Priprema ugovora deluje kao prilično podrazumevan i jednostavan poslovni proces. I jeste — sve dok ne počnete da sabirate ugovore.
TL;DR:
E-potpisivanje ne zahteva da kompanija preko noći promeni način pripreme dokumenata — ugovore i dalje možete pripremati u Wordu ili nekom drugom kancelarijskom programu. Razlika je u tome što ih, umesto na štampač, otpremite u BetrSign. Tako skraćujete pripremu i potpisivanje i potpisni proces pretvarate u uređen, pregledan i sledljiv digitalni tok rada.
Jedan ugovor za novog zaposlenog. Tri ugovora o saradnji sa novim poslovnim partnerima. Deset saglasnosti za učešće zaposlenih na obuci. Sto gotovo identičnih dokumenata koje mora da potpiše sto potpuno različitih potpisnika.
U teoriji, svuda je reč samo o jednom potpisu. Ali iako u teoriji možda nema razlike između teorije i prakse, u praksi je svakako ima: svaki ugovor prvo morate da pripremite, uskladite sa potpisnicima i pošaljete, a tokom celog procesa uvek morate tačno da znate u kojoj se fazi nalazi koji dokument — sve dok vam se svi, potpisani jedan za drugim, ne vrate.
Ukratko, sve to postaje jedan naporan i nepregledan administrativni višeboj koji podrazumeva sledeće discipline:
preciznu pripremu dokumenta u Wordu,
pretvaranje u PDF i slanje e-mailom — ili štampanje, ličnu predaju u ruke odnosno slanje poštom,
čekanje, podsećanje i proveravanje ko je dokument potpisao, a ko još nije,
prikupljanje, čuvanje i arhiviranje potpisanih dokumenata.
Elektronska priprema dokumenata može da skrati ovaj proces sa pet dana na pet minuta . Ne samo da ga ubrzava, već određene korake može i potpuno da ukloni — posebno one naporne koji dolaze nakon što je dokument već pripremljen.
Drugim rečima: ugovore i dalje možete da pripremate onako kako ste navikli. Jedina razlika je u tome što će proces prikupljanja potpisa biti brži i pregledniji, a pre svega će vam uštedeti mnogo ručnog rada i — živaca.
Jedna od najvećih prednosti elektronske pripreme ugovora uz pomoć usluga e-potpisivanja jeste to što u kompaniji ne morate naglo da menjate način rada.
Ako svoje ugovore kreirate u MS Wordu , naravno da to možete jednostavno da nastavite da radite — dokument samo sačuvate kao DOC, DOCX ili PDF. Ako koristite bilo koji drugi kancelarijski softver, dokument takođe možete da izvezete u PDF.
Čarolija počinje onda kada ugovor, umesto da ga pošaljete na štampač, otpremite u BetrSign i pripremite za potpis.
Digitalizacija se često zaustavi na osećaju da će sada sve morati da se radi drugačije. Ali, kao što vidimo, to ne mora biti tako: dovoljno je da se ugovor nakon elektronske pripreme “ne pretvori u papir”, već da svoj put do potpisnika nastavi u digitalnom obliku.
Dakle, ugovor ste kreirali i sačuvali — sada ga možete poslati na potpis. To ne znači da ćete ga potpisniku poslati e-mailom, već da ćete ga otpremiti u uslugu e-potpisivanja, u našem slučaju u BetrSign portal.
Ovde vas za sada nećemo opterećivati postupkom registracije i prijave na portal, već ćemo samo opisati kako izgledaju elektronska priprema ugovora i slanje na potpis. Svakako vas, međutim, pozivamo da na kraju ovog teksta besplatno isprobate BetrSign ili rezervišete demo sa našim stručnjakom.
BetrSign vam omogućava:
slanje neograničenog broja dokumenata bilo kom broju potpisnika,
slanje većeg broja dokumenata u okviru jednog potpisnog postupka,
određivanje redosleda potpisivanja,
podešavanje roka važenja potpisnog postupka,
slanje podsetnika potpisnicima kako biste sigurno prikupili potpise.
Ove funkcionalnosti su posebno korisne kod ugovora koji uključuju više od samo dve strane. Na primer, ugovor prvo može da potpiše osoba koja ga je pripremila, zatim direktor, a potom i klijent. Ili ga najpre mora potpisati određeni zaposleni, zatim kadrovska služba i na kraju zakonski zastupnik.
Kada ugovor otvorite u intuitivnom grafičkom interfejsu, potpisnike jednostavno metodom “prevuci i pusti” postavite na željeno mesto.
Kod klasičnog, papirnog potpisivanja takav redosled često znači beskrajno čekanje, prosleđivanje i stalno proveravanje gde se dokument u tom trenutku nalazi. Kod e-potpisivanja put dokumenta je unapred određen, a njegov status imate pod kontrolom u svakom trenutku.
Ponekad od potpisnika pre potpisa želite da prikupite određene dodatne informacije. Ali zbog toga ne morate da se vraćate u kancelarijski softver kako biste ugovor dopunili dodatnim pitanjima.
BetrSign vam omogućava da veoma jednostavno dodate (obavezna) interaktivna polja koja potpisnik pre potpisivanja direktno popunjava u dokumentu:
tekstualna polja,
polja za potvrdu,
padajuće menije,
radio dugmad,
polja za datum.
Reč je o izuzetno praktičnoj funkcionalnosti koja konkretno skraćuje put do prikupljanja informacija, smanjuje mogućnost grešaka i broj koraka usklađivanja.
Izbegnite nepotpuno popunjene dokumente i ručne provere, olakšajte posao potpisniku i ponudite mu odlično korisničko iskustvo.
Brojni dokumenti se u poslovnim procesima ponavljaju — ugovori o poverljivosti, prodajni ugovori, ugovori o saradnji, kadrovska dokumentacija, različite saglasnosti, narudžbenice, potvrde, interni pravilnici, obrasci za partnere, izjave za učesnike događaja …
Ako svaki takav dokument svaki put pripremate iznova, sigurno gubite vreme tamo gde ga ne biste morali gubiti.
BetrSign vam pomoću funkcionalnosti nacrta i šablona značajno skraćuje vreme pripreme dokumenata koje često koristite. Kada je struktura dokumenta jednom pripremljena — odnosno kada je mesto za potpis određeno, kada se zna ko obično potpisuje, kakav je redosled potpisivanja i koje su prateće informacije potrebne, odnosno koja polja potpisnici moraju da popune — verovatno ćemo se svi složiti da nema smisla sve to svaki put ponavljati od početka.
Sačuvajte šablon i sledeći put samo odgovarajuće ažurirajte već pripremljenu osnovu.
Kod samo jednog ugovora ne možete izbeći sve korake pripreme. Ali kod deset, sto ili više ugovora razlika će se i te kako osetiti.
Jedno su, dakle, dokumenti koji se često ponavljaju. Ali šta kada imate jedan ugovor — na primer saglasnost, aneks, potvrdu o završenoj obuci ili standardizovani ugovor za više partnera — koji morate poslati na potpis stotini potpisnika?
Kod klasičnog papirnog načina isti ugovor biste zapravo pripremili, odštampali i poslali običnom poštom sto puta, a dok biste čekali da se potpisani primerci vrate, najverovatnije biste se pitali da li će svi pronaći pravog primaoca — i siguran put nazad.
Ni “poludigitalni” pristup ne donosi pravi mir: priprema svakog ugovora posebno i slanje e-mailom takođe ne garantuje da će svi primerci biti potpisani u željenom roku.
Kod elektronske pripreme ugovora priča je potpuno drugačija. BetrSign nudi mogućnost masovnog slanja: ugovor pripremite jednom, izaberete sve potpisnike i pošaljete ga samo jednom. Sistem ga zatim automatski distribuira svakom potpisniku posebno, a na kraju postupka svakome od njih — i vama — vraća potpisan primerak.
Ugovor je poslat. Potpisnik ga je primio. I onda … ništa. Možda je prevideo e-mail. Možda mu je inbox pun. Možda mu je kalendar prepun sastanaka. Možda je na odmoru. Život se desi — a vi još uvek nemate potpis.
Ako ste ugovor poslali ručno, dok čekate potpis možete da se pripremite za dodatni posao: proveravanje e-mailom, praćenje i podsećanje telefonom.
Elektronska priprema dokumenata i e-potpisivanje olakšavaju i ovaj deo procesa. BetrSign omogućava praćenje statusa dokumenata i ručno ili automatsko slanje podsetnika svima koji iz bilo kog razloga vaš dokument još nisu potpisali.
Tako nećete gubiti vreme pitajući se gde je ugovor. Da li je još “kod direktora”? Da li je “kod klijenta”? Da li se negde “zaglavio u e-mailu”?
Uvek ćete tačno znati gde se ugovor nalazi i da li je već potpisan ili još nije. A umesto da vi jurite za potpisnicima, podsetnici će ih “gnjaviti” umesto vas — onako kako ste to sami odredili u usluzi e-potpisivanja.
BetrSign ima još jednu prednost. Kod klasične pripreme ugovora sigurno vam se barem jednom dogodilo da ste neki ugovor želeli da odštampate, a zatim shvatili da vam je ponestalo papira.
Ili ste od poslednjeg slanja potpuno ispraznili kertridž odnosno toner u štampaču. Naišli ste na ograničenje koje zapravo možete da prevaziđete samo prelaskom na elektronsku pripremu ugovora i e-potpisivanje.
BetrSign vas ne ograničava kancelarijskom opremom, već vam omogućava neograničeno slanje dokumenata — dobro ste pročitali. Svakog meseca svojim zaposlenima, poslovnim partnerima i klijentima možete poslati doslovno neograničen broj ugovora na potpis.
Samo pomislite koliko to može značiti novih zaposlenja, poslovnih saradnji i zaključenih poslova. Ako često potpisujete veliki broj ugovora, uvođenje e-potpisivanja sa toliko korisnih funkcionalnosti ne bi trebalo da bude pitanje.
Do sada smo govorili o tome kako sigurno doći do željenog potpisa. Ali šta se dešava posle toga?
U najboljem slučaju dogodiće se ono na šta ste se potpisanim ugovorom obavezali: u tim ćete primiti novog kolegu, započeti priču o poslovnom uspehu sa novom partnerskom kompanijom ili zaključiti posao sa klijentom koji će vaše poslovanje prebaciti u višu brzinu.
Ali ni u životu ni u poslu ne ide uvek sve glatko. Znate Murphyjev zakon : ako nešto može da pođe po zlu, poći će po zlu.
Može se dogoditi da iz ovog ili onog razloga kasnije poželite da proverite ko je pripremio ugovor. Kome je poslat? Kada ga je potpisnik otvorio? Kada ga je potpisao? Da li je ugovor nakon potpisivanja na bilo koji način izmenjen?
Tu dolazi do izražaja još jedna važna prednost elektronske pripreme ugovora i e-potpisivanja: revizijski trag .
Revizijski trag beleži sve korake od pripreme do završetka i obezbeđuje sledljivost i dokazivu celovitost postupka elektronskog potpisivanja.
I upravo se tu krije stvarna razlika između ugovora koji je “negde potpisan” i potpisnog postupka sa jasnom dokaznom vrednošću.
To je za kompaniju posebno važno kod ugovora koji kasnije mogu postati predmet unutrašnjeg nadzora, revizije, sudskog spora ili regulatorne provere.
Dakle, kod e-potpisivanja nije reč samo o tome da ugovor potpišemo bez papira. Reč je o tome da priprema ugovora, slanje na potpis i prikupljanje potpisa postanu uređen, predvidljiv i transparentan proces.
Ako ugovor nastaje digitalno, neka svoj put kroz proces nastavi digitalno i neka se na kraju vrati digitalno potpisan. Bez štampanja. Bez potpisivanja hemijskom olovkom. Bez skeniranja. Bez fizičkog slanja. Bez traženja poslednje važeće verzije.
BetrSign vam pomaže da efikasno zamenite papirne procese elektronskim, smanjite troškove povezane s papirologijom i, pre svega, uštedite vreme — jer u poslu na kraju pobeđuje onaj ko se brže okrene.
Podsetimo:
ugovore možete pripremati onako kako ste već navikli,
ako često sastavljate i šaljete ugovore, ne morate svaki put počinjati ispočetka,
ako jedan ugovor potpisuje sto ljudi, ne morate ga pripremiti — i poslati — sto puta,
ako potpis kasni, ne morate juriti za potpisnikom,
ako je postupak sklapanja dogovora zabeležen u revizijskom tragu, lakše ćete dokazati svoje pravo.
Sve vam to jednostavno omogućavaju elektronska priprema ugovora i e-potpisivanje.
Besplatno isprobajte BetrSign tokom 30 dana — bez skrivenih troškova i bez kreditne kartice — ili rezervišite ličnu prezentaciju sa našim stručnjakom i upoznajte gore navedene, ali i brojne druge prednosti koje e-potpisivanje može doneti vašem poslovanju.
