7 KPI-jev učinkovitosti e-podpisovanja

Povzetek: kako izmerite učinkovitost e-podpisovanja

Uspeh uvedbe elektronskega podpisovanja se ne kaže v tem, da ga vsi uporabljajo, ampak v dejstvu, da se je v vaših poslovnih procesih nekaj merljivo izboljšalo.

BetrSign je varna in zakonsko skladna storitev e-podpisovanja v oblaku podjetja SETCCE, namenjena podjetjem, ki želijo urediti celoten proces od priprave dokumenta do hrambe podpisanega izvoda.

Odgovor na vprašanje, kako hitri in učinkoviti so vaši poslovni procesi po uvedbi e-podpisovanja, se skriva v enostavnih številkah. Spremljajte naslednjih sedem kazalnikov uspešnosti:

1. povprečni čas do podpisa,
2. delež dokumentov, podpisanih v ciljnem času,
3. delež uspešno zaključenih podpisnih postopkov,
4. povprečno število opomnikov na podpisni postopek,
5. ročno delo na podpisni postopek,
6. delež dokumentov, ki zahtevajo popravek ali ponovno pošiljanje,
7. čas od podpisa do naslednjega poslovnega koraka.

Vse številke v nadaljevanju so ponazoritveni primeri, ne rezultati meritev pri naših strankah. Vaše izhodiščno stanje in vaši rezultati bodo drugačni.

Uporaba e-podpisovanja sama po sebi ni cilj

Pred uvedbo e-podpisovanja ste dokument preprosto natisnili in poslali stranki. Potem ste čakali, da se podpisan vrne. Poslali ste e-sporočilo in spet čakali. Potem ste mogoče poklicali. In čakali. Prejeli ste dokument. Položili ste ga na skener, zajeli in na koncu shranili.

Največ vprašanj se poraja prav med čakanjem: je podpisnik v službi, v pisarni, je dokument sploh prejel?

No, potem ste uvedli e-podpisovanje. Super. V fazi čakanja se zdaj čisto neodvisno od vas lahko zgodi več stvari: storitev e-podpisovanja podpisnikom pošilja opomnike, podpisnik lahko dokument podpiše kjer koli in kadar koli, zato ste čas pridobitve podpisa krepko skrajšali.

S tem ste pospešili izvedbo projekta, zaposlitev, prodajni dogovor, izstavitev (in plačilo) računa …

Izboljšali ste lahko še marsikaj. Ker se vaši dokumenti ne zatikajo, ste jih v krajšem času lahko podpisali več in posledično sklenili več poslov.

Zaposlenim, ki se v vašem podjetju ukvarjajo s papirologijo, ostaja več časa za pomembnejše procese in predvsem za delo na tistih področjih, za katera ste jih dejansko najeli.

Nezanemarljiv je tudi finančni vidik – o tem, koliko vas e-podpisovanje lahko stane in koliko prihrani , smo že pisali.

A zdaj nas ne zanima samo denar. Zanima nas, ali smo v naših poslovnih procesih dejansko učinkovitejši.

Pomembno: izmerite stanje pred uvedbo

Seveda ste pred uvedbo natančno izmerili stanje stvari za primerjavo. Če tega niste storili, niste sami: peta izmed petih najpogostejših napak pri uvedbi e-podpisovanja je prav ta, da podjetja uvedbo razumejo kot enkraten projekt in uspešnosti nikoli ne izmerijo.

Dokument ste recimo poslali v ponedeljek ob 10. uri, podpisanega pa dobili v četrtek ob 14. uri – torej čez 76 ur.

Vmes ste podpisniku poslali še dve e-sporočili in ga enkrat poklicali.

Dokument ste morda natisnili in ga podpisali še sami, potem pa ste ga poskenirali in shranili.

Recimo temu “izhodiščno stanje”.

Zdaj pa ponovite postopek in ga zmerite: elektronsko podpisan dokument ste prejeli v nekaj urah.

Ker se dokumenti glede na poslovne procese med seboj razlikujejo, je smiselno, da jih merite temu primerno, torej prodajne pogodbe posebej, NDA-je posebej, kadrovsko dokumentacijo posebej, prevzemne zapisnike posebej in tako naprej.

Če ne veste, kje bi sploh začeli, smo pripravili tudi pregled poslovnih procesov, ki jih je smiselno digitalizirati najprej .

Zdaj pa k obljubljenim KPI-jem.

1. Povprečni čas do podpisa

Če bi spremljali samo en kriterij, bi najbrž začeli pri najočitnejšem, času, ki ga porabite, da pridobite podpis: torej obdobju od trenutka, ko ste dokument poslali podpisniku, do trenutka, ko je podpisni delotok zaključen.

Primer: dokument ste poslali v ponedeljek ob 9. uri, podpisanega pa ste dobili še isti dan ob 15.30. Čas pridobitve podpisa: 6 ur in 30 minut.

Neki drugi dokument ste prejeli čez dva dni, tretjega čez štiri ure … Po koncu meseca izračunajte povprečje.

Zakaj je ta KPI pomemben? Ker zajema tudi segment, ki je pri pridobivanju podpisa daleč najbolj problematičen: čakanje.

Ne glede na to, kako učinkovit je zaposleni, ki pripravi in pošlje dokument, lahko cel postopek zaradi čakanja na “klasičen” podpis traja več dni (ali celo tednov).

Če ste prej na podpis čakali povprečno 76, zdaj pa 18 ur, je uspeh več kot očiten.

Merjenje bo še učinkovitejše, če KPI spremljate glede na vrsto dokumentov. Tako boste hitro videli, kateri procesi tečejo kot podmazani in pri katerih se zatika.

Spremljanje statusa dokumentov je priročna funkcionalnost, s katero vedno veste, kje ste. O tem, kako funkcionalnosti, kot so statusi, opomniki in vrstni red podpisovanja, zmanjšajo količino ročnega dela, smo pisali v zapisu 5 funkcionalnosti e-podpisovanja, ki pospešijo vaše poslovanje .

2. Delež dokumentov, podpisanih v ciljnem času

Vsako povprečje pa vam ne pove vsega. Predstavljajte si, da imate deset dokumentov: devet jih podpisanih prejmete v dveh urah, desetega pa šele po sedmih dneh.

Zato se je smiselno osredotočiti na delež dokumentov, podpisanih v času, ki ste ga sami določili kot sprejemljivega.

Primer: vaš cilj je, da je pogodba podpisana v 24 urah. V enem mesecu jih pošljete 100, podpisanih pa se jih v 24 urah vrne 78. Vaš KPI je torej 78 % dokumentov, podpisanih v ciljnem času.

Tako prislov “hitro” nadomestite s čisto konkretno številko, glede na katero lahko sčasoma zvišujete pričakovanja.

Tudi tukaj priporočamo, da sledite resničnim poslovnim procesom in tipom dokumentov: pridobite podpis NDA v nekaj urah, pogodbo o zaposlitvi v dveh dneh, kompleksni B2B dogovor pa v treh dneh.

3. Delež uspešno zaključenih podpisnih postopkov

Koliko poslanih dokumentov ste dejansko uspešno zaključili? Primer: poslali ste 200 dokumentov in jih s podpisom opremljenih prejeli 186. Stopnja zaključevanja je 93-odstotna. Kaj se je zgodilo s preostalimi 7 %?

Mogoče se podpisnik sploh ni odzval, mogoče imate napačen elektronski naslov, lahko je dokument zavrnil ali ste ga preklicali in poslali novo različico.

Delež zaključenih postopkov tako morda nikoli ni (ali pa sploh ne more biti) 100-odstoten, a če raste, potem najbrž delate nekaj prav in je podpisni postopek jasen in lahko obvladljiv.

Na ta delež vpliva tudi tip elektronskega podpisa, ki ga zahtevate. Enostavni elektronski podpis (SES) od podpisnika ne zahteva preverjanja identitete, napredni (AES) in kvalificirani (QES) pa zahtevata dodatne korake – vsak dodaten korak pa da podpisniku priložnost, da postopek opusti. Če je delež zaključenih postopkov nizek pri določeni vrsti dokumentov, najprej preverite, ali zanje res potrebujete najmočnejši tip podpisa. Pri izbiri vam lahko pomaga zapis QES, AES ali SES: kateri elektronski podpis potrebujete .

Ko analizirate posamezne postopke, naj omenimo, da so vsi dogodki, povezani s posameznim dokumentom, varno spravljeni v revizijski sledi (kaj je in zakaj je pomembna, smo opisali v zapisu Revizijska sled za varnost in miren spanec ).

4. Povprečno število opomnikov na podpisni postopek

Zakaj naj bi nas zanimalo število poslanih opomnikov, se vprašate. Opomniki zelo učinkovito kažejo trenja v procesu. Če morate za skoraj vsak dokument (ali podpisnika) poslati tri ali štiri opomnike, potem je vredno preveriti, zakaj.

Razlogov je lahko več:

• podpisnik je dokument prejel v zanj neugodnem trenutku,
• podpisnik ni prejel dovolj jasnega sporočila,
• podpisnik potrebuje predhodno notranjo odobritev, tisti, ki mora odobriti, pa čaka še na nekoga tretjega,
• podpisnik je preprosto eden tistih, ki radi odlašajo.

Primer: skupno število opomnikov delite s številom podpisnih postopkov. Če ste za 100 podpisnih postopkov poslali 140 opomnikov, je povprečje 1,4 opomnika na postopek.

Če sčasoma opazite, da se število poslanih opomnikov zmanjšuje, ste proces uspeli optimizirati. Če se povečuje, boste verjetno morali nekaj spremeniti.

Niste prepričani, katere od teh podatkov lahko spremljate v svoji rešitvi? BetrSign lahko 30 dni brezplačno preizkušate in številke izmerite na svojih dokumentih.

5. Ročno delo na podpisni postopek

Ročno delo je ena tistih postavk, ki jih pri papirologiji zlahka spregledamo – pri tem ne gre za to, da bi ročno delo vlagali v pripravo vsebine, ampak za celotno logistiko. Torej tiskanje, pripravo dokumenta, pošiljanje, preverjanje e-pošte, preverjanje statusa, opominjanje, telefonske klice, skeniranje, pravilno poimenovanje datoteke, shranjevanje, obveščanje sodelavcev.

Primer: če vam vse skupaj vzame 12 minut na dokument, je to pri 500 dokumentih na mesec 6.000 minut oziroma 100 ur za administracijo. Če z e-podpisovanjem dokument rešite v štirih minutah, boste pri 500 dokumentih porabili 33 ur. Razlika je očitna.

Del teh stroškov je očiten, del pa ne. O tistih, ki jih podjetja najpogosteje spregledajo, smo pisali v zapisu 7 skritih stroškov papirologije .

Kaj to pomeni v evrih, je odvisno od vašega obsega in izbranega paketa. Pri izračunu upoštevajte čas zaposlenih, papir, tiskanje in druge stroške tradicionalnega podpisovanja.

Razliko med starim in novim postopkom pridobivanja podpisov boste najverjetneje opazili že v prvih tednih vzorčnega merjenja.

6. Delež dokumentov, ki zahtevajo popravek ali ponovno pošiljanje

Hitrost ni vse. Morda ste uspešno pridobili podpis v zgolj nekaj minutah, potem pa ste ugotovili, da vam v dokumentu manjka ali je napačen ključen podatek.

Zato je več kot smiselno, da ste pozorni tudi na tiste dokumente, pri katerih ste zaradi napake morali postopek ponoviti.

Kakšne so te napake? Lahko je napačen podpisnik ali napačna različica dokumenta, lahko manjkajo določeni podatki ali pa so napačni, dokument ni popolnoma izpolnjen itd.

Število dokumentov, ki ste jih zaradi napake morali poslati ponovno, delite s številom vseh poslanih dokumentov in pomnožite s 100. Primer: poslali ste 500 dokumentov, 25 pa ste jih morali popraviti in poslati še enkrat – stopnja popravkov je 5 %.

Marsikatero napako je mogoče preprečiti že pri pripravi dokumenta. Za podatke, ki jih nimate in jih lahko podpisnik izpolni sam (naslov, datum, davčno številko ali potrditev določene izbire), uporabite interaktivna vnosna polja . Tako je manj verjetno, da boste nazaj dobili podpisan, a nepopolno ali napačno izpolnjen dokument.

7. Čas od podpisa do naslednjega poslovnega koraka

Morda je to najzanimivejši med vsemi sedmimi KPI-ji – pokaže vam, ali ste izboljšali samo podpisovanje ali dejansko tudi poslovanje.

Kako dolgo je trajalo od podpisa dokumenta do začetka projekta, aktivacije storitve, vključitve zaposlenega v sistem, dostave izdelka ali izdaje računa?

Ta čas je v osnovi še pomembnejši od časa, porabljenega za pridobitev podpisa.

Naj še enkrat poudarimo, da elektronski podpis ni cilj, ampak vmesni člen med dvema poslovnima dogodkoma. Prav zato je ta kazalnik najtesneje povezan z razlogom, zaradi katerega ste e-podpisovanje sploh uvedli: s hitrejšim sklepanjem poslov, hitrejšim zaposlovanjem in hitrejšim zaračunavanjem.

Vseh 7 KPI-jev na enem mestu

Kje začeti: izberite dva do tri KPI-je

Ne pričakujemo, da boste pograbili vse KPI-je in merili vse povprek. Začnite raje z dvema ali tremi KPI-ji, ki so neposredno povezani z razlogom, zakaj ste uvedli e-podpisovanje.

• Če je vaš glavni izziv počasnost, merite čas do podpisa in delež podpisov znotraj ciljnega časa.
• Če vam največ preglavic povzroča administracija, merite količino ročnega dela na dokument in število poslanih opomnikov.
• Če vam sive lase povzročajo napake, merite delež popravkov oziroma ponovno začetih postopkov.
• Če želite izboljšati prodajo, merite čas od potrditve ponudbe do podpisane pogodbe in nato čas od podpisa do začetka izvedbe.
• Če bi radi učinkovitejši HR, merite čas od sprejetja ponudbe za zaposlitev do podpisane dokumentacije.

KPI-ji naj bodo neposredno povezani s točno določenimi poslovnimi izzivi, sicer bodo postali samo dodatne številke.

Kako je videti, ko se to izplača, kaže primer A1 Slovenija: po prehodu na e-podpisovanje so izračunali, da prihranijo več kot 20 ton papirja na leto , prihranke časa zaposlenih pa merijo v dnevih. Preverite še druge zgodbe o uspehu naših strank .

Zaključek: merite, da izboljšate

Uspeh uvedbe elektronskega podpisovanja lahko na površini zelo enostavno ocenite: koliko dokumentov smo ustvarili, koliko uporabnikov imamo, koliko podpisov smo pridobili?

Še veliko zanimivejša vprašanja pa so:

• Koliko hitreje se je to zgodilo?
• Koliko je bilo manj ročnega dela?
• Koliko se je zmanjšalo število napak?
• In koliko hitreje se je zaradi podpisa zgodilo tisto, zaradi česar smo dokument in podpis sploh potrebovali?

Tu se pokaže prava učinkovitost e-podpisovanja, največji dokaz dodane vrednosti e-podpisovanja za vaš posel pa ne bo prišel iz našega marketinškega oddelka, ampak iz vaših podatkov.

Pred uvedbo e-podpisovanja izmerite stanje, nato pa izberite dva ali tri KPI-je. Po nekaj mesecih meritve ponovite. Morda boste ugotovili:

• da dokumente podpisujete dvakrat hitreje,
• da zaposleni vsak mesec prihranijo desetine ur,
• da imate manj napak,
• da se projekti začnejo hitreje,
• in da prvič dejansko veste, koliko denarja vam je požrl stari način podpisovanja.

BetrSign lahko 30 dni brezplačno preizkušate na svojih dokumentih in procesih. To je tudi odlična priložnost (in hkrati dovolj časa), da že na začetku določite svoje izhodiščno stanje in preverite številke.

Če bi radi vedeli več, rezervirajte predstavitev z našim strokovnjakom, ki vam bo z veseljem odgovoril na morebitna vprašanja ali pa vam bo storitev e-podpisovanja predstavil iz prve roke. Če se šele odločate med ponudniki, primerjavo najdete v zapisu DocuSign ali BetrSign .

Pogosta vprašanja o merjenju učinkovitosti e-podpisovanja

Kateri KPI je najpomembnejši pri e-podpisovanju?

Za večino podjetij je najboljši začetni KPI povprečni čas od pošiljanja dokumenta do pridobljenega podpisa. Ni ga težko razumeti in na prvo žogo vam pokaže, ali se je podpisni proces skrajšal.

Koliko KPI-jev naj podjetje spremlja?

Za začetek običajno zadoščata dva do trije. Izberite jih glede na problem, ki ga rešujete. Če je vaš cilj zmanjšati čakanje na podpis, spremljajte čas, potreben da se podpisan dokument vrne. Če želite manj papirologije, spremljajte čas ročnega dela in število poslanih opomnikov.

Kje dobim podatke za merjenje teh KPI-jev?

Del podatkov nastane samodejno v storitvi e-podpisovanja: statusi dokumentov, revizijska sled in poslani opomniki. Druge, na primer čas, ki ga zaposleni porabijo za pripravo dokumenta, ali čas od podpisa do naslednjega poslovnega koraka, boste spremljali sami – v preglednici ali v sistemu, iz katerega dokument izvira.

Kako dolgo moramo zbirati podatke pred primerjavo?

Obdobje mora biti dovolj dolgo, da zajame reprezentativen vzorec vaših običajnih dokumentov. Pri večjem številu podpisnih postopkov je lahko dovolj nekaj tednov, pri manjšem obsegu pa bo smiselno daljše obdobje. Pomembno je predvsem, da primerjate podobne vrste dokumentov in podobna poslovna obdobja.

Kaj je dober povprečni čas do podpisa?

Univerzalne številke ni. Edina primerjava, ki zares šteje, je vaše izhodiščno stanje pred uvedbo, in to po vrstah dokumentov: NDA se praviloma podpiše hitreje kot kompleksna B2B pogodba. Namesto splošnega cilja si zato postavite svojega – na primer skrajšanje povprečnega časa do podpisa za polovico v prvem letu.

Ali je število elektronsko podpisanih dokumentov dober KPI?

Je, če vas zanima podatek o uporabi, vendar sam po sebi ne dokazuje učinkovitosti. Več podpisanih dokumentov ne pomeni nujno hitrejšega ali boljšega procesa. Zato ga kombinirajte s časom pridobitve podpisa, deležem zaključenih postopkov, količino ročnega dela in drugimi kazalniki.

Kako lahko merimo prihranek časa?

Najprej ocenite, koliko aktivnega časa zaposleni porabijo za en dokument: tiskanje, pošiljanje, preverjanje statusa, opominjanje, skeniranje in shranjevanje. Nato enako izmerite pri e-podpisovanju in razliko pomnožite s številom dokumentov.

Ali lahko s KPI-ji izračunamo tudi ROI e-podpisovanja?

Da. Zlasti čas administrativnega dela lahko pretvorite v strošek dela, dodate stroške papirja, tiskanja, pošte in druge neposredne stroške ter rezultat primerjate s stroškom storitve e-podpisovanja (cene najdete na strani Paketi ). Pri tem je smiselno, da upoštevate tudi širše poslovne učinke hitrejšega zaključevanja procesov.