E-podpisovanje PDF-jev: velik skok v prihodnost upravljanja dokumentacije

Hitreje kot se dogovorimo za posel, prej bomo šli v izvedbo. Prej kot končamo, prej bomo izstavili račun in prejeli nagrado za opravljen posel.

Zato se v vrtoglavem digitalnem poslovnem svetu tradicionalno lastnoročno podpisovanje na papirju vztrajno umika udobnejšemu in učinkovitejšemu načinu podpisovanja dokumentov: elektronskemu podpisu.

Elektronsko podpisovanje nam dejansko omogoča hitrejše sklepanje poslov, saj z uporabo storitev elektronskega podpisovanja na daljavo dosežemo hitro uskladitev interesov vseh vpletenih strank, četudi so na povsem različnih koncih sveta.

Med formati dokumentov, ki podpirajo e-podpisovanje, je na prvem mestu zagotovo PDF (kratica za Portable Document Format), ki ga je v zgodnjih devetdesetih letih prejšnjega stoletja predstavilo podjetje Adobe, sprva kot zaprt lastniški format, v nadaljevanju pa se je njegova uporabna vrednost razširila in v nekaj letih se je z njim vzpostavil standard za izmenjavo dokumentov.

Zakaj je PDF tako zanimiv?

Predvsem zato, ker je poponoma nepomembno, v katerem okolju je nastal in v katerem se bo odprl in pregledal. Ker zahvaljujoč opisnemu jeziku (PostScript) zagotavlja enotno uporabniško izkušnjo in dosleden videz na vseh napravah ter hkrati podpira elektronsko podpisovanje.

Za odpiranje in vpogled ne potrebujete nobene plačljive programske opreme, ampak vam številna orodja za predogled datotek PDF običajno ponuja že vaš operacijski sistem oziroma lahko dokument enostavno odprete kar v spletnem brskalniku.

Možnost e-podpisovanja PDF ne pomeni zgolj tehnološkega napredka, ampak priča o tem, kako zelo se je poslovanje v digitalni dobi preoblikovalo. Pomaga vam bistveno zreducirati količino papirnega odpada in omogoča, da ga pred odpiranjem ali tiskanjem zaščitite z geslom in tako zagotovite, da vaša pogodba ne bo dosegljiva nepooblaščenim očem.

Kako poteka podpisovanje dokumenta v PDF?

Kot rečeno, za ustvarjanje dokumentov PDF ne potrebujete nobene posebne programske opreme, ampak to preprosto naredite v svojem najljubšem pisarniškem programu. Potem ga enostavno izvozite v PDF in ga naložite v eno od platform, namenjenih elektronskemu podpisovanju, kakršna je na primer BetrSign® .

Podpisni delotok

Dokument za podpis pripravite tako, da mu najprej določite podpisnike, ki jim lahko nastavite vrstni red podpisovanja, način dostopa do dokumenta in tip podpisa. Potem označite mesta, na katera morajo podpisniki oddati svoje podpise.

Če želite od podpisnikov pridobiti morebitne dodatne podatke, lahko tak dokument tudi dodatno opremite z določenimi vnosnimi polji, v katere bodo lahko podatke vnesli, zapisali ali poklikali.

Ko je dokument pripravljen, boste s pomočjo okolja za e-podpisovanje podpisnikom po elektronski pošti razposlali povezavo do dokumenta.

Storitve elektronskega podpisovanja omogočajo tudi opominjanje podpisnikov, da dokument ne bi ostal nepodpisan: glede na želeni časovni interval bodo samodejno obveščeni enkrat ali večkrat pred iztekom časa za podpis dokumenta.

Pomembno je, da imate vseskozi natančen pregled, v kateri fazi podpisovanja je v danem trenutku vaš dokument (kdo ga je podpisal, kdaj ga je podpisal itd.).

Dostop do dokumenta in podpis

Podpisnik preprosto izbere povezavo, ki jo prejme v elektronskem sporočilu, se prijavi v storitev, potrdi svojo identiteto na način, ki ste mu ga določili, in se podpiše na predvideno podpisno mesto.

Ko se podpiše zadnji podpisnik, storitev za e-podpisovanje poskrbi, da vsi prejemniki prejmejo podpisan PDF na svoj elektronski naslov in si ga po želji shranijo, kamor običajno shranjujejo svojo dokumentacijo.

Za vsakim podpisom ostane tako imenovana revizijska sled, ki hrani zgodovino celotnega procesa podpisovanja in zagotavlja verodostojnost e-podpisnega postopka.

Elektronsko podpisovanje v formatu PDF pomeni bistven korak naprej za podjetja in organizacije, ki ne samo, da želijo racionalizirati papirne delotoke, zmanjšati količino odpadnega papirja in povečati varnost, ampak želijo na dolgi rok dejansko ohraniti svoj položaj na trgu.

S pravimi znanji in orodji - eno takih je storitev elektronskega podpisovanja BetrSign - lahko v svoje poslovne procese brez težav uvedete elektronsko podpisovanje in izkoristite številne prednosti, ki jih to ponuja.

Sprejmite torej digitalno preobrazbo z obema rokama in svojo organizacijo popeljite v prihodnost učinkovitega in varnega upravljanja dokumentov.