Prvo razjasnimo osnovno: skenirani potpis nije isto što i digitalni potpis.
Na stranici mogu izgledati slično, a skenirani potpis može djelovati čak i službeno, osobito kada uredno stoji na dnu PDF dokumenta. No u digitalnom svijetu dokument koji izgleda potpisano i dokument koji je sigurno potpisan dvije su vrlo različite stvari.
Skenirani potpis obično je samo slika vlastoručnog potpisa. Potpišete se na papir, skenirate potpis, izrežete ga i zalijepite u dokument.
Jednostavno? Naravno.
Sigurno? Ne baš.
Pravi elektronički potpis, osobito kada je izrađen putem sigurne usluge e-potpisivanja, čini mnogo više od postavljanja vizualne oznake na dokument. Pomaže dokazati tko je potpisao, kada je potpisao, kako je potpisao i je li se dokument nakon potpisivanja promijenio.
I tu počinje prava razlika.
Skenirani potpis je digitalna slika vlastoručnog potpisa.
U praksi to obično izgleda ovako:
Potpišete se na papir.
Papir skenirate ili fotografirate.
Potpis spremite kao sliku.
Sliku zalijepite u Word dokument, PDF, ugovor, obrazac ili sporazum.
Vizualno, dokument sada izgleda potpisano. Ali upravo je to i problem, uglavnom samo izgleda potpisano.
Skenirani potpis lako je kopirati, zalijepiti, ponovno upotrijebiti i premjestiti iz jednog dokumenta u drugi. Ako netko promijeni dokument nakon što je potpis dodan, slika potpisa to neće automatski otkriti.
To znači da skenirani potpis u nekim situacijama niskog rizika može pokazivati namjeru, ovisno o kontekstu i dodatnim dokazima. No sam po sebi ne pruža snažan dokaz identiteta, cjelovitosti dokumenta ili sljedivosti postupka potpisivanja.
Drugim riječima, može reći:
„Netko je ovdje zalijepio sliku potpisa.”
No ne može pouzdano reći:
„Ova je osoba sigurno potpisala upravo ovaj dokument u točno to vrijeme, a dokument se od tada nije promijenio.”
Ta razlika je važna.
Digitalni potpis nije samo vizualna oznaka. To je siguran tehnički mehanizam koji se koristi za zaštitu autentičnosti i cjelovitosti digitalnog dokumenta.
Tehnički gledano, digitalni potpis koristi kriptografiju. Stvara se jedinstveni digitalni otisak dokumenta, često postupkom hashiranja. Ako se dokument nakon potpisivanja promijeni, čak i za jedan znak, mijenja se i njegov digitalni otisak.
To znači da se potpis više ne podudara s dokumentom. Upravo je u tome snaga digitalnog potpisa. On nije samo postavljen na dokument, nego je povezan s njegovim sadržajem.
To je i jedna od ključnih ideja naprednog elektroničkog potpisa prema Uredbi eIDAS. Prema članku 26., napredni elektronički potpis mora biti na nedvojben način povezan s potpisnikom, omogućavati identificiranje potpisnika, biti izrađen korištenjem podataka za izradu elektroničkog potpisa koje potpisnik može uz visoku razinu pouzdanja koristiti pod svojom isključivom kontrolom te biti povezan s potpisanim podacima tako da se može otkriti svaka naknadna izmjena podataka. Portal gov.hr dodatno pojašnjava razlike između naprednog i kvalificiranog elektroničkog potpisa u kontekstu usluga povjerenja.
Kao što objašnjava NIST, digitalni potpisi pomažu osigurati autentikaciju izvora, cjelovitost podataka i podršku za neporecivost potpisa.
Jednostavnije rečeno, pomažu odgovoriti na tri vrlo važna pitanja:
Tko je potpisao?
Je li se dokument promijenio?
Može li potpisnik kasnije vjerodostojno zanijekati potpis?
Skenirani potpis ima problem sa sva tri pitanja.
To ne znači da svaki dokument treba najvišu razinu elektroničkog potpisa. No eIDAS i ovdje postavlja važnu razliku: kvalificirani elektronički potpis ima jednak pravni učinak kao vlastoručni potpis, dok se elektroničkom potpisu ne smije uskratiti pravni učinak ili dopuštenost kao dokaza samo zato što je u elektroničkom obliku ili zato što ne ispunjava zahtjeve za kvalificirani elektronički potpis.
Ta je razlika važna kada odlučujete koliko pravne i dokazne snage određeni dokument zaista treba.
Ako želite dublje ući u sigurnosnu stranu teme, o tome smo pisali u članku Kako mogu znati da je elektronički potpis siguran?.
Najlakše je razliku razumjeti ovako:
Skenirani potpis je slika.
Digitalni potpis je dokaz.
Skenirani potpis može učiniti da dokument izgleda potpisano.
Digitalni potpis može pomoći dokazati da je dokument sigurno potpisala prava osoba i da se nakon potpisivanja nije promijenio.
Ta razlika je važna za ugovore, HR dokumente, financijske sporazume, NDA ugovore, odobrenja u nabavi, suglasnosti, interne pravilnike i druge dokumente kod kojih povjerenje nije samo lijep dodatak, nego uvjet.
Zato sigurno e-potpisivanje ne ovisi samo o vizualnom potpisu, nego o provjeri identiteta, cjelovitosti dokumenta, kriptografskoj zaštiti i potpunom zapisu postupka potpisivanja.
Taj zapis nazivamo revizijski trag. A kada shvatite što revizijski trag donosi, skenirani potpisi počinju izgledati prilično tanko.
U papirnatom svijetu povjerenje često proizlazi iz konteksta. Vidite osobu kako potpisuje, znate gdje se sastanak dogodio, možda imate svjedoke, a možda čak i prepoznajete rukopis.
U digitalnom svijetu taj se kontekst mora stvoriti na drugačiji način.
Zato sigurne usluge e-potpisivanja bilježe postupak potpisivanja. Dobar revizijski trag može pokazati tko je otvorio dokument, kada ga je otvorio, kako mu je pristupio, koja je metoda provjere korištena, kada ga je potpisao i je li se tijekom postupka nešto promijenilo.
To postaje osobito važno ako dođe do spora. Ako netko kasnije kaže: „Nisam to potpisao”, zalijepljena slika potpisa nema puno toga za reći. Siguran elektronički potpis ima.
Više o tome pisali smo u članku Što ako potpisnik zaniječe e-potpis?, ali poanta je jednostavna: što je snažniji postupak iza potpisa, to je snažniji dokaz.
Ovdje se vidi još jedna velika razlika. Kod skeniranog potpisa provjera identiteta obično se događa izvan samog dokumenta. Možda poznajete osobu, možda je dokument poslala sa svoje e-mail adrese ili jednostavno vjerujete procesu oko dokumenta.
Za dokumente vrlo niskog rizika to može biti dovoljno. No kod poslovno važnih dokumenata „možda” nije baš strategija.
Uz sigurnu uslugu e-potpisivanja možete odrediti kako se potpisnik identificira prije nego što pristupi dokumentu i potpiše ga. To može uključivati provjeru putem e-maila, jednokratne lozinke, višefaktorsku autentikaciju, digitalne certifikate ili druge metode, ovisno o potrebnoj razini pouzdanosti.
Tada više ne pitate samo:
„Postoji li potpis na dokumentu?”
Pitate:
„Je li prava osoba potpisala pravi dokument na pravi način?”
Što je puno bolje pitanje. Više o tome pročitajte u članku Kako mogu znati da je na drugoj strani stvarno pravi potpisnik?.
Iskren odgovor: ovisi.
Skenirani potpis može biti prihvatljiv u nekim poslovnim situacijama, osobito kada je rizik nizak, strane se već poznaju i postoji dovoljno dodatnih dokaza o namjeri potpisivanja.
No prihvatljivost nije isto što i snažna dokazna vrijednost.
Kod važnih dokumenata oslanjanje samo na skenirani potpis može stvoriti nepotreban rizik. Ako dođe do spora, možda ćete morati dokazivati tko je potpisao, je li osoba zaista namjeravala potpisati, je li potpisana verzija dokumenta konačna i je li se dokument nakon potpisivanja promijenio.
Tu vam sigurno e-potpisivanje daje mnogo čvršću osnovu.
U EU elektroničke potpise uređuje Uredba eIDAS, koja prepoznaje različite razine elektroničkih potpisa. Prava razina ovisi o vrsti dokumenta, pravnim zahtjevima i povezanom riziku.
Za praktičan pregled pročitajte Elektronički potpis za svaku priliku? ili Vrste e-potpisa objašnjene.
Ne treba svaki dokument najvišu razinu elektroničkog potpisa. Ali važni dokumenti zaslužuju više od zalijepljene slike.
Ne. To je još jedna česta zabuna.
Vlastoručni elektronički potpis, primjerice potpisivanje na potpisnoj pločici ili tabletu, može biti dio sigurnog elektroničkog postupka potpisivanja. Vizualno može nalikovati vlastoručnom potpisu, ali postupak iza njega može uključivati provjeru identiteta, zaštitu dokumenta, revizijski trag i sigurnu dostavu potpisanog dokumenta.
Skenirani potpis obično je samo statična slika, kao što smo već ustanovili.
U okruženjima s fizičkim kontaktom s klijentima, primjerice u bankama, osiguravajućim društvima, poslovnicama telekomunikacijskih operatera, trgovinama, zdravstvu, logistici i drugim poslovnim okruženjima, vlastoručni elektronički potpisi mogu zadržati prirodan osjećaj potpisivanja, a pritom ukloniti papirnati zaobilazni put.
O tom primjeru uporabe pisali smo u članku Prednosti vlastoručnog elektroničkog potpisa.
Skenirani potpisi često djeluju kao prečac, ali mnogi se prečaci s vremenom pretvore u dugoročan procesni problem. Zašto? Zato što:
I budimo iskreni, „ispiši, potpiši, skeniraj, zalijepi, pošalji, preimenuj, spremi, nadaj se” nije baš vrhunac moderne poslovne učinkovitosti.
Ako vaš tim radi s ugovorima, HR dokumentima, odobrenjima u nabavi, NDA ugovorima, prodajnim ugovorima, obrascima za klijente ili internim pravilnicima, prelazak sa skeniranih potpisa na sigurno e-potpisivanje jedan je od najjednostavnijih načina da uredite proces.
To je ujedno i jedan od najjednostavnijih poslovnih procesa koje možete prvo digitalizirati.
Više o poslovnom učinku pročitajte u člancima Klikovi umjesto papirnog kaosa: pojednostavite upravljanje dokumentima u 24 sata, E-potpisivanje PDF-a: veliki korak naprijed u upravljanju dokumentima i 7 skrivenih troškova papirologije i kako ih izbjeći uz e-potpisivanje.
Dobra usluga e-potpisivanja ne daje vam samo polje za potpis, nego kontrolirano okruženje za potpisivanje.
Uz BetrSign možete pripremiti dokument, odabrati potpisnike, definirati odgovarajuće načine prijave i potpisivanja, postaviti potpisna polja, poslati dokument, pratiti njegov status i po završetku primiti potpisanu verziju.
Potpisnik ne mora ništa ispisivati, vi ga ne morate ručno podsjećati, a dokument ne mora putovati kroz skenere, e-mail pretince, mape i nagađanja.
I svaki je korak zabilježen.
To je potpuno drugačije iskustvo od lijepljenja slike potpisa na PDF. Brže je, čišće, sljedivije i mnogo lakše za upravljanje u većem opsegu.
Za brz pregled postupka pročitajte Samo par klikova do elektroničkog potpisa. Za širi poslovni argument pročitajte i E-potpis je jednostavno bolji.
Dakle, sljedeći put kada vam netko kaže: „Samo skeniraj potpis i zalijepi ga u dokument”, možete se pristojno nasmiješiti i odgovoriti:
Blizu, ali ne baš.
Besplatno isprobajte BetrSign ili rezervirajte demo i pogledajte kako sigurno e-potpisivanje izgleda u praksi.
