No tradicionalni procesi na papiru sa sobom nose skrivene troškove koji vam tiho grickaju dobit — kašnjenja, rasipanje resursa, izgubljene prilike…
U nastavku se fokusiramo na sedam takvih troškova koje možete izbjeći prelaskom na elektroničko potpisivanje.
Svi znamo koliko vremena može oduzeti potraga za potpisnicima — već unutar tvrtke, a još više kad je potpisnik u drugom gradu, državi ili čak na drugom kontinentu.
Printanje, slanje, skeniranje, čekanje... Nema dovoljno spore glazbe za takav ples. Proći će dani ili tjedni prije nego što se dokument odobri ili dogovor zaključi.
E-potpisivanje cijeli taj proces značajno ubrzava — potpis možete dobiti u svega nekoliko minuta, a potpisnik dokument može potpisati s mobilnog uređaja koji mu je uvijek pri ruci. Bez printanja, bez trčanja i bez odgađanja.
Printeri, toneri, papir, omotnice, poštanske marke... Svaka pojedina stavka nije skupa, ali zajedno se lako nagomilaju u stotine, pa i tisuće eura godišnje.
E-potpisivanje je digitalno, što znači brže, čišće i učinkovitije procese bez papirnate logistike.
Papir zauzima prostor — ladice, ormari, kutije, skladišta. Zauzima i vrijeme i novac, a kad zatrebate baš onaj jedan dokument? Sretno s traženjem.
Dokumenti koje potpisujete elektronički lako se arhiviraju i pretražuju. Umjesto kopanja po registratorima, dovoljno je nekoliko klikova i dokument je tu, uvijek dostupan kad vam zatreba.
Papirnati dokument lako se zagubi ili zakopa ispod hrpe drugih. Možete pogriješiti datum, zaboraviti polje za potpis, slučajno poslati stariju verziju dokumenta…
E-potpisne platforme omogućuju da se takve pogreške svedu na minimum. Obavezna polja ne možete preskočiti, a sustav vas vodi kroz cijeli proces. Uz automatske podsjetnike, svaki potpis dolazi na svoje mjesto.
Papirnate dokumente teško je pratiti, još teže osigurati, a najteže dokazati. Ako dokument nestane ili nije jasno tko je što i kada potpisao, pravni problemi su na vidiku.
E-potpisivanje u sebi ima ugrađen revizijski trag — svaki dokument ima potpunu evidenciju radnji i elektronički pečat koji jamči pravnu valjanost .
Od potpisnika tražiti da dokument isprinta, potpiše, skenira i pošalje natrag? Zvuči kao nešto iz prošlog stoljeća.
S e-potpisivanjem korisniku omogućujete da potpiše dokument s bilo kojeg uređaja, kad god mu odgovara. Bez instalacija, bez ispisa, bez zapreka. Takvo iskustvo ostavlja pozitivan dojam o vašoj tvrtki ili brendu.
Što duže traje potpisivanje ugovora, veće su šanse da interes oslabi ili da konkurencija uleti prije vas. Spori procesi vas mogu koštati poslova koje niste ni znali da ste izgubili.
S e-potpisivanjem prilike ne čekaju — dokumente možete poslati i primiti potpisane u istom danu. I to može napraviti razliku između “Javit ćemo se” i “Idemo!”
Papirologija možda izgleda jednostavno, ali u njoj se kriju najveći gubici: vremena, novca, fokusa i poslovnih šansi. S e-potpisivanjem poslovat ćete brže, sigurnije i pametnije.
Želite vidjeti kako to izgleda u praksi? Isprobajte BetrSign besplatno 30 dana ili rezervirajte kratku prezentaciju s našim stručnjakom.
