Priprema ugovora čini se kao prilično samorazumljiv i jednostavan poslovni proces. I jest — sve dok ne počnete zbrajati ugovore.
TL;DR:
E-potpisivanje ne zahtijeva da poduzeće preko noći promijeni način pripreme dokumenata — ugovore i dalje možete pripremati u Wordu ili nekom drugom uredskom programu. Razlika je u tome što ih, umjesto na pisač, učitate u BetrSign. Tako skraćujete pripremu i potpisivanje te potpisni proces pretvarate u uređen, pregledan i sljediv digitalni tijek rada.
Jedan ugovor za novog zaposlenika. Tri ugovora o suradnji s novim poslovnim partnerima. Deset suglasnosti za sudjelovanje zaposlenika na edukaciji. Sto gotovo identičnih dokumenata koje mora potpisati sto potpuno različitih potpisnika.
U teoriji, svugdje je riječ samo o jednom potpisu. No iako u teoriji možda nema razlike između teorije i prakse, u praksi je itekako ima: svaki ugovor najprije morate pripremiti, uskladiti s potpisnicima i poslati, a tijekom cijelog procesa uvijek točno znati u kojoj se fazi nalazi koji dokument — sve dok se svi, jedan za drugim potpisani, ne vrate vama.
Ukratko, to je jedan naporan i nepregledan administrativni višeboj koji uključuje sljedeće discipline:
preciznu pripremu dokumenta u Wordu,
pretvaranje u PDF i slanje e-poštom — ili ispis, osobnu predaju u ruke odnosno slanje poštom,
čekanje, podsjećanje i provjeravanje tko je dokument potpisao, a tko još nije,
prikupljanje, spremanje i arhiviranje potpisanih dokumenata.
Elektronička priprema dokumenata taj proces može skratiti s pet dana na pet minuta . Ne samo da ga ubrzava, nego određene korake može i potpuno ukloniti — osobito one naporne koji dolaze nakon što je dokument već pripremljen.
Drugim riječima: ugovore i dalje možete pripremati onako kako ste ih navikli pripremati. Jedina je razlika u tome što će proces prikupljanja potpisa biti brži i pregledniji, a prije svega uštedjet će vam mnogo ručnog rada i — živaca.
Jedna od najvećih prednosti elektroničke pripreme ugovora uz pomoć usluga e-potpisivanja jest to što u poduzeću ne morate naglo mijenjati način rada.
Ako svoje ugovore izrađujete u MS Wordu , naravno da to jednostavno možete nastaviti raditi — dokument samo spremite kao DOC, DOCX ili PDF. Ako koristite bilo koji drugi uredski softver, dokument također možete izvesti u PDF.
Čarolija počinje kada ugovor, umjesto da ga pošaljete na pisač, učitate u BetrSign i pripremite za potpis.
Digitalizacija se često zaustavi na osjećaju da će se sada sve morati raditi drukčije. No, kao što vidimo, to ne mora biti tako: dovoljno je da se ugovor nakon elektroničke pripreme “ne pretvori u papir”, nego svoj put do potpisnika nastavi u digitalnom obliku.
Ugovor ste, dakle, izradili i spremili — sada ga možete poslati na potpis. To ne znači da ćete ga potpisniku poslati e-poštom, nego da ćete ga učitati u uslugu e-potpisivanja, u našem slučaju u portal BetrSign.
Ovdje vas zasad nećemo opterećivati postupkom registracije i prijave u portal, nego ćemo samo opisati kako izgledaju elektronička priprema ugovora i slanje na potpis. Svakako vas, međutim, pozivamo da na kraju ovog zapisa besplatno isprobate BetrSign ili rezervirate demo s našim stručnjakom.
BetrSign vam omogućuje:
slanje neograničenog broja dokumenata bilo kojem broju potpisnika,
slanje većeg broja dokumenata unutar jednog potpisnog postupka,
određivanje redoslijeda potpisivanja,
postavljanje roka valjanosti potpisnog postupka,
slanje podsjetnika potpisnicima kako biste sigurno prikupili potpise.
Te su funkcionalnosti posebno korisne kod ugovora koji uključuju više od samo dvije strane. Na primjer, ugovor najprije može potpisati osoba koja ga je pripremila, zatim direktor, a potom i klijent. Ili ga najprije mora potpisati određeni zaposlenik, zatim kadrovska služba i na kraju zakonski zastupnik.
Kada ugovor otvorite u intuitivnom grafičkom sučelju, potpisnike jednostavno metodom “povuci i ispusti” premjestite na željeno mjesto.
Kod klasičnog, papirnatog potpisivanja takav redoslijed često znači beskrajno čekanje, prosljeđivanje i stalno provjeravanje gdje se dokument u tom trenutku nalazi. Kod e-potpisivanja put dokumenta određen je unaprijed, a njegov status imate pod kontrolom u svakom trenutku.
Ponekad biste od potpisnika prije potpisa željeli prikupiti određene dodatne informacije. No zbog toga se ne morate vraćati u uredski softver kako biste ugovor opremili dodatnim pitanjima.
BetrSign vam omogućuje da potpuno jednostavno dodate (obavezna) interaktivna polja koja potpisnik prije potpisa izravno ispunjava u dokumentu:
tekstualna polja,
potvrdne okvire,
padajuće izbornike,
radio gumbe,
polja za datum.
Riječ je o iznimno praktičnoj funkcionalnosti koja konkretno skraćuje put do prikupljanja informacija, smanjuje mogućnost pogrešaka i broj koraka usklađivanja.
Izbjegnite nepotpuno ispunjene dokumente i ručne provjere, olakšajte posao potpisniku i ponudite mu izvrsno korisničko iskustvo.
Brojni se dokumenti u poslovnim procesima ponavljaju — ugovori o povjerljivosti, prodajni ugovori, ugovori o suradnji, kadrovska dokumentacija, različite suglasnosti, narudžbenice, potvrde, interni pravilnici, obrasci za partnere, izjave za sudionike događaja …
Ako svaki takav dokument svaki put pripremate iznova, sigurno gubite vrijeme ondje gdje ga ne biste morali gubiti.
BetrSign vam uz pomoć funkcionalnosti nacrta i predložaka znatno skraćuje vrijeme pripreme dokumenata koje često koristite. Kada je struktura dokumenta jednom pripremljena — odnosno kada je određeno mjesto za potpis, kada se zna tko obično potpisuje, kakav je redoslijed potpisivanja i koje su popratne informacije potrebne, odnosno koja polja potpisnici moraju ispuniti — vjerojatno ćemo se svi složiti da nema smisla sve to svaki put ponavljati od početka.
Spremite predložak i sljedeći put samo odgovarajuće ažurirajte već pripremljenu osnovu.
Kod samo jednog ugovora ne možete izbjeći sve korake pripreme. No kod deset, sto ili više ugovora razlika će se itekako osjetiti.
Jedno su, dakle, dokumenti koji se često ponavljaju. No što kada imate jedan ugovor — primjerice suglasnost, aneks, potvrdu o završenoj edukaciji ili standardizirani ugovor za više partnera — koji morate poslati na potpis stotini potpisnika?
Kod klasičnog papirnatog načina isti biste ugovor zapravo pripremili, ispisali i poslali običnom poštom sto puta, a dok biste čekali da se potpisani primjerci vrate, najvjerojatnije biste se pitali hoće li svi pronaći pravog primatelja — i siguran put natrag.
Ni “poludigitalni” pristup ne donosi pravi mir: priprema svakog ugovora posebno i slanje e-poštom također ne jamči da će svi primjerci biti potpisani u željenom roku.
Kod elektroničke pripreme ugovora priča je potpuno drukčija. BetrSign nudi mogućnost masovnog slanja: ugovor pripremite jednom, odaberete sve potpisnike i pošaljete ga samo jednom. Sustav ga zatim automatski distribuira svakom potpisniku zasebno, a na kraju postupka svakome od njih — i vama — vraća potpisani primjerak.
Ugovor je poslan. Potpisnik ga je primio. I onda … ništa. Možda je previdio e-poruku. Možda mu je ulazni sandučić pun. Možda mu je kalendar prepun sastanaka. Možda je na godišnjem odmoru. Život se dogodi — a vi još uvijek nemate potpis.
Ako ste ugovor poslali ručno, dok čekate potpis možete se pripremiti na dodatni posao: provjeravanje e-poštom, praćenje i podsjećanje telefonom.
Elektronička priprema dokumenata i e-potpisivanje olakšavaju i taj dio procesa. BetrSign omogućuje praćenje statusa dokumenata te ručno ili automatsko slanje podsjetnika svima koji iz bilo kojeg razloga vaš dokument još nisu potpisali.
Tako nećete gubiti vrijeme pitajući se gdje je ugovor. Je li još “kod direktora”? Je li “kod klijenta”? Je li se negdje “zaglavio u e-pošti”?
Uvijek ćete točno znati gdje se ugovor nalazi i je li već potpisan ili još nije. A umjesto da vi jurite za potpisnicima, podsjetnici će ih “gnjaviti” umjesto vas — onako kako ste to sami odredili u usluzi e-potpisivanja.
BetrSign ima još jednu prednost. Kod klasične pripreme ugovora sigurno vam se barem jednom dogodilo da ste neki ugovor željeli ispisati, a zatim shvatili da vam je ponestalo papira.
Ili ste od zadnjeg slanja potpuno ispraznili tintu odnosno toner u pisaču. Naišli ste na ograničenje koje zapravo možete nadvladati samo prelaskom na elektroničku pripremu ugovora i e-potpisivanje.
BetrSign vas ne ograničava uredskom opremom, nego vam omogućuje neograničeno slanje dokumenata — dobro ste pročitali. Svaki mjesec svojim zaposlenicima, poslovnim partnerima i klijentima možete poslati doslovno neograničen broj ugovora na potpis.
Samo pomislite koliko to može značiti novih zaposlenja, poslovnih suradnji i zaključenih poslova. Ako često potpisujete velik broj ugovora, uvođenje e-potpisivanja s toliko korisnih funkcionalnosti ne bi smjelo biti pitanje.
Dosad smo govorili o tome kako sigurno doći do željenog potpisa. No što se događa nakon toga?
U najboljem slučaju dogodit će se ono na što ste se potpisanim ugovorom obvezali: u tim ćete primiti novog kolegu, započeti priču o poslovnom uspjehu s novom partnerskom tvrtkom ili zaključiti posao s klijentom koji će vaše poslovanje prebaciti u višu brzinu.
No ni u životu ni u poslu ne ide uvijek sve glatko. Znate Murphyjev zakon : ako nešto može poći po zlu, poći će po zlu.
Može se dogoditi da iz ovog ili onog razloga kasnije poželite provjeriti tko je pripremio ugovor. Kome je poslan? Kada ga je potpisnik otvorio? Kada ga je potpisao? Je li ugovor nakon potpisivanja na bilo koji način izmijenjen?
Tu do izražaja dolazi još jedna važna prednost elektroničke pripreme ugovora i e-potpisivanja: revizijski trag .
Revizijski trag bilježi sve korake od pripreme do završetka te osigurava sljedivost i dokazivu cjelovitost postupka elektroničkog potpisivanja.
I upravo se tu krije stvarna razlika između ugovora koji je “negdje potpisan” i potpisnog postupka s jasnom dokaznom vrijednošću.
To je za poduzeće osobito važno kod ugovora koji kasnije mogu postati predmet unutarnjeg nadzora, revizije, sudskog spora ili regulatorne provjere.
Dakle, kod e-potpisivanja nije riječ samo o tome da ugovor potpišemo bez papira. Riječ je o tome da priprema ugovora, slanje na potpis i prikupljanje potpisa postanu uređen, predvidljiv i transparentan proces.
Ako ugovor nastaje digitalno, neka svoj put kroz proces nastavi digitalno i neka se na kraju vrati digitalno potpisan. Bez ispisa. Bez potpisivanja kemijskom olovkom. Bez skeniranja. Bez fizičkog slanja. Bez traženja posljednje važeće verzije.
BetrSign vam pomaže učinkovito zamijeniti papirnate procese elektroničkima, smanjiti troškove povezane s papirologijom i, prije svega, uštedjeti vrijeme — jer u poslu na kraju pobjeđuje onaj tko se brže okrene.
Podsjetimo:
ugovore možete pripremati onako kako ste već navikli,
ako često sastavljate i šaljete ugovore, ne morate svaki put počinjati ispočetka,
ako jedan ugovor potpisuje sto ljudi, ne morate ga pripremiti — i poslati — sto puta,
ako potpis kasni, ne morate juriti za potpisnikom,
ako je postupak sklapanja dogovora zabilježen u revizijskom tragu, lakše ćete dokazati svoje pravo.
Sve vam to jednostavno omogućuju elektronička priprema ugovora i e-potpisivanje.
Besplatno isprobajte BetrSign tijekom 30 dana — bez skrivenih troškova i bez kreditne kartice — ili rezervirajte osobnu prezentaciju s našim stručnjakom i upoznajte gore navedene, ali i brojne druge prednosti koje e-potpisivanje može donijeti vašem poslovanju.
