Prvo da razjasnimo osnovno: skenirani potpis nije isto što i digitalni potpis.
Na stranici mogu izgledati slično, a skenirani potpis može delovati čak i službeno, posebno kada uredno stoji na dnu PDF dokumenta. Ali u digitalnom svetu dokument koji izgleda potpisano i dokument koji je sigurno potpisan dve su vrlo različite stvari.
Skenirani potpis obično je samo slika vlastoručnog potpisa. Potpišete se na papir, skenirate potpis, izrežete ga i zalepite u dokument.
Jednostavno? Naravno.
Sigurno? Ne baš.
Pravi elektronski potpis, posebno kada je napravljen putem sigurne usluge e-potpisivanja, radi mnogo više od postavljanja vizuelne oznake na dokument. Pomaže da se dokaže ko je potpisao, kada je potpisao, kako je potpisao i da li se dokument nakon potpisivanja promenio.
I tu počinje prava razlika.
Skenirani potpis je digitalna slika vlastoručnog potpisa.
U praksi to obično izgleda ovako:
Potpišete se na papir.
Papir skenirate ili fotografišete.
Potpis sačuvate kao sliku.
Sliku zalepite u Word dokument, PDF, ugovor, obrazac ili sporazum.
Vizuelno, dokument sada izgleda potpisano. Ali upravo je to i problem, uglavnom samo izgleda potpisano.
Skenirani potpis lako je kopirati, zalepiti, ponovo upotrebiti i premestiti iz jednog dokumenta u drugi. Ako neko promeni dokument nakon što je potpis dodat, slika potpisa to neće automatski otkriti.
To znači da skenirani potpis u nekim situacijama niskog rizika može pokazivati nameru, u zavisnosti od konteksta i dodatnih dokaza. Ali sam po sebi ne pruža snažan dokaz identiteta, celovitosti dokumenta ili sledljivosti procesa potpisivanja.
Drugim rečima, može reći:
„Neko je ovde zalepio sliku potpisa.”
Ali ne može pouzdano reći:
„Ova osoba je sigurno potpisala upravo ovaj dokument u tačno ovo vreme, a dokument se od tada nije promenio.”
Ta razlika je važna.
Digitalni potpis nije samo vizuelna oznaka. To je siguran tehnički mehanizam koji se koristi za zaštitu autentičnosti i celovitosti digitalnog dokumenta.
Tehnički gledano, digitalni potpis koristi kriptografiju. Stvara se jedinstveni digitalni otisak dokumenta, često procesom heširanja. Ako se dokument nakon potpisivanja promeni, čak i za jedan znak, menja se i njegov digitalni otisak.
To znači da se potpis više ne podudara s dokumentom. Upravo u tome je snaga digitalnog potpisa. On nije samo postavljen na dokument, već je povezan sa njegovim sadržajem.
To je i jedna od ključnih ideja naprednog elektronskog potpisa prema Uredbi eIDAS. Prema članu 26, napredni elektronski potpis mora biti jedinstveno povezan sa potpisnikom, omogućavati identifikaciju potpisnika, biti izrađen korišćenjem podataka za izradu elektronskog potpisa koje potpisnik može uz visok nivo pouzdanosti koristiti pod svojom isključivom kontrolom, kao i biti povezan sa potpisanim podacima tako da se može otkriti svaka naknadna izmena podataka. Sličan okvir postoji i u Srbiji kroz Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju.
Kao što objašnjava NIST, digitalni potpisi pomažu da se obezbede autentikacija izvora, celovitost podataka i podrška za neporecivost potpisa.
Jednostavnije rečeno, pomažu da se odgovori na tri vrlo važna pitanja:
Ko je potpisao?
Da li se dokument promenio?
Može li potpisnik kasnije verodostojno da porekne potpis?
Skenirani potpis ima problem sa sva tri pitanja.
To ne znači da svaki dokument treba najviši nivo elektronskog potpisa. Ali eIDAS i ovde pravi važnu razliku: kvalifikovani elektronski potpis ima isto pravno dejstvo kao svojeručni potpis, dok se elektronskom potpisu ne sme uskratiti pravno dejstvo ili dopuštenost kao dokaza samo zato što je u elektronskom obliku ili zato što ne ispunjava uslove za kvalifikovani elektronski potpis.
Ta razlika je važna kada odlučujete koliko pravne i dokazne snage određeni dokument zaista treba.
Ako želite dublje da uđete u sigurnosnu stranu teme, o tome smo pisali u članku Kako da znam da je elektronski potpis siguran?.
Najlakše je razliku razumeti ovako:
Skenirani potpis je slika.
Digitalni potpis je dokaz.
Skenirani potpis može učiniti da dokument izgleda potpisano.
Digitalni potpis može pomoći da se dokaže da je dokument sigurno potpisala prava osoba i da se nakon potpisivanja nije promenio.
Ta razlika je važna za ugovore, HR dokumente, finansijske sporazume, NDA ugovore, odobrenja u nabavci, saglasnosti, interne pravilnike i druge dokumente kod kojih poverenje nije samo lep dodatak, već uslov.
Zato sigurno e-potpisivanje ne zavisi samo od vizuelnog potpisa, već od provere identiteta, celovitosti dokumenta, kriptografske zaštite i potpunog zapisa procesa potpisivanja.
Taj zapis nazivamo revizijski trag. A kada shvatite šta revizijski trag donosi, skenirani potpisi počinju da izgledaju prilično tanko.
U papirnom svetu poverenje često proizlazi iz konteksta. Vidite osobu kako potpisuje, znate gde se sastanak dogodio, možda imate svedoke, a možda čak i prepoznajete rukopis.
U digitalnom svetu taj kontekst mora da se stvori na drugačiji način.
Zato sigurne usluge e-potpisivanja beleže proces potpisivanja. Dobar revizijski trag može pokazati ko je otvorio dokument, kada ga je otvorio, kako mu je pristupio, koja metoda provere je korišćena, kada ga je potpisao i da li se tokom procesa nešto promenilo.
To postaje posebno važno ako dođe do spora. Ako neko kasnije kaže: „Nisam to potpisao”, zalepljena slika potpisa nema mnogo toga da kaže. Siguran elektronski potpis ima.
Više o tome pisali smo u članku Šta ako potpisnik ne prizna e-potpis?, ali poenta je jednostavna: što je snažniji proces iza potpisa, to je snažniji dokaz.
Ovde se vidi još jedna velika razlika. Kod skeniranog potpisa provera identiteta obično se dešava izvan samog dokumenta. Možda poznajete osobu, možda je dokument poslala sa svoje e-mail adrese ili jednostavno verujete procesu oko dokumenta.
Za dokumente vrlo niskog rizika to može biti dovoljno. Ali kod poslovno važnih dokumenata „možda” nije baš strategija.
Uz sigurnu uslugu e-potpisivanja možete odrediti kako se potpisnik identifikuje pre nego što pristupi dokumentu i potpiše ga. To može uključivati proveru putem e-maila, jednokratne lozinke, višefaktorsku autentifikaciju, digitalne sertifikate ili druge metode, u zavisnosti od potrebnog nivoa pouzdanosti.
Tada više ne pitate samo:
„Da li postoji potpis na dokumentu?”
Pitate:
„Da li je prava osoba potpisala pravi dokument na pravi način?”
Što je mnogo bolje pitanje. Više o tome pročitajte u članku Kako da znam da je s druge strane zaista pravi potpisnik?.
Iskren odgovor: zavisi.
Skenirani potpis može biti prihvatljiv u nekim poslovnim situacijama, posebno kada je rizik nizak, strane se već poznaju i postoji dovoljno dodatnih dokaza o nameri potpisivanja.
Ali prihvatljivost nije isto što i snažna dokazna vrednost.
Kod važnih dokumenata oslanjanje samo na skenirani potpis može stvoriti nepotreban rizik. Ako dođe do spora, možda ćete morati da dokazujete ko je potpisao, da li je osoba zaista nameravala da potpiše, da li je potpisana verzija dokumenta konačna i da li se dokument nakon potpisivanja promenio.
Tu vam sigurno e-potpisivanje daje mnogo čvršću osnovu.
U EU elektronske potpise uređuje Uredba eIDAS, koja prepoznaje različite nivoe elektronskih potpisa. Pravi nivo zavisi od vrste dokumenta, pravnih zahteva i povezanog rizika.
Za praktičan pregled pročitajte Elektronski potpis za svaku priliku? ili Vrste e-potpisa objašnjene.
Ne treba svaki dokument najviši nivo elektronskog potpisa. Ali važni dokumenti zaslužuju više od zalepljene slike.
Ne. To je još jedna česta zabuna.
Vlastoručni elektronski potpis, na primer potpisivanje na potpisnoj tabli ili tabletu, može biti deo sigurnog elektronskog procesa potpisivanja. Vizuelno može ličiti na vlastoručni potpis, ali proces iza njega može uključivati proveru identiteta, zaštitu dokumenta, revizijski trag i sigurnu dostavu potpisanog dokumenta.
Skenirani potpis obično je samo statična slika, kao što smo već ustanovili.
U okruženjima sa fizičkim kontaktom s klijentima, na primer u bankama, osiguravajućim društvima, poslovnicama telekomunikacionih operatera, prodavnicama, zdravstvu, logistici i drugim poslovnim okruženjima, vlastoručni elektronski potpisi mogu zadržati prirodan osećaj potpisivanja, a pritom ukloniti papirni zaobilazni put.
O tom primeru upotrebe pisali smo u članku Prednosti vlastoručnog elektronskog potpisivanja.
Skenirani potpisi često deluju kao prečica, ali mnoge prečice se vremenom pretvore u dugoročan procesni problem. Zašto? Zato što:
I budimo iskreni, „odštampaj, potpiši, skeniraj, zalepi, pošalji, preimenuj, sačuvaj, nadaj se” nije baš vrhunac moderne poslovne efikasnosti.
Ako vaš tim radi sa ugovorima, HR dokumentima, odobrenjima u nabavci, NDA ugovorima, prodajnim ugovorima, obrascima za klijente ili internim pravilnicima, prelazak sa skeniranih potpisa na sigurno e-potpisivanje jedan je od najjednostavnijih načina da uredite proces.
To je ujedno i jedan od najjednostavnijih poslovnih procesa koje možete prvo digitalizovati.
Više o poslovnom učinku pročitajte u člancima Klikovi umesto papirnog haosa: pojednostavite upravljanje dokumentima za 24 sata, E-potpisivanje PDF-ova: veliki skok napred u upravljanju dokumentima i 7 skrivenih troškova papirologije i kako da ih izbegnete uz e-potpisivanje.
Dobra usluga e-potpisivanja ne daje vam samo polje za potpis, već kontrolisano okruženje za potpisivanje.
Uz BetrSign možete pripremiti dokument, odabrati potpisnike, definisati odgovarajuće načine prijave i potpisivanja, postaviti potpisna polja, poslati dokument, pratiti njegov status i po završetku primiti potpisanu verziju.
Potpisnik ne mora ništa da štampa, vi ga ne morate ručno podsećati, a dokument ne mora da putuje kroz skenere, e-mail sandučiće, foldere i nagađanja.
I svaki korak je zabeležen.
To je potpuno drugačije iskustvo od lepljenja slike potpisa na PDF. Brže je, čistije, sledljivije i mnogo lakše za upravljanje u većem obimu.
Za brz pregled procesa pročitajte Samo par klikova do elektronskog potpisa. Za širi poslovni argument pročitajte i E-potpis je jednostavno bolji.
Dakle, sledeći put kada vam neko kaže: „Samo skeniraj potpis i zalepi ga u dokument”, možete se pristojno nasmešiti i odgovoriti:
Blizu, ali ne baš.
Besplatno isprobajte BetrSign ili rezervišite demo i pogledajte kako sigurno e-potpisivanje izgleda u praksi.
