5 funkcionalnosti e-potpisivanja za manje ručnog rada

Sažetak

Pet funkcionalnosti e-potpisivanja koje uspješno uklanjaju ručni rad jesu ručni i automatski podsjetnici, određivanje redoslijeda potpisivanja, interaktivna polja za unos, skupno slanje i pregled statusa dokumenata. Zajedno elektronički potpis pretvaraju u uređen digitalizirani proces potpisivanja – od pripreme dokumenta do posljednjeg potpisa i arhiviranja.

BetrSign® je usluga elektroničkog potpisivanja dokumenata slovenskog poduzeća SETCCE, namijenjena tvrtkama i organizacijama koje redovito prikupljaju potpise, od više osoba i često u većem opsegu.

Tvrtke se odlučuju za e-potpisivanje jer zastarjele prakse ispisivanja, ručnog potpisivanja, skeniranja i slanja poštom žele zamijeniti suvremenim digitaliziranim procesima. No usluge e-potpisivanja za vaše poslovanje mogu učiniti mnogo više od samog omogućavanja elektroničkog potpisa. Odgovaraju na pitanja koja se svakodnevno pojavljuju u borbi s papirnatim kaosom:

• Tko sve mora potpisati dokument?
• Tko ga – ako je redoslijed važan – mora potpisati prvi?
• Tko dokument još nije potpisao i jesmo li mu poslali podsjetnik?
• Mora li potpisnik prije potpisivanja u dokument unijeti i određene dodatne podatke?
• Što ako isti dokument mora potpisati nekoliko desetaka ili nekoliko stotina potpisnika?
• Gdje možete vidjeti dokle je dokument stigao odnosno kod kojeg se potpisnika nalazi?

E-potpis je tek prvi korak

Tvrtke o uvođenju e-potpisivanja najčešće razmišljaju iz sasvim praktične perspektive: žele što prije dobiti potpis na dokumentu, bez zamornog ispisivanja, skeniranja i slanja ovom ili onom poštom.

To je potpuno razumljivo.

Klasičan rad s dokumentima spor je i nepraktičan, a uspješno prikupljen potpis često ovisi o fizičkoj prisutnosti potpisnika. Ako vas zanima kako se u tom kontekstu ponaša potpis koji potpisnik ispisuje prstom ili olovkom, o prednostima vlastoručnog elektroničkog potpisivanja pisali smo u zasebnom članku.

Kod »poludigitalnog« postupka, kada dokument potpisnicima šaljete e-poštom, sklapanje dogovora ovisi o tome je li potpisnik uopće svjestan da čekate njegov potpis.

Možda jednostavno ima pretrpan raspored pa vaša poruka s priloženim dokumentom prođe nezapaženo. Navečer, kada konačno obavi sve obveze i mogao bi se posvetiti potpisivanju, na dokument jednostavno zaboravi.

A ako je potpisnika više, provjeravanje gdje se dokument nalazi, tko ga je potpisao, a tko nije, može postati prava noćna mora.

Pogledajmo zato pet funkcionalnosti usluge BetrSign koje poslovnim procesima povezanim s upravljanjem dokumentima i prikupljanjem potpisa mogu dati ozbiljan poticaj.

1. Podsjetnici za potpis: potpisnik ne kasni uvijek namjerno

Podsjetnici za potpis poruke su koje potpisnika podsjećaju da još uvijek čekate njegov potpis. Već prilikom pripreme dokumenta možete odrediti koliko podsjetnika usluga treba poslati i u kojim vremenskim razmacima. Podsjetnik možete poslati i ručno kad god želite ubrzati postupak.

Vi se u međuvremenu možete baviti važnijim stvarima.

Prema našem iskustvu, najviše vremena pri prikupljanju potpisa ne oduzima priprema dokumenta, pa čak ni samo potpisivanje.

Najviše vremena oduzima čekanje na potpis.

Dokument ste pravilno pripremili, sadržaj uskladili s potpisnicima i poslali ga na prave adrese.

A onda...

Ništa.

Jedan je potpisnik na službenom putu. Kod drugoga je e-poruka s priloženim Word dokumentom završila među neželjenom poštom. Treći je uvjeren da ga je već potpisao – ali zapravo misli na neki drugi dokument. Četvrti još uvijek čeka odgovarajuće interno odobrenje.

Nakon što ste poslali dokument, još je prerano da zadatak označite kao završen:

• morate aktivno pratiti status dokumenata,
• provjeravati tko vam je već vratio potpisani dokument,
• a one koji nisu morate zvati ili podsjećati e-poštom – sve dok napokon ne prikupite sve potpise.
• Zaboravite na šarene samoljepljive papiriće na monitoru, zastavice i uskličnike kojima označavate hitne e-poruke, bojanje ćelija u Excelu i stalno provjeravanje potpisnika.
• Podsjetnicima možete dodati i vlastitu poruku te potpisnika pozvati na potpisivanje osobnijim tonom.

A budući da većina ljudi e-poštu čita na telefonu, podsjetnik često dovede do potpisa u roku od nekoliko minuta. O tome kako izgleda e-potpisivanje na mobilnim uređajima pisali smo u zasebnom članku.

2. Redoslijed potpisivanja: tko je sljedeći na redu?

Određivanje redoslijeda potpisivanja znači da tijekom pripreme dokumenta odaberete potpisnike i redoslijed kojim ga trebaju potpisati. Dokument najprije prima prvi potpisnik. Tek kada ga on potpiše, dokument putuje sljedećem – i tako dalje, predvidljivim redoslijedom, sve dok ne prikupite sve potrebne potpise.

Većinu dokumenata potpisuju dvije strane, no neki složeniji dogovori jednostavno zahtijevaju više potpisa.

Ako ih prikupljate »na stari način«, takvi se postupci često nepotrebno oduže ili, u najgorem slučaju, potpuno zaustave ako dokument pošaljete pogrešnoj osobi odnosno potpisniku koji još nije na redu.

Zamislite da dokument »sam zna« kamo treba ići sljedeći, a da se vi nakon slanja više ne morate time baviti.

Za vas takva funkcionalnost znači manje vremena utrošenog na koordinaciju postupka, a za potpisnika bolju suradnju s vašom tvrtkom : zna da je dokument dobio zato što je upravo on na redu za potpisivanje.

Kada dokument sadrži sve predviđene potpise, svi ga potpisnici primaju e-poštom – kao i vi, koji ste dokument pripremili, te svi ostali koji ga trebaju dobiti, čak i ako nisu među potpisnicima.

3. Interaktivna polja za unos: kada vam osim potpisa trebaju i podaci

Interaktivna polja za unos mjesta su u dokumentu koja potpisnik mora ispuniti prije nego što može potpisati dokument. Koristite ih kada vam uz potpis trebaju i podaci koje zna samo potpisnik: adresa, porezni broj, datum, odgovor na pitanje ili potvrda određenog izbora.

Možda ste tijekom pripreme dokumenta već predvidjeli mjesta za određene podatke, ali ih od potpisnika još niste dobili.

To ne znači da zbog toga ne možete zaključiti dogovor.

Na predviđena mjesta jednostavno dodate odgovarajuća interaktivna polja.

BetrSign omogućuje dodavanje sljedećih vrsta polja:

Tekstualna polja – svestrana su i pogodna za prikupljanje otvorenih odgovora kao što su imena, adrese ili kratki odgovori na pitanja.

Potvrdni okviri – kada potpisnik može odabrati više opcija istodobno ili jednostavno potvrditi da se s nečim slaže.

Radio gumbi – kada potpisnik ima više međusobno isključivih opcija i mora odabrati jednu.

Padajući izbornici – kada potpisnik treba odabrati jedan odgovor s popisa, a popis je predugačak za radio gumbe.

Datumska polja – za unos datuma u dokument: datuma slanja dokumenta na potpis, datuma potpisa ili željenog prilagođenog datuma.

Osobna polja – automatski se popunjavaju podacima o potpisniku koje vi odaberete.

Još jedna prednost interaktivnih polja jest standardizacija podataka.

Ako svi potpisnici podatke unose prema istom obrascu, dokumenti su uredniji, podaci potpuniji i međusobno usporediviji, a obrada je brža.

Manje slobodnog unosa znači manje nejasnoća, a time i manje naknadnog usklađivanja.

Isto vrijedi i za samo potpisivanje obrazaca – više o tome možete pročitati u našem članku o e-potpisivanju PDF dokumenata .

4. Skupno slanje: jedan dokument, sto potpisa

Bulk send  omogućuje vam da isti dokument jednim potezom pošaljete većem broju potpisnika istodobno. Svaki od njih prima vlastiti primjerak na potpis, a vi dokument pripremate samo jednom.

U nekim je situacijama dokument potpuno jednostavan.

Problem nastaje kada ga mora potpisati velik broj ljudi.

S takvim se scenarijima susreću odjeli ljudskih resursa, obrazovne ustanove, organizatori događanja, prodajni timovi, osiguravajuća društva, udruge, javne ustanove, administrativni timovi i tvrtke s velikim brojem vanjskih suradnika.

Tipični primjeri su:

• novo interno pravilo koje svi zaposlenici moraju potvrditi,
• suglasnost za sudionike edukacije,
• NDA s većim brojem vanjskih suradnika,
• aneks za više poslovnih partnera,
• dokument namijenjen većem broju poslovnica,
• standardizirani ugovor za veći broj klijenata,
• obrazac koji mora ispuniti nekoliko desetaka potpisnika.

Ako se toga prihvatite ručno, vrlo brzo ćete se suočiti s pravom noćnom morom.

Jedan dokument pripremite, spremite i pošaljete na desetke ili stotine adresa. Zatim pratite i spremate dokumente kako vam se vraćaju te podsjećate sve one čije potpise još čekate.

Drugim riječima, isti posao ručno ponavljate toliko puta koliko imate potpisnika.

A možete gotovo računati na to da će negdje doći do pogreške: pogrešan primatelj, pogrešan privitak, pogrešan naziv dokumenta, propušten potpisnik ili na kraju pogrešno spremljena datoteka.

Umjesto četrdeset zasebnih poruka – jedno slanje.

I jedna prilika za pogrešku umjesto četrdeset.

5. Pregled statusa dokumenata: poslano još ne znači potpisano

Pregled statusa dokumenata popis je svih vaših poslova potpisivanja s informacijom o tome gdje se pojedini dokument trenutačno nalazi: tko ga je već potpisao, tko još nije i koji su procesi završeni.

Umjesto pretraživanja beskrajnih nizova e-poruka, sve procese potpisivanja imate u jednom pretincu i možete ih filtrirati prema željenim kriterijima.

Određeni dokumenti zahtijevaju mnogo vremena i energije.

Sadržaj treba napisati temeljito, sažeto i nedvosmisleno.

Kada dokument napokon zvuči točno onako kako treba – odnosno kada ga obje strane razumiju na isti način – i kada ste ga po potrebi opremili interaktivnim poljima za unos, vrijeme je da ga jednim klikom pošaljete potpisniku ili potpisnicima i odahnete.

Ali poslani dokument i potpisani dokument dvije su potpuno različite kategorije.

Ako pošaljete jedan dokument, nije ga teško držati pod kontrolom. Ako pošaljete velik broj dokumenata velikom broju potpisnika, situacija se vrlo brzo može pretvoriti u komediju zabune.

Pregled statusa na jednom mjestu pokazuje i gdje se postupak zaustavio – kod kojeg se potpisnika dokument nalazi i koliko dugo.

Tako poslani dokument može brže postati potpisani dokument.

Koja funkcionalnost rješava koji problem?

Svaka od pet funkcionalnosti uklanja svoj dio ručnog rada.

Zajednički nazivnik je jednostavan: e-potpisivanje treba vam olakšati i ubrzati proces prikupljanja potpisa, a navedene funkcionalnosti iz tog procesa uklanjaju još i potrebu za ručnim radom.

S ručnim radom nema ništa loše ako ga zahtijeva vaša osnovna djelatnost – ili hobi kojim odmarate mozak.

Ali kada je riječ o nečemu tako zamornom kao što je papirologija, većina nas želi ga se riješiti što prije.

Svih pet funkcionalnosti možete isprobati na vlastitim dokumentima – BetrSign možete testirati besplatno i bez obveze.

Tri primjera iz prakse: HR, prodaja i događanja

HR scenarij. Odjel ljudskih resursa zaposlenicima mora poslati novi pravilnik na potpis. Dokument priprema samo jednom i skupnim slanjem šalje ga svim zaposlenicima. Sustav bilježi tko je potpisao, a tko još nije. Onima koji kasne šalju se podsjetnici u vremenskim razmacima koje odredite vi, a tijekom cijelog postupka potpuno vam je jasno što se s dokumentom događa.

Prodajni scenarij. Prodajni tim priprema ugovor o suradnji. Dokument prvo mora potpisati klijent, zatim voditelj prodaje i na kraju direktor. Budući da ste unaprijed odredili redoslijed potpisivanja, postupak će se odvijati upravo tim redom. U svakom trenutku možete provjeriti status dokumenta i po potrebi poslati ručni ili automatski podsjetnik.

Scenarij događanja. Vaša tvrtka organizira edukaciju i od sudionika mora prikupiti određene suglasnosti. U dokument uključite potvrdne okvire, opcije izbora i datume. Sudionici moraju ispuniti potrebna polja prije nego što mogu potpisati dokument – i ni trenutak ranije.

U sva tri slučaja potpis je samo jedan dio slagalice, ali važan dio uređenog procesa upravljanja dokumentima.

Ako vas zanima kako se BetrSign ponaša u usporedbi sa stranim ponuditeljima, u zasebnom smo članku usporedili BetrSign i DocuSign .

Kada jednom napravite korak naprijed, teško ćete se vratiti

Najbolje funkcionalnosti svakog alata često su upravo one koje nakon nekog vremena gotovo prestanete primjećivati – ne zato što nisu važne, nego zato što vrlo brzo postanu nešto što podrazumijevate.

Kada se jednom naviknete:

• da sustav umjesto vas podsjeća potpisnike da potpišu dokument,
• da dokument kroz proces prolazi pravilnim redoslijedom,
• da jednostavno možete prikupiti dodatne podatke,
• da u jednom potezu možete prikupiti velik broj potpisa,
• i da u svakom trenutku znate što se s dokumentom događa,
• vrlo ćete se teško vratiti korak unatrag.

Svih pet funkcionalnosti možete provjeriti na vlastitim dokumentima: BetrSign možete besplatno koristiti 30 dana .

Ako želite da vam ih pokažemo na vašim stvarnim dokumentima i procesima, rezervirajte prezentaciju uživo s našim stručnjakom.

Česta pitanja o funkcionalnostima e-potpisivanja

Koje su funkcionalnosti e-potpisivanja najvažnije za tvrtke?

Za tvrtke su najvažnije one funkcionalnosti e-potpisivanja koje smanjuju potrebu za ručnim radom i poboljšavaju pregled nad dokumentima: ručni i automatski podsjetnici, određivanje redoslijeda potpisivanja, interaktivna polja za unos, skupno slanje i pregled statusa dokumenata.

Zašto su podsjetnici korisni kod e-potpisivanja?

Podsjetnici su korisni zato što ne morate ručno provjeravati tko je dokument već potpisao, a tko još kasni.

Usluga umjesto vas obavještava potpisnika da čekate njegov potpis, i to u vremenskim razmacima koje unaprijed odredite. Zaposlenici se tako umjesto lovom na potpise mogu baviti korisnijim poslovima.

Kada određivanje redoslijeda potpisivanja ima smisla?

Određivanje redoslijeda potpisivanja ima smisla kod dokumenata koje mora potpisati više osoba točno određenim redom: ugovora i aneksa, kadrovske dokumentacije, internih odobrenja, prodajnih ugovora ili dokumenata koje moraju potvrditi različiti odjeli.

Što omogućuju interaktivna polja za unos u dokumentu?

Interaktivna polja za unos omogućuju da od potpisnika, osim potpisa, prikupite i određene podatke – tekst, potvrdu, izbor s popisa ili datum.

Potpisnik mora ispuniti obvezna polja prije nego što može potpisati dokument, pa ćete dobiti potpuniji dokument bez dodatnog naknadnog usklađivanja.

Zašto je važan pregled statusa dokumenata?

Pregled statusa dokumenata važan je zato što na jednom mjestu pokazuje koji su dokumenti potpisani, koji još čekaju potpis i kod kojeg se potpisnika postupak zaustavio.

Bez tog pregleda stanje morate rekonstruirati pretraživanjem e-pošte, što kod većeg broja dokumenata istodobno postaje nepouzdano.

Kolikom broju potpisnika mogu istodobno poslati isti dokument?

U okviru funkcionalnosti skupnog slanja isti dokument možete istodobno poslati najviše 1.000 potpisnika.

Mora li se potpisnik registrirati kako bi mogao potpisati dokument?

Ne. Potpisniku nije potreban BetrSign račun. Dokument jednostavno potpisuje putem poveznice u e-poruci nakon provedene identifikacije.