Digitalni podpis vs. skeniran podpis: v čem je razlika?
Čas branja: 10
Blogs
Skeniran podpis je morda videti kot pravi podpis, vendar ne nudi enake varnosti, sledljivosti in celovitosti dokumenta kot pravi digitalni podpis.
Najprej razčistimo eno osnovno stvar: skeniran podpis ni isto kot digitalni podpis.
Na strani sta si morda videti podobna in skeniran podpis lahko deluje celo uradno, še posebej, če lepo sedi na dnu PDF dokumenta. Toda v digitalnem svetu sta dokument, ki je videti podpisan, in dokument, ki je varno podpisan, dve zelo različni stvari.
Skeniran podpis je običajno samo slika lastnoročnega podpisa. Podpišete se na list papirja, podpis poskenirate, ga obrežete in prilepite v dokument.
Preprosto? Vsekakor. Varno? Ne ravno.
Pravi elektronski podpis, še posebej, kadar je ustvarjen prek varne storitve e-podpisovanja, naredi veliko več kot to, da na dokument postavi vizualno oznako. Pomaga dokazati, kdo je podpisal, kdaj je podpisal, kako je podpisal in ali se je dokument po podpisu kakorkoli spremenil.
In tukaj se začne prava razlika.
Kaj je skeniran podpis?
Skeniran podpis je digitalna slika lastnoročnega podpisa.
V praksi je postopek običajno tak:
Podpišete se na papir.
Papir poskenirate ali fotografirate.
Podpis shranite kot sliko.
Sliko prilepite v Word dokument, PDF, pogodbo, obrazec ali dogovor.
Na pogled je dokument zdaj podpisan. Ampak ravno to je tudi težava, večinoma je samo videti podpisan.
Skeniran podpis je enostavno kopirati, prilepiti, ponovno uporabiti in prestaviti iz enega dokumenta v drugega. Če nekdo dokument po dodajanju podpisa spremeni, slika podpisa tega ne bo samodejno zaznala.
To pomeni, da lahko skeniran podpis v nekaterih manj tveganih situacijah izkazuje namen, odvisno od konteksta in dodatnih dokazov. Sam po sebi pa ne zagotavlja močnega dokaza identitete, celovitosti dokumenta ali sledljivosti postopka podpisovanja.
Z drugimi besedami, skeniran podpis lahko pove:
»Nekdo je sem prilepil sliko podpisa.«
Ne pove pa zanesljivo:
»Ta oseba je varno podpisala točno ta dokument ob točno tem času, dokument pa se od takrat ni spremenil.«
Ta razlika je pomembna.
Kaj je digitalni podpis?
Digitalni podpis ni samo vizualna oznaka. Je varen tehnični mehanizem, ki pomaga zaščititi pristnost in celovitost digitalnega dokumenta.
Tehnično gledano digitalni podpis uporablja kriptografijo. Ustvari se edinstven digitalni prstni odtis dokumenta, pogosto s postopkom zgoščevanja oziroma 'hashiranja'. Če se dokument po podpisu spremeni, tudi samo za en znak, se spremeni tudi njegov digitalni prstni odtis.
To pomeni, da se podpis ne ujema več z dokumentom. Prav v tem je moč digitalnega podpisa. Ni zgolj postavljen na dokument, ampak je povezan z njegovo vsebino.
To je tudi ena ključnih idej naprednega elektronskega podpisa po uredbi eIDAS. Člen 26 določa, da mora biti napredni elektronski podpis enolično povezan s podpisnikom, omogočati identifikacijo podpisnika, biti ustvarjen s podatki, ki jih podpisnik z visoko stopnjo zaupanja uporablja izključno pod svojim nadzorom, ter biti povezan s podpisanimi podatki tako, da je mogoče zaznati vsako naknadno spremembo podatkov. Podobne izraze najdete tudi v slovenskem pojmovniku SI-TRUST.
Kot pojasnjuje NIST, digitalni podpisi pomagajo zagotavljati avtentikacijo izvora, celovitost podatkov in podporo verodostojnosti podpisa.
To pomeni, da pomagajo odgovoriti na tri zelo pomembna vprašanja:
Kdo je podpisal?
Ali se je dokument spremenil?
Ali lahko podpisnik kasneje verodostojno zanika podpis?
Skeniran podpis ima težave z vsemi tremi.
To seveda ne pomeni, da vsak dokument potrebuje najvišjo raven elektronskega podpisa. A eIDAS tudi tukaj postavi pomembno razliko: kvalificirani elektronski podpis ima enakovreden pravni učinek kot lastnoročni podpis, elektronskemu podpisu pa se ne sme odvzeti pravnega učinka ali dopustnosti kot dokaz samo zato, ker je v elektronski obliki oziroma ker ne izpolnjuje zahtev za kvalificirani elektronski podpis.
Ta razlika je pomembna pri odločitvi, koliko pravne in dokazne moči dokument zares potrebuje.
Skeniran podpis je slika.
Digitalni podpis je dokaz.
Skeniran podpis lahko poskrbi, da je dokument videti podpisan.
Digitalni podpis lahko pomaga dokazati, da je bil dokument varno podpisan, da ga je podpisala prava oseba in da se po podpisu ni spremenil.
Ta razlika je pomembna pri pogodbah, kadrovskih dokumentih, finančnih dogovorih, NDA dokumentih, nabavnih odobritvah, soglasjih, internih pravilnikih in drugih dokumentih, kjer zaupanje ni samo prijeten dodatek, ampak nujen pogoj.
Zato varno e-podpisovanje ne temelji samo na vizualnem podpisu, ampak na preverjanju identitete, celovitosti dokumenta, kriptografski zaščiti in celotnem zapisu postopka podpisovanja.
Temu zapisu rečemo revizijska sled. In ko razumete revizijsko sled, začnejo skenirani podpisi delovati precej tanko.
Zakaj je revizijska sled pomembna?
V papirnem svetu zaupanje pogosto temelji na kontekstu. Nekoga vidite podpisati. Veste, kje je potekal sestanek. Morda imate priče. Morda celo prepoznate pisavo.
V digitalnem svetu je treba ta kontekst ustvariti drugače.
Zato varne storitve e-podpisovanja beležijo postopek podpisovanja. Dobra revizijska sled lahko pokaže, kdo je odprl dokument, kdaj ga je odprl, kako je do njega dostopal, katera metoda preverjanja je bila uporabljena, kdaj ga je podpisal in ali se je med postopkom karkoli spremenilo.
To postane še posebej pomembno, če pride do spora. Če nekdo kasneje reče: »Tega nisem podpisal,« slika podpisa nima prav veliko za povedati, varen elektronski podpis pa ima.
Tukaj se pokaže še ena velika razlika. Pri skeniranem podpisu se preverjanje identitete običajno zgodi zunaj dokumenta. Morda osebo poznate, morda je dokument poslala s svojega e-naslova ali pa preprosto zaupate procesu okoli dokumenta.
Pri dokumentih z zelo nizkim tveganjem je to morda dovolj. Pri poslovno pomembnih dokumentih pa »morda« ni ravno strategija.
Z varno storitvijo e-podpisovanja lahko določite, kako se podpisnik identificira, preden dostopa do dokumenta in ga podpiše. To lahko vključuje preverjanje prek e-pošte, enkratna gesla, večfaktorsko avtentikacijo, digitalna potrdila ali druge metode, odvisno od zahtevane ravni zaupanja.
Torej ne sprašujete več samo:
»Ali je na dokumentu podpis?«
Sprašujete:
»Ali je pravi človek podpisal pravi dokument na pravi način?«
Skeniran podpis je lahko sprejemljiv v nekaterih poslovnih situacijah, predvsem kadar je tveganje nizko, se stranki že poznata in obstaja dovolj dodatnih dokazov o namenu podpisa.
Toda sprejemljivost ni isto kot močna dokazna vrednost.
Pri pomembnih dokumentih lahko zanašanje samo na skeniran podpis ustvari nepotrebno tveganje. Če pride do spora, boste morda morali dokazovati, kdo je podpisal, ali je podpisnik res želel podpisati, ali je podpisana različica dokumenta končna in ali se je dokument po podpisu spremenil.
Tukaj vam varno e-podpisovanje daje precej močnejšo osnovo.
V EU elektronske podpise ureja uredba eIDAS, ki prepoznava različne ravni elektronskih podpisov. Prava raven je odvisna od vrste dokumenta, pravnih zahtev in povezanega tveganja.
Ne potrebuje vsak dokument najvišje ravni elektronskega podpisa. Pomembni dokumenti pa si zaslužijo več kot prilepljeno sliko.
Ali je lastnoročni elektronski podpis isto kot skeniran podpis?
Ne. To je še ena pogosta napaka.
Lastnoročni elektronski podpis, na primer podpis na podpisni tablici ali zaslonu, je lahko del varnega elektronskega podpisnega postopka. Na videz je lahko podoben lastnoročnemu podpisu, vendar lahko postopek za njim vključuje preverjanje identitete, zaščito dokumenta, revizijsko sled in varno dostavo podpisanega dokumenta.
Skeniran podpis je običajno samo statična slika.
V okoljih s fizičnim stikom s strankami, na primer v bankah, zavarovalnicah, poslovalnicah telekomunikacijskih ponudnikov, trgovinah, zdravstvu, logistiki in drugih poslovnih okoljih, lastnoročni elektronski podpis ohrani naraven občutek podpisovanja, hkrati pa odstrani papirni ovinek.
Zakaj se podjetja ne bi smela zanašati na skenirane podpise
Skenirani podpisi pogosto delujejo kot bližnjica, a marsikatera bližnjica se hitro spremeni v dolgoročen procesni problem. Zakaj? Ker:
ustvarjajo podvojene datoteke,
otežujejo nadzor nad različicami dokumentov,
temeljijo na ročnem pošiljanju, skeniranju, shranjevanju in lovljenju podpisnikov,
puščajo prostor za manjkajoče podpise in spremembe dokumentov,
ne zagotavljajo zanesljive revizijske sledi,
pravne in skladnostne ekipe spravljajo v tiho nelagodje.
In bodimo iskreni, »natisni, podpiši, poskeniraj, prilepi, pošlji, preimenuj, shrani, upaj« ni ravno vrhunec sodobne poslovne učinkovitosti.
Če vaša ekipa obravnava pogodbe, kadrovske dokumente, nabavne odobritve, NDA dokumente, prodajne pogodbe, obrazce za stranke ali interne pravilnike, je prehod s skeniranih podpisov na varno e-podpisovanje eden najpreprostejših načinov za ureditev procesa.
Je tudi eden najpreprostejših poslovnih procesov, ki jih lahko digitalizirate najprej.
Kaj vam varno e-podpisovanje omogoča namesto tega?
Dobra storitev e-podpisovanja vam ne ponudi samo polja za podpis, ampak nadzorovano podpisno okolje.
Z BetrSign lahko pripravite dokument, izberete podpisnike, določite ustrezne načine prijave in podpisa, postavite podpisna polja, pošljete dokument, spremljate njegov status in po zaključku prejmete podpisano različico.
Podpisniku ni treba ničesar tiskati, vam ga ni treba ročno loviti, dokumentu pa ni treba potovati skozi skenerje, e-poštne nabiralnike, mape in ugibanja.
In vsak korak je zabeležen.
To je povsem drugačna izkušnja kot lepljenje slike podpisa na PDF. Je hitrejša, čistejša, bolj sledljiva in veliko lažja za upravljanje v večjem obsegu.
