E-podpisovanje v mobilnem svetu

Prej ko se dogovorite s stranko, prej bo posel realiziran. Prej ko bo posel realiziran, prej bo zažvenketalo na transakcijskem računu.

Kaj pa, če je stranka svetlobna leta stran od pisarne? Delovni in poslovni procesi že dolgo niso več vezani na štiri stene, sestanki potekajo na daljavo in podpisovanje dokumentov prav tako.

Pisarno praktično vsak od nas nenehno prenaša naokoli. V žepu. Če ste eden tistih, ki zjutraj najprej vzame mobilni telefon v roke, da ugasne budilko, če med kuhanjem jutranje kave na mobilcu najprej preberete elektronsko pošto in na koledarju preverite, katere obveznosti vas čakajo, potem vam je čisto logično, da lahko stranka dokument, ki ga je prejela na mobilni napravi, na tej isti napravi tudi podpiše.

Storitve elektronskega podpisovanja na daljavo podpirajo upravljanje z dokumentacijo tudi na pametnih mobilnih napravah (tablica, računalnik) in nam tako omogočajo številne prednosti:

1. Pospešek za posel
Klasično lastnoročno podpisovanje vključuje tiskanje, skeniranje, pošiljanje in čakanje na podpis. In zamude v poslovnih procesih.

Povsem nekaj drugega pa je, če stranka zasliši opozorilo, da je prejela dokument, izvleče telefon in ga praktično z enim klikom lahko podpiše.

2. Podpisovanje, kjer in ko ustreza stranki
Pametni telefon je vedno z nami, v službi, na sestanku, doma ali na poti. Dokument lahko pošljete — stranka pa podpiše — med čakanjem na letališču, na poslovnem kosilu ali kar s kavča.

3. Neprimerljiva uporabniška izkušnja
Stranka si želi isto kot vi: hitro in enostavno skleniti dogovor. Brez dodatnih zapletov. Tiiiing! na telefonu, odprtje dokumenta in “tap” na mesto za strankin podpis, vse ostalo pa postori storitev e-podpisovanja.

4. Kaj pa varnost in pravna veljavnost?
E-podpisovanje je dejansko varnejše od klasične variante: preverjanje identitete podpisnika omogoča, da do dokumenta dostopa samo stranka, ki ji je namenjen, za postopkom pa ostaja preverljiva revizijska sled, ki hrani vse podatke o transakciji.

Storitve e-podpisovanja so podvržene strogi področni in mednarodni zakonodaji, zato ste lahko mirni - e-podpis je tudi zakonsko skladen in pravno veljaven.

Kako deluje e-podpisovanje

Če lahko na mobilni napravi dokument prejmete in podpišete, ga lahko tudi pripravite in pošljete v podpis.

 1. Nalaganje dokumenta
Dokument v formatu, ki ga storitev e-podpisovanja podpira (ponavadi .PDF, .DOC, .DOCX …), naložite s telefona ali s pomočjo katere od možnosti hrambe v oblaku.

 2. Določite podpisnike
Vmesniki storitev e-podpisovanja omogočajo, da vsakemu dokumentu dodate podpisnike, se pravi, da vnesete njihove kontaktne podatke, kamor bodo prejeli dokument, jim določite politiko dostopa do dokumenta in tip podpisa, povlečete oznake, ki jih morajo klikniti na dokumentu, in jim dokument posredujete.

3. Podpis
Podpisniki po elektronski pošti prejmejo sporočilo s povezavo do dokumenta, do katerega dostopijo (in ga podpišejo) na način, ki ste jim ga določili pri prejšnjem koraku.

 4. Podpisan dokument
Podpisniki prejmejo po elektronski pošti in ga lahko shranijo, kamor običajno hranijo tovrstno dokumentacijo.

5. Revizijska sled
Hrani zgodovino dokumenta od priprave do podpisa in informacije o tem, kdo in kdaj je dokument odprl in podpisal. Tako ste varni pred morebitnim uhajanjem zaupnih podatkov in nepooblaščenim dostopom do dokumenta.

Mobilno e-podpisovanje lahko dobro izkoristijo vse ekipe v podjetju: prodajniki pospešeno zaključujejo prodajne interakcije, kadroviki bliskovito podpisujejo pogodbe o zaposlitvah z novimi zaposlenimi, finančniki lahko hitreje odobrijo račune …

V kateri koli panogi je dejavno vaše podjetje, vam bo možnost e-podpisovanja s pomočjo mobilne naprave omogočilo učinkovito optimizacijo poslovnih procesov in boljšo uporabniško izkušnjo za vaše stranke.