E-potpisivanje PDF-a: Veliki korak naprijed u upravljanju dokumentima

Što prije se dogovorimo o poslu, prije ćemo krenuti u izvršavanje. Što prije završimo, prije ćemo izdati račun i primiti nagradu za obavljeni posao.

Zbog toga se u vrtoglavo digitalnom poslovnom svijetu tradicionalno ručno potpisivanje na papiru postupno povlači pred udobnijim i učinkovitijim načinom potpisivanja dokumenata: elektroničkim potpisom.

Elektroničko potpisivanje zapravo nam omogućava brže sklapanje poslova jer uporabom usluga elektroničkog potpisivanja na daljinu postižemo brzo usklađivanje interesa svih uključenih strana, čak i ako su na potpuno različitim krajevima svijeta.

Među formatima dokumenata koji podržavaju e-potpisivanje, na prvom mjestu je svakako PDF (skraćenica za Portable Document Format), koji je u ranim devedesetim godinama prošlog stoljeća predstavio Adobe, prvotno kao zatvoreni vlasnički format, ali se njegova upotrebna vrijednost proširila i u nekoliko godina postao je standard za razmjenu dokumenata.

Zašto je PDF tako zanimljiv? Prije svega zato što je potpuno nevažno u kojem okruženju je nastao ili će biti otvoren i pregledan. Zahvaljujući opisnom jeziku (PostScript), osigurava jedinstveno korisničko iskustvo i dosljedan izgled na svim uređajima, a istovremeno podržava elektroničko potpisivanje.

Za otvaranje i pregled nije potreban nikakav plaćeni softver; brojni alati za pregled datoteka PDF obično su već dostupni u vašem operacijskom sustavu ili dokument možete jednostavno otvoriti u web pregledniku.

Mogućnost e-potpisivanja PDF-a ne predstavlja samo tehnološki napredak, već odražava koliko se poslovanje u digitalnom dobu transformiralo. Pomaže vam znatno smanjiti količinu papirnog otpada i omogućava da dokument zaštitite lozinkom prije otvaranja ili ispisa, osiguravajući da vaš ugovor ne bude dostupan neovlaštenim očima.

Kako se potpisuje dokument u PDF formatu?

Kao što je rečeno, za stvaranje dokumenata u PDF formatu nije potreban nikakav poseban softver; jednostavno koristite svoj omiljeni uredski program, izvezite u PDF i učitajte ga na jednu od platformi namijenjenih elektroničkom potpisivanju, kao što je na primjer BetrSign® .

Proces potpisivanja

Dokument pripremite za potpisivanje tako da mu prvo odredite potpisnike, kojima možete postaviti redoslijed potpisivanja, način pristupa dokumentu i vrstu potpisa. Zatim označite mjesta na koja potpisnici trebaju staviti svoje potpise.

Ako želite od potpisnika dobiti dodatne informacije, takav dokument možete dodatno opremiti određenim unosnim poljima u koja će moći unijeti podatke, napisati ih ili odabrati.

Kada je dokument spreman, pomoću okruženja za e-potpisivanje pošaljete potpisnicima putem elektroničke pošte poveznicu do dokumenta.

Usluge elektroničkog potpisivanja također omogućavaju podsjećanje potpisnika kako dokument ne bi ostao nepotpisan: ovisno o željenom vremenskom intervalu, automatski će biti obaviješteni jednom ili više puta prije isteka vremena za potpis dokumenta.

Važno je da stalno imate precizan pregled u kojoj fazi potpisivanja se vaš dokument trenutno nalazi (tko ga je potpisao, kada ga je potpisao itd.).

Pristup dokumentu i potpis

Potpisnik jednostavno odabere poveznicu koju je primio u elektroničkoj poruci, prijavi se u uslugu, potvrdi svoj identitet na način koji ste odredili i potpiše se na predviđenom mjestu za potpis.

Kada posljednji potpisnik potpiše, usluga za e-potpisivanje pobrinut će se da svi primatelji prime potpisani PDF na svoju elektroničku adresu i po želji ga spreme tamo gdje obično čuvaju svoju dokumentaciju.

Za svakim potpisom ostaje tzv. revizijski trag koji čuva povijest cijelog procesa potpisivanja i osigurava vjerodostojnost e-potpisnog postupka.

Elektroničko potpisivanje u PDF formatu predstavlja značajan korak naprijed za poduzeća i organizacije koje ne samo da žele racionalizirati papirne tokove rada, smanjiti količinu otpadnog papira i povećati sigurnost, već žele na duge staze zapravo zadržati svoj položaj na tržištu.

S pravim znanjima i alatima - kao što je usluga elektroničkog potpisivanja BetrSign - možete bez problema uvesti elektroničko potpisivanje u svoje poslovne procese i iskoristiti brojne prednosti koje to pruža.

Stoga, prihvatite digitalnu transformaciju s otvorenim rukama i svoju organizaciju odvedite u budućnost učinkovitog i sigurnog upravljanja dokumentima.