Digitalna transformacija tema je o kojoj se govori svuda oko nas, a pojam "elektronički potpis" u tom se kontekstu često upotrebljava.
Mnoge tvrtke s ponosom objavljuju da digitaliziraju svoje administrativne procese ili da "prelaze na e-potpise", a i pojedinci rado napomenu kako su neki dokument potpisali online.
Kada je riječ o elektroničkom potpisivanju dokumenata, postoje dva pojma koja vrijedi dobro poznavati:
elektronički potpis
i
usluga e-potpisivanja
. To nije cjepidlačenje oko tehnologije — riječ je o temeljnom razumijevanju digitalnog povjerenja koje određuje hoće li vaš elektronički potpisani dokument imati izravnu dokaznu vrijednost na sudu (i je li u skladu s uredbom eIDAS).
Zaronimo dublje.
Što je elektronički potpis?
Uredba eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) definira elektronički potpis — ili e-potpis — kao skup podataka u elektroničkom obliku koji su pridodani drugim podacima u elektroničkom obliku ili su s njima logički povezani, a koje potpisnik koristi za potpisivanje.
Jednostavni elektronički potpis (SES), koji ne zahtijeva posebnu provjeru identiteta
Napredni elektronički potpis (AES), koji omogućuje provjeru identiteta potpisnika
Kvalificirani elektronički potpis (QES), koji se temelji na kombinaciji kvalificiranog digitalnog certifikata i uređaja za izradu potpisa
Odluka o tome koji e-potpis koristiti ovisi o vrsti dokumenta i povezanom poslovnom riziku. Za određene dokumente zakon propisuje upotrebu kvalificiranog elektroničkog potpisa, dok pri potpisivanju dokumenata s osobom s kojom redovito surađujete — ili koju ste prethodno autenticirali — nije nužna najviša razina pouzdanosti.
O vrstama potpisa te brojnim prednostima e-potpisa i e-potpisivanja već smo pisali na
našem blogu
(a pisat ćemo i ubuduće, stoga vas pozivamo da ga redovito pratite).
A što je usluga e-potpisivanja?
Ako je e-potpis skup podataka kojim potpisujemo elektroničke dokumente, onda je
usluga e-potpisivanja
u osnovi digitalno okruženje — sustav — u kojem se postupak potpisivanja stvarno odvija, na siguran i zakonski sukladan način.
Neki koraci u procesu pripreme i potpisivanja dokumenata tako postaju lakši, dok druge usluga e-potpisivanja u potpunosti obavlja umjesto vas. Uzmimo za primjer BetrSign® — dokument pripremite i pošaljete u četiri jednostavna koraka:
Prijavite se u portal i učitajte dokument
Odaberite potpisnike te načine prijave i potpisivanja
Pripremite dokument (dodajte polja za potpis)
Pošaljite dokument potpisnicima (s personaliziranom e-porukom i podsjetnicima za potpisivanje)
I upravo tu usluga e-potpisivanja pokazuje svoju pravu vrijednost: nakon što ste dokument poslali, usluga će u vaše ime podsjećati potpisnika da vaš dokument čeka na potpis. U međuvremenu uvijek možete provjeriti u kojoj je fazi dokument — ili se jednostavno posvetiti stvarima koje su važnije za vaše poslovanje.
BetrSign nudi čitav niz funkcionalnosti koje poboljšavaju iskustvu vaših suradnika, partnera, klijenata - i vas samih:
Šaljite neograničen broj dokumenata
Postavite predloške za dokumente koje često koristite i svaki put ih jednostavno prilagodite
Lako pregledavajte, organizirajte i upravljajte kontaktima
Trebate dodatne podatke od potpisnika? Dodajte interaktivna polja u dokument koja mogu brzo i jednostavno ispuniti
Imate dokument koji treba potpisati 100 potpisnika? Ne morate ga slati 100 puta — masovno slanje omogućuje vam da ga jednom pošaljete na 100 e-adresa
Za svaki dokument možete odrediti i potpisnike i primatelje koji ne moraju potpisati, ali imaju relevantnu ulogu u procesu potpisivanja
Personalizirana poruka u e-mailu i podsjetniku može ubrzati dobivanje potpisa na vašem dokumentu
Svoje okruženje i komunikaciju možete opremiti logotipom i bojama svog brenda
Ako se negdje zaglavite, prijazna podrška uvijek vam je na raspolaganju
Nakon što kliknete "Pošalji dokument", BetrSign preuzima brigu o njemu — prije odobravanja
pristupa dokumentu
provjerit će identitet potpisnika, a kada bude potpisan, automatski će ga dostaviti objema stranama na e-mail.
Pobrinut će se i da nitko neovlašteno ne može mijenjati dokument, pohranit će podatke o tome tko je dokument potpisao, kada i kako (
revizijski trag
) te ga na kraju "zapečatiti" elektroničkim žigom koji jamči njegovu nepromjenjivost i autentičnost.
Uslugu e-potpisivanja možete zamisliti kao pouzdanog digitalnog javnog bilježnika — onoga koji osigurava besprijekoran proces potpisivanja od početka do kraja.
Dakle, što mi zapravo treba?
E-potpis je skup elektroničkih podataka koji "pričvrstimo" na dokument kako bismo formalizirali dogovor. Taj postupak odvija se unutar digitalnog ekosustava koji potpisivanje čini sigurnim i zakonski sukladnim, a to je usluga e-potpisivanja. Ako se u vašem poslovanju susrećete s velikom količinom dokumentacije i neprestano tražite potpise, usluga e-potpisivanja upravo je ono što vam treba.
BetrSign vam s jedne strane jamči potpunu zakonsku sukladnost i sigurnost, a s druge strane izvrsno korisničko iskustvo — automatski preuzima brojne aktivnosti koje bi vam inače nepotrebno oduzimale vrijeme.
Pregledajte pakete
i istražite funkcionalnosti koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom.
