Uspješnost uvođenja elektroničkog potpisivanja ne očituje se samo u tome što ga svi koriste. Važno je da se u poslovnim procesima nešto mjerljivo poboljšalo.
BetrSign je sigurna i zakonski usklađena usluga e-potpisivanja u oblaku tvrtke SETCCE, namijenjena poduzećima koja žele urediti cijeli proces, od pripreme dokumenta do pohrane potpisanog primjerka.
Odgovor na pitanje koliko su vaši poslovni procesi brži i učinkovitiji nakon uvođenja e-potpisivanja krije se u jednostavnim brojkama.
Pratite ovih sedam ključnih pokazatelja uspješnosti:
Sve brojke u nastavku služe kao ilustrativni primjeri. Ne predstavljaju rezultate mjerenja kod naših klijenata. Vaše početno stanje i rezultati bit će drukčiji.
Prije uvođenja e-potpisivanja dokument biste jednostavno ispisali i poslali klijentu. Zatim biste čekali da vam se vrati potpisan. Poslali biste e-poruku i opet čekali. Možda biste i nazvali. Pa još malo čekali. Kad bi dokument napokon stigao, stavili biste ga na skener, skenirali i pohranili.
Najviše pitanja javlja se upravo tijekom čekanja: je li potpisnik na poslu, je li u uredu, je li uopće primio dokument?
Onda ste uveli e-potpisivanje. Odlično. Dok čekate, sada se štošta može dogoditi bez vašeg angažmana: usluga potpisnicima šalje podsjetnike, a oni mogu potpisati dokument gdje god se nalazili i kad im odgovara. Tako možete znatno skratiti vrijeme potrebno za prikupljanje potpisa.
Time ubrzavate početak projekta, zapošljavanje, sklapanje prodajnog ugovora, izdavanje računa i njegovu naplatu.
Poboljšanja se mogu vidjeti i drugdje. Kad dokumenti više ne zapinju, u kraćem ih vremenu možete potpisati više i posljedično sklopiti više poslova.
Zaposlenicima koji se bave papirologijom ostaje više vremena za važnije zadatke, a prije svega za posao zbog kojeg ste ih i zaposlili.
Tu je i financijska strana priče. O tome koliko vas e-potpisivanje može stajati i koliko možete uštedjeti već smo pisali.
Ali ovaj put ne zanima nas samo novac. Zanima nas jesmo li u svojim poslovnim procesima doista učinkovitiji.
Naravno, prije uvođenja e-potpisivanja sve ste precizno izmjerili kako biste kasnije imali s čime usporediti rezultate. Zar ne?
Ako niste, niste jedini. Peta od pet najčešćih pogrešaka pri uvođenju e-potpisivanja upravo je ta da tvrtke uvođenje smatraju jednokratnim projektom i nikad ne izmjere njegovu uspješnost.
Recimo da ste dokument poslali u ponedjeljak u 10 sati, a potpisanog dobili u četvrtak u 14 sati. Dakle, nakon 76 sati.
U međuvremenu ste potpisniku poslali još dvije e-poruke i jednom ga nazvali.
Možda ste dokument i sami ispisali i potpisali, a zatim ga skenirali i pohranili.
Nazovimo to početnim stanjem.
Sada izmjerite isti postupak uz e-potpisivanje. Ovaj put potpisani dokument dobili ste za nekoliko sati.
Budući da različiti dokumenti pripadaju različitim poslovnim procesima, mjerite ih odvojeno: prodajne ugovore, ugovore o povjerljivosti, kadrovsku dokumentaciju, primopredajne zapisnike i tako dalje.
Ako ne znate odakle početi, pripremili smo i pregled poslovnih procesa koje ima smisla prve digitalizirati .
A sada prijeđimo na obećane KPI-jeve.
Kad biste pratili samo jedan pokazatelj, vjerojatno biste počeli od najočitijeg: vremena potrebnog za prikupljanje potpisa. Riječ je o razdoblju od slanja dokumenta potpisniku do završetka cijelog postupka potpisivanja.
Primjer: dokument ste poslali u ponedjeljak u 9 sati, a potpisanog dobili istog dana u 15:30. Vrijeme do potpisa iznosi šest sati i 30 minuta.
Drugi dokument vratili su vam nakon dva dana, treći nakon četiri sata. Na kraju mjeseca izračunajte prosjek.
Zašto je ovaj KPI važan? Zato što obuhvaća i dio koji pri prikupljanju potpisa obično stvara najviše problema: čekanje.
Koliko god zaposlenik brzo pripremio i poslao dokument, čekanje na vlastoručni potpis može produžiti cijeli postupak na nekoliko dana, pa čak i tjedana.
Ako ste prije na potpis čekali prosječno 76 sati, a sada čekate 18, napredak je itekako vidljiv.
Mjerenje će biti još korisnije ako ovaj KPI pratite prema vrstama dokumenata. Tako ćete brzo vidjeti koji procesi teku glatko, a gdje zapinje.
Praćenje statusa dokumenata praktična je funkcionalnost koja vam omogućuje da u svakom trenutku znate gdje ste. O tome kako statusi, podsjetnici i redoslijed potpisivanja smanjuju količinu ručnog rada pisali smo u članku 5 funkcionalnosti e-potpisivanja koje ubrzavaju vaše poslovanje .
Prosjek vam ipak ne govori sve. Zamislite da imate deset dokumenata: devet vam se vrati potpisano za dva sata, a deseti tek nakon sedam dana.
Zato je korisno pratiti i udio dokumenata potpisanih unutar vremena koje ste sami odredili kao prihvatljivo.
Primjer: cilj vam je da ugovor bude potpisan unutar 24 sata. Tijekom mjeseca pošaljete 100 ugovora, a 78 ih se vrati potpisano unutar tog roka. Vaš KPI iznosi 78 %.
Tako riječ “brzo” dobiva konkretnu brojčanu vrijednost, a vi s vremenom možete podizati ljestvicu.
I ovdje preporučujemo da ciljeve prilagodite stvarnim poslovnim procesima i vrstama dokumenata. Primjerice, za ugovor o povjerljivosti možete ciljati na nekoliko sati, za ugovor o radu na dva dana, a za složen B2B ugovor na tri dana.
Koliko je poslanih dokumenata doista uspješno prošlo cijeli postupak?
Primjer: poslali ste 200 dokumenata, a 186 ih se vratilo potpisano. Udio uspješno dovršenih postupaka iznosi 93 %. Što se dogodilo s preostalih 7 %?
Možda potpisnik uopće nije reagirao. Možda imate pogrešnu adresu e-pošte. Možda je odbio potpisati dokument ili ste vi otkazali postupak i poslali novu verziju.
Udio dovršenih postupaka zato možda nikad neće dosegnuti 100 %, a u nekim slučajevima to nije ni realno očekivati. No ako raste, vjerojatno nešto radite kako treba: postupak potpisivanja jasan je i jednostavan za dovršavanje.
Na taj udio utječe i vrsta elektroničkog potpisa koju zahtijevate. Jednostavan elektronički potpis (SES) ne zahtijeva provjeru identiteta potpisnika, dok napredni (AES) i kvalificirani elektronički potpis (QES) uključuju dodatne korake. Svaki dodatni korak ujedno je prilika da potpisnik odustane. Ako je udio dovršenih postupaka nizak kod određene vrste dokumenata, prvo provjerite treba li vam za njih doista najviša razina potpisa.
Kad analizirate pojedinačne postupke, imajte na umu da su svi događaji povezani s dokumentom sigurno zabilježeni u revizijskom tragu. Što je revizijski trag i zašto je važan detaljnije smo objasnili u članku Revizijski trag za sigurnost i miran san .
Zašto biste uopće brojali poslane podsjetnike? Zato što dobro pokazuju gdje proces zapinje. Ako za gotovo svaki dokument ili potpisnika morate poslati tri ili četiri podsjetnika, vrijedi provjeriti zašto.
Razloga može biti više:
Primjer: za izračun ovog KPI-ja podijelite ukupan broj poslanih podsjetnika s brojem postupaka potpisivanja. Ako ste za 100 postupaka poslali 140 podsjetnika, prosjek iznosi 1,4 podsjetnika po postupku.
Ako s vremenom broj podsjetnika pada, to je znak da ste poboljšali proces. Ako raste, vjerojatno ćete nešto morati promijeniti.
Niste sigurni koje od tih podataka možete pratiti u svojem rješenju? BetrSign možete besplatno isprobati 30 dana i izmjeriti rezultate na vlastitim dokumentima.
Ručni rad jedna je od stavki koje u papirologiji lako previdimo. Pritom govorimo o svim administrativnim poslovima koji prate dokument: ispisu, pripremi za potpisivanje, slanju, provjeravanju e-pošte i statusa, podsjećanju, telefonskim pozivima, skeniranju, pravilnom imenovanju datoteke, pohrani i obavještavanju kolega.
Primjer: ako vam sve to oduzima 12 minuta po dokumentu, pri 500 dokumenata mjesečno potrošit ćete 6.000 minuta, odnosno 100 sati na administraciju.
Ako uz e-potpisivanje dokument obradite za četiri minute, za istih 500 dokumenata trebat će vam oko 33 sata. Razlika je očita.
Dio tih troškova odmah je vidljiv, a dio lako promakne. O onima koje tvrtke najčešće previđaju pisali smo u članku 7 skrivenih troškova papirologije .
Koliko to iznosi u eurima ovisi o količini dokumenata i odabranom paketu. U izračun uključite vrijeme zaposlenika, papir, ispis i druge troškove tradicionalnog potpisivanja.
Razliku između starog i novog postupka prikupljanja potpisa vjerojatno ćete uočiti već u prvim tjednima mjerenja na uzorku.
Brzina nije sve. Možda ste potpis dobili za nekoliko minuta, a zatim otkrili da u dokumentu nedostaje ključni podatak ili da je pogrešan.
Zato je korisno pratiti i dokumente kod kojih ste zbog pogreške morali ponoviti postupak.
O kakvim je pogreškama riječ? Pogrešan potpisnik, pogrešna verzija dokumenta, nepotpuni ili netočni podaci, neispunjena polja i slično.
Broj dokumenata koje ste zbog pogreške morali ponovno poslati podijelite s ukupnim brojem poslanih dokumenata i pomnožite sa 100.
Primjer: poslali ste 500 dokumenata, a 25 ste morali ispraviti i poslati ponovno. Stopa ispravaka iznosi 5 %.
Mnoge pogreške možete spriječiti već pri pripremi dokumenta. Za podatke koje nemate, a potpisnik ih može sam unijeti, upotrijebite interaktivna polja . To može biti adresa, datum, porezni identifikacijski broj ili potvrda određenog odabira. Tako je manja vjerojatnost da ćete dobiti potpisan dokument s nepotpunim ili pogrešnim podacima.
Ovo je možda najzanimljiviji od svih sedam KPI-jeva. Pokazuje jeste li poboljšali potpisivanje ili i samo poslovanje.
Koliko je vremena prošlo od potpisa dokumenta do početka projekta, aktivacije usluge, unosa zaposlenika u sustav, isporuke proizvoda ili izdavanja računa?
To razdoblje može biti još važnije od vremena potrebnog za prikupljanje potpisa.
Elektronički potpis povezuje dva poslovna događaja. Upravo je zato ovaj pokazatelj najtješnje povezan s razlogom zbog kojeg ste uveli e-potpisivanje: bržim sklapanjem poslova, zapošljavanjem i naplatom.
|
KPI |
Što mjeri |
Kako ga izračunati |
Zašto je važan |
|
Prosječno vrijeme do potpisa |
Vrijeme od slanja dokumenta do završetka postupka potpisivanja |
Zbroj trajanja svih dovršenih postupaka ÷ broj dovršenih postupaka |
Pokazuje koliko ste skratili čekanje. |
|
Udio dokumenata potpisanih unutar zadanog vremena |
Koliko je dokumenata potpisano, primjerice, unutar 24 sata |
Dokumenti potpisani unutar zadanog vremena ÷ svi poslani dokumenti × 100 |
Pokazuje koliko pouzdano proces postiže očekivanu brzinu. |
|
Udio uspješno dovršenih postupaka potpisivanja |
Koliko je poslanih dokumenata uspješno potpisano |
Dovršeni postupci ÷ poslani dokumenti × 100 |
Otkriva dokumente koji ne prolaze cijeli postupak. |
|
Prosječan broj podsjetnika po postupku potpisivanja |
Koliko podsjećanja zahtijeva prosječan postupak |
Svi poslani podsjetnici ÷ broj postupaka |
Pokazuje gdje proces zapinje i koliko dodatnog angažmana zahtijeva. |
|
Ručni rad po postupku potpisivanja |
Koliko aktivnog rada zaposlenika zahtijeva postupak |
Ukupno vrijeme aktivnog rada ÷ broj postupaka; za ukupno opterećenje prosjek pomnožite s brojem postupaka |
Pokazuje stvarnu uštedu administrativnog rada. |
|
Udio dokumenata koji zahtijevaju ispravak ili ponovno slanje |
Koliko postupaka treba ponoviti zbog pogrešaka |
Dokumenti ponovno poslani zbog pogreške ÷ svi poslani dokumenti × 100 |
Mjeri kvalitetu procesa. |
|
Vrijeme od potpisa do sljedećeg poslovnog koraka |
Vrijeme od potpisa do izdavanja računa, uvođenja zaposlenika u posao ili isporuke |
Prosječno vrijeme od potpisa do sljedećeg poslovnog događaja |
Pokazuje utjecaj potpisivanja na širi poslovni proces. |
Ne morate odmah pratiti svih sedam pokazatelja. Počnite s dva ili tri koja su izravno povezana s razlogom zbog kojeg ste uveli e-potpisivanje.
Svaki KPI povežite s konkretnim poslovnim izazovom. U suprotnom ćete samo prikupljati dodatne brojke.
Kako izgledaju mjerljivi rezultati pokazuje primjer tvrtke A1 Slovenija. Nakon prelaska na e-potpisivanje izračunali su da godišnje štede više od 20 tona papira , a uštede vremena zaposlenika mjere u danima. Pogledajte i druge priče o uspjehu naših klijenata .
Na prvi pogled uspješnost uvođenja elektroničkog potpisivanja možete procijeniti vrlo jednostavno: koliko smo dokumenata izradili, koliko korisnika imamo i koliko smo potpisa prikupili?
No mnogo su zanimljivija sljedeća pitanja:
Tu se vidi prava učinkovitost e-potpisivanja. A najuvjerljiviji dokaz njegove vrijednosti za vaše poslovanje pronaći ćete u vlastitim podacima.
Prije uvođenja e-potpisivanja izmjerite početno stanje, a zatim odaberite dva ili tri KPI-ja. Nakon nekoliko mjeseci ponovite mjerenje. Možda ćete otkriti:
BetrSign možete besplatno isprobavati 30 dana na vlastitim dokumentima i procesima. To je ujedno dobra prilika da utvrdite početno stanje i počnete provjeravati brojke.
Želite znati više? Rezervirajte demo s našim stručnjakom, koji će rado odgovoriti na vaša pitanja i pokazati vam kako e-potpisivanje funkcionira u praksi. Ako još uspoređujete pružatelje usluga, pogledajte članak DocuSign ili BetrSign .
Za većinu tvrtki najbolje je početi s prosječnim vremenom do potpisa. Mjerite vrijeme od slanja dokumenta do završetka postupka potpisivanja. Pokazatelj je lako razumljiv i brzo otkriva je li postupak postao kraći.
Za početak su obično dovoljna dva do tri. Odaberite ih prema problemu koji želite riješiti. Ako vam je cilj skratiti čekanje na potpis, pratite vrijeme potrebno da se potpisani dokument vrati. Ako želite manje papirologije, pratite vrijeme ručnog rada i broj poslanih podsjetnika.
Dio podataka automatski nastaje u usluzi e-potpisivanja: statusi dokumenata, revizijski trag i poslani podsjetnici. Druge podatke, poput vremena koje zaposlenici troše na pripremu dokumenta ili vremena od potpisa do sljedećeg poslovnog koraka, pratit ćete sami, u proračunskoj tablici ili sustavu iz kojeg dokument potječe.
Dovoljno dugo da obuhvatite reprezentativan uzorak svojih uobičajenih dokumenata. Ako imate mnogo postupaka potpisivanja, nekoliko tjedana može biti dovoljno. Kod manjeg broja postupaka trebat će vam dulje razdoblje. Najvažnije je uspoređivati slične vrste dokumenata i usporediva poslovna razdoblja.
Ne postoji univerzalna brojka. Najvažnija je usporedba s vašim početnim stanjem prije uvođenja e-potpisivanja, i to prema vrstama dokumenata. Ugovor o povjerljivosti u pravilu će biti potpisan brže od složenog B2B ugovora. Postavite cilj koji ima smisla za vaše poslovanje, primjerice prepoloviti prosječno vrijeme do potpisa tijekom prve godine.
Jest ako želite pratiti korištenje usluge. No sam po sebi ne dokazuje učinkovitost. Više potpisanih dokumenata ne znači nužno brži ili bolji proces. Zato taj broj kombinirajte s vremenom do potpisa, udjelom dovršenih postupaka, količinom ručnog rada i drugim pokazateljima.
Prvo procijenite koliko aktivnog vremena zaposlenici troše na jedan dokument: ispis, slanje, provjeravanje statusa, podsjećanje, skeniranje i pohranu. Zatim izmjerite isti rad uz e-potpisivanje i razliku pomnožite s brojem dokumenata.
Da. Vrijeme administrativnog rada možete pretvoriti u trošak rada, dodati troškove papira, ispisa, pošte i druge izravne troškove te ukupan iznos usporediti s troškom usluge e-potpisivanja. Cijene BetrSigna pronaći ćete na stranici s paketima . Pritom ima smisla uzeti u obzir i šire poslovne koristi bržeg dovršavanja procesa.
