprej prejme prvi podpisnik in šele ko ta podpiše, odpotuje k naslednjemu – in tako po predvidljivem vrstnem redu naprej, dokler ne pridobite vseh podpisov.
Dokumente večinoma podpisujeta dve strani, nekateri kompleksnejši dogovori pa enostavno zahtevajo več podpisov. Če jih zbirate »po starem«, se taki postopki pogosto razvlečejo ali v najslabšem primeru – če dokument pošljete napačni osebi oziroma podpisniku, ki še ni na vrsti – celo povsem obstanejo.
Si predstavljate, da bi dokument »sam vedel«, kam mora najprej, ne da bi se vam bilo treba s tem ubadati, potem ko ga pošljete?
Za vas takšna funkcionalnost pomeni manj časa, porabljenega za koordiniranje postopka, za podpisnika pa boljšo izkušnjo sodelovanja z vami: ve, da je dokument prejel, ker je na vrsti, da ga podpiše.
Ko so na dokumentu vsi predvideni podpisi, ga vsi podpisniki prejmejo po elektronski pošti – in seveda vi, ki ste dokument pripravljali, ter vsi tisti, ki naj bi ga dobili, četudi niso med podpisniki.
Interaktivna vnosna polja so mesta v dokumentu, ki jih mora podpisnik izpolniti, preden lahko dokument podpiše. Uporabite jih, kadar poleg podpisa potrebujete tudi podatek, ki ga pozna samo podpisnik: naslov, davčno številko, datum, odgovor na vprašanje ali potrditev izbire.
Morda ste med pripravo za določene podatke že predvideli mesta v dokumentu, ampak jih od podpisnika še niste uspeli pridobiti. To ne pomeni, da zato ne morete skleniti dogovora. Na predvidena mesta preprosto dodate ustrezna interaktivna polja. BetrSign omogoča dodajanje naslednjih:
Tekstovna polja – vsestransko uporabna za zbiranje odprtih odgovorov, kot so imena, naslovi ali kratki odgovori na vprašanja.
Potrditvena polja – kadar lahko podpisnik izbere več možnosti hkrati (ali pa samo potrdi, da se z nečim strinja).
Izbirni gumbi – kadar ima podpisnik na voljo več izključujočih možnosti in mora izbrati eno.
Spustni seznami – kadar od podpisnika pričakujete, da s seznama možnih odgovorov izbere enega, seznam pa je predolg za izbirne gumbe.
Polja za datum – za vnos datumov v dokument: datum, ko ste dokument poslali v podpis, datum podpisa ali želeni datum po meri.
Osebna polja – samodejno se izpolnijo s podatki o podpisniku, ki jih izberete vi.
Še ena prednost interaktivnih polj je standardizacija podatkov: če jih vsi podpisniki vnašajo po enakem vzorcu, so dokumenti bolj urejeni, podatki popolnejši in primerljivejši, obdelava pa hitrejša. Manj prostega vpisovanja pomeni manj nejasnosti in posledično manj kasnejšega usklajevanja. Enako velja za podpisovanje samih obrazcev – več o tem v prispevku o e-podpisovanju PDF-jev.
Množično pošiljanje vam omogoča, da en dokument v eni potezi razpošljete večjemu številu podpisnikov hkrati – vsak prejme svoj izvod v podpis, vi pa dokument pripravite samo enkrat.
V določenih situacijah imate pripravljen povsem enostaven dokument. Zakomplicira pa se, ko ga mora podpisati večje število podpisnikov. S takimi scenariji se srečujejo kadrovske službe, izobraževalne ustanove, organizatorji dogodkov, prodajne ekipe, zavarovalnice, društva, javni zavodi, administrativne ekipe in podjetja z veliko zunanjimi sodelavci:
Če se tega lotevate ročno, se hitro soočite s pravo nočno moro: en dokument pripravite, ga shranite in pošljete na toliko in toliko naslovov, spremljate in shranjujete, ko jih dobivate nazaj, ter opominjate tiste, katerih podpisane dokumente še čakate …
Se pravi, isto nalogo ročno ponovite toliko in tolikokrat, zato lahko računate, da bo skoraj zagotovo nekje prišlo do napake: napačen prejemnik, napačna priponka, napačno ime dokumenta, spregledan podpisnik ali na koncu napačno shranjena datoteka. Namesto štiridesetih ločenih sporočil torej eno pošiljanje – in ena priložnost za napako namesto štiridesetih.
Pregled statusov dokumentov je seznam vseh vaših podpisnih poslov z informacijo, kje se posamezen dokument nahaja: kdo ga je že podpisal, kdo še ni in kateri posli so zaključeni. Namesto brskanja po neskončnih nizih e-sporočil imate vse podpisne posle v enem nabiralniku, kjer jih lahko filtrirate po želenih kriterijih.
Določeni dokumenti zahtevajo čas in energijo: vsebino je treba spisati temeljito, jedrnato in nedvoumno. Ko dokument zveni točno tako, kot bi moral – da ga torej obe strani razumeta povsem enako – in ko ste ga po potrebi opremili z interaktivnimi vnosnimi polji, nastopi čas, da ga samo še z enim klikom pošljete podpisniku ali podpisnikom in si oddahnete.
Ampak poslan dokument in podpisan dokument sta dve povsem različni kategoriji. Če pošljete en dokument, ga ni težko imeti pod nadzorom; če razpošljete goro dokumentov množici podpisnikov, pa lahko hitro pride do komedije zmešnjav.
S pregledom statusov na enem mestu vidite tudi, kje se je postopek ustavil – pri katerem podpisniku je in kako dolgo že. Tako bo poslan dokument hitro tudi podpisan dokument.
Vsaka od petih funkcionalnosti odpravlja svoj del ročnega dela. Spodnja tabela povzema, katero:
|
Funkcionalnost |
Problem, ki ga odpravi |
Kdaj jo boste najbolj cenili |
|
Ročni in samodejni opomniki |
Podpisnik pozabi ali spregleda dokument; vi ga lovite po telefonu in e-pošti. |
Kadar imate rok in podpisnika, ki ga ni v vaši organizaciji. |
|
Vrstni red podpisovanja |
Dokument potuje po napačnem zaporedju ali obstane pri osebi, ki še ni na vrsti. |
Pri pogodbah in odobritvah, ki jih morajo potrditi različni oddelki. |
|
Interaktivna vnosna polja |
Dokument je podpisan, a ni popolno izpolnjen; podatki so vpisani vsak po svoje. |
Pri obrazcih, soglasjih in dokumentih s podatki, ki jih pozna samo podpisnik. |
|
Množično pošiljanje |
Isto opravilo ponavljate desetkrat ali stokrat, s tem pa množite napake. |
Pri internih pravilnikih, soglasjih in standardiziranih pogodbah. |
|
Pregled statusov dokumentov |
Ne veste, kateri dokumenti so podpisani in kje se je postopek ustavil. |
Ko je v obtoku več dokumentov hkrati in za rezultat odgovarjate vi. |
Skupni imenovalec je preprost: e-podpisovanje vam želi olajšati in pospešiti proces pridobivanja podpisov, naštete funkcionalnosti pa iz tega procesa izločijo še potrebo po ročnem delu. Z ročnim delom ni nič narobe, če ga zahteva vaš osnovni posel ali konjiček, s katerim si odpočijete možgane. Na tako duhamornem področju, kot je papirologija, pa se mu želimo čim prej odreči.
Vseh pet si lahko ogledate na svojem dokumentu – BetrSign preizkusite brezplačno, brez obveznosti.
Kadrovski scenarij. Kadrovska služba mora zaposlenim v podpis poslati nov pravilnik, ki so ga sprejeli v podjetju. Dokument pripravi samo enkrat in ga z množičnim pošiljanjem razpošlje vsem zaposlenim, sistem pa beleži, kdo ga je podpisal in kdo še ne. Zamudnikom pošlje opomnike v časovnih intervalih, ki jih določite vi, vseskozi pa vam je kristalno jasno, kaj se z dokumentom dogaja.
Prodajni scenarij. Prodajna ekipa pripravi pogodbo o sodelovanju – najprej mora dokument podpisati stranka, zatem vodja prodaje in na koncu direktor. Ker ste določili vrstni red, bo podpisovanje tako tudi potekalo. Znova lahko preverite, kaj se z dokumentom dogaja, in po potrebi poskrbite za ročne ali samodejne opomnike.
Scenarij dogodka. Vaše podjetje organizira izobraževanje, od udeležencev pa mora pridobiti določena soglasja. V dokument vključite potrditvena polja, izbirne možnosti in datume. Ko udeleženci dokument izpolnijo, ga lahko podpišejo – in nič prej.
V vseh treh primerih je podpis samo en košček sestavljanke, a pomemben del urejenega dokumentnega sistema. Če vas zanima, kako se to obnese v primerjavi s tujimi ponudniki, smo v ločenem prispevku primerjali BetrSign in Docusign.
Pogosto so najboljše funkcionalnosti vsakega orodja tiste, ki jih po krajšem času uporabe skoraj ne opazite več – ne ker bi bile nepomembne, ampak ker hitro postanejo samoumevne. Ko se enkrat navadite:
Vseh pet funkcionalnosti lahko preverite na svojih dokumentih: BetrSign preizkusite brezplačno 30 dni. Če želite, da vam jih pokažemo na vaših dokumentih in procesih, rezervirajte predstavitev v živo z našim strokovnjakom.
Za podjetja so najpomembnejše tiste funkcionalnosti e-podpisovanja, ki zmanjšajo potrebo po ročnem delu in izboljšajo pregled nad dokumenti: ročni in samodejni opomniki, določanje vrstnega reda podpisovanja, interaktivna vnosna polja, množično pošiljanje in pregled statusov dokumentov.
Opomniki pri e-podpisovanju so koristni, ker vam ni treba ročno preverjati, kdo je dokument že podpisal in kdo še zamuja. Storitev namesto vas podpisnika opozori, da čakate na njegov podpis, v intervalih, ki jih določite vnaprej. Zaposleni se tako namesto z lovom na podpise ukvarjajo s pametnejšim delom.
Določanje vrstnega reda podpisovanja ima smisel pri dokumentih, ki jih mora podpisati več oseb v točno določenem zaporedju: pogodbe in aneksi, kadrovski dokumenti, interne odobritve, prodajne pogodbe ali dokumenti, ki jih morajo potrditi različni oddelki.
Interaktivna vnosna polja omogočajo, da od podpisnika poleg podpisa pridobite tudi določene podatke – tekst, potrditev, izbiro s seznama ali datum. Podpisnik jih mora izpolniti, sicer dokumenta ne more podpisati, zato bo dokument popolnejši brez dodatnega usklajevanja z vaše strani.
Pregled statusov dokumentov je pomemben, ker na enem mestu pokaže, kateri dokumenti so podpisani, kateri na podpis še čakajo in pri katerem podpisniku se je postopek ustavil. Brez tega pregleda stanje ugotavljate z brskanjem po elektronski pošti, kar je ob več dokumentih hkrati nezanesljivo.
Isti dokument lahko v sklopu množičnega pošiljanja (Bulk Send) naenkrat pošljete največ 1.000 podpisnikom.
Kontaktirajte prodajo
