Priprava pogodbe se zdi precej samoumeven in enostaven poslovni proces. In tudi je, dokler pogodb ne začnete seštevati.
TL;DR:
E-podpisovanje ne zahteva, da v podjetju čez noč spremenite način priprave dokumentov — pogodbe lahko še vedno pripravljate v Wordu ali drugem pisarniškem programu. Razlika je v tem, da jih namesto v tiskalnik naložite v BetrSign. Tako skrajšate pripravo in podpisovanje ter podpisni proces prevedete v urejen, pregleden in sledljiv digitalni delotok.
Ena pogodba za novega zaposlenega, tri pogodbe o sodelovanju z novimi poslovnimi partnerji, deset soglasij za udeležbo zaposlenih na izobraževanju, sto skoraj identičnih dokumentov, ki jih mora podpisati sto povsem različnih podpisnikov …
V teoriji gre povsod samo za en podpis — ampak čeprav v teoriji morda ni razlike med teorijo in prakso, v praksi zagotovo je: čisto vsako pogodbo morate najprej pripraviti, jo uskladiti s podpisniki in poslati, vseskozi pa vedno točno vedeti, v kateri fazi je kateri dokument, dokler se vsi po vrsti podpisani ne vrnejo k vam …
Skratka, en sam naporen in nepregleden administrativni mnogoboj, ki predvideva naslednje discipline:
natančno pripravo dokumenta v wordu,
pretvorbo v PDF in pošiljanje po mejlu (ali pa tiskanje in osebno predajo v roke oziroma pošiljanje po pošti ),
čakanje, opozarjanje in preverjanje, kdo je dokument podpisal in kdo ga še ni,
zbiranje, shranjevanje in arhiviranje podpisanih dokumentov …
Elektronska priprava dokumentov lahko ta proces skrajša s petih dni na pet minut — ne samo da ga pospeši, ampak določene korake tudi v celoti odpravi, predvsem tiste naporne, ki sledijo, ko je dokument že pripravljen.
Z drugimi besedami: pogodbe lahko še vedno pripravljate, kot ste jih vajeni pripravljati, edino proces pridobivanja podpisov bo hitrejši in preglednejši, predvsem pa vam bo prihranil veliko ročnega dela in — živce.
Ena največjih prednosti elektronske priprave pogodb s pomočjo storitev e-podpisovanja je, da vam v podjetju ni treba na vrat na nos spreminjati načina dela.
Če svoje pogodbe ustvarjate v MS Wordu , boste to seveda enostavno počeli še naprej — dokument preprosto shranite kot DOC, DOCX ali PDF. Če uporabljate kateri koli drugi pisarniški program, lahko dokument prav tako izvozite v PDF.
Čarovnija se začne, ko pogodbo, namesto da bi jo poslali na tiskalnik, naložite v BetrSign in jo pripravite na podpis.
Digitalizacija se pogosto ustavi pri občutku, da bo pa zdaj treba vse delati drugače, a kot vidimo, ni nujno, da je tako: dovolj je to, da se pogodba po elektronski pripravi “ne spremeni v papir”, ampak svojo pot do podpisnika nadaljuje v digitalni obliki.
Pogodbo ste torej ustvarili in shranili — zdaj jo lahko pošljete v podpis. To ne pomeni, da jo boste poslali podpisniku po elektronski pošti, ampak jo boste naložili v storitev e-podpisovanja, v našem primeru v portal BetrSign.
Tukaj vas zaenkrat ne bomo utrujali s postopkom registracije in prijave v portal, ampak vam bomo samo opisali, kako potekata elektronska priprava pogodbe in pošiljanje v podpis. Vsekakor pa vas vabimo, da na koncu zapisa BetrSign brezplačno preizkusite ali rezervirate demo z našim strokovnjakom.
BetrSign vam omogoča:
pošiljanje neomejenega števila dokumentov poljubnemu številu podpisnikov,
pošiljanje večjega števila dokumentov znotraj enega podpisnega posla,
določanje vrstnega reda podpisovanja,
nastavljanje roka veljavnosti podpisnega postopka in
pošiljanje opomnikov podpisnikom, da podpise zagotovo pridobite.
Funkcionalnosti pridejo še posebej prav pri pogodbah, ki vključujejo več kot samo dve strani: najprej jo na primer podpiše pripravljavec, nato direktor, potem pa še stranka. Ali pa jo mora najprej podpisati določeni zaposleni, zatem kadrovska služba in na koncu zakoniti zastopnik.
Ko imate pogodbo odprto v intuitivnem grafičnem vmesniku, podpisnike po sistemu “povleci in spusti” enostavno povlečete in spustite na želeno mesto.
Pri klasičnem (papirnem) podpisovanju lahko takšno zaporedje pogosto pomeni neskončno čakanje, prepošiljanje in vmesno preverjanje, kje se dokument v danem trenutku nahaja. Pri e-podpisovanju je pot dokumenta določena vnaprej, status pa imate vseskozi pod nadzorom.
Včasih bi od podpisnika pred podpisom radi pridobili določene dodatne informacije, vendar se vam za to ni treba vrniti v pisarniški program, da bi pogodbo opremili z dodatnimi vprašanji — BetrSign vam omogoča, da povsem enostavno dodate (obvezna) interaktivna polja, ki vam jih podpisnik pred podpisom neposredno izpolni v dokumentu:
besedilna polja,
potrditvena polja,
spustni seznami,
radijski gumbi,
datumska polja …
Izjemno praktična funkcionalnost, ki vam konkretno skrajša pot pridobivanja informacij ter zmanjša možnost napak in število korakov usklajevanja.
Izognite se nepopolno izpolnjenim dokumentom in ročnemu preverjanju, olajšajte podpisniku delo in mu ponudite izvrstno uporabniško izkušnjo.
Številni dokumenti se v poslovnih procesih ponavljajo — dogovori o nerazkritju informacij, prodajne pogodbe, pogodbe o sodelovanju, kadrovska dokumentacija, različna soglasja, naročilnice, potrdila, interni pravilniki, obrazci za partnerje, izjave za udeležence dogodkov …
Če vsak tak dokument pripravljate vsakič znova, potem zagotovo izgubljate čas tam, kjer vam ne bi bilo treba.
BetrSign vam s pomočjo funkcionalnosti osnutkov in predlog bistveno skrajša čas priprave dokumentov, ki jih pogosto uporabljate: ko je enkrat pripravljena struktura dokumenta, se pravi, ko je prostor za podpis določen, ko se ve, kdo običajno podpisuje, kakšen je vrstni red podpisovanja in katere spremljevalne podatke potrebujete oziroma katera polja morajo podpisniki izpolniti, se verjetno vsi strinjamo, da vsega tega enostavno nima smisla vsakič znova ponavljati od začetka.
Shranite predlogo in naslednjič samo ustrezno posodobite že pripravljeno osnovo.
Pri samo eni pogodbi se vsem korakom priprave ne morete izogniti, pri desetih, stotih in več pa se bo razlika še kako poznala.
Eno so torej dokumenti, ki se pogosto ponavljajo, kaj pa, ko imate eno pogodbo (na primer soglasje, aneks, dokument o opravljenem izobraževanju, standardizirano pogodbo za več partnerjev …), poslati pa jo morate stotim podpisnikom?
Pri klasičnem papirnem načinu bi isto pogodbo dejansko pripravili, natisnili in poslali po klasični pošti stokrat, med čakanjem, da se podpisane vrnejo, pa vas bi najverjetneje skrbelo, ali bodo vse našle naslovnika (in varno pot nazaj).
Tudi “poldigitalni” pristop ne prinaša pravega dušnega miru: priprava vsake pogodbe posebej in pošiljanje po elektronski pošti prav tako ne jamči, da bodo vsi izvodi podpisani v želenem času.
Zato pa je zgodba pri elektronski pripravi pogodb popolnoma drugačna — BetrSign nudi možnost množičnega pošiljanja: pogodbo pripravite enkrat, izberite vse podpisnike in pogodbo tudi pošljite samo enkrat — sistem jo potem samodejno razpošlje naokoli vsakemu podpisniku posebej, na koncu pa vsakemu od njih (in vam) vrne podpisan izvod.
Pogodba je poslana, podpisnik jo je prejel, potem pa se ne zgodi nič … Morda je elektronsko sporočilo prezrl, ima poln nabiralnik, koledar poln sestankov ali pa je na dopustu. Zgodi se življenje, vi pa ne pridete do podpisa.
Če ste pogodbo poslali ročno, potem se lahko v času, ko čakate na podpis, kar pripravite na nekaj dodatnega dela, preverjanje po elektronski pošti in opominjanje po telefonu.
Elektronska priprava dokumentov in e-podpisovanje vam olajšata tudi ta del procesa. BetrSign omogoča spremljanje statusa dokumentov in ročno ali samodejno pošiljanje opomnikov vsem, ki iz kakršnega koli razloga vašega dokumenta (še) niso podpisali.
Tako ne boste izgubljali časa s spraševanjem, kje je pogodba, je še “pri direktorju”, “pri stranki” ali se je nekje “zataknila pri pošiljanju po mejlu”?
Vedno boste točno vedeli, kje je in če je že ali še ni podpisana, podpisnika pa bodo namesto vas “gnjavili” opomniki, ki jih bo podpisnik prejemal, kot ste v storitvi e-podpisovanja določili vi.
BetrSign ima še eno prednost. Pri klasičnem načinu priprave pogodb se vam je gotovo že kdaj zgodilo, da ste kakšno kdaj želeli natisniti, pa ste ugotovili, da vam je zmanjkalo papirja.
Ali pa ste od zadnjega pošiljanja uspeli povsem izprazniti kartušo oziroma toner v vašem tiskalniku. Srečali ste se z omejitvijo, ki jo lahko presežete edino s prehodom na elektronsko pripravo pogodb in e-podpisovanje.
BetrSign vas ne omejuje s pisarniško opremo, ampak vam omogoča neomejeno pošiljanje dokumentov — prav ste prebrali. Vsak mesec lahko svojim zaposlenim, poslovnim partnerjem in strankam pošljete dobesedno neomejeno število pogodb v podpis.
Samo pomislite, koliko novih zaposlitev, poslovnih sodelovanj in sklenjenih poslov to pomeni? Če podpisujete pogosto in veliko pogodb, potem uvedba e-podpisovanja, ki vam omogoča toliko uporabnih funkcionalnosti, ne bi smela biti vprašanje.
Doslej smo razpravljali o tem, kako zagotovo priti do želenega podpisa, kaj pa potem? V najboljšem primeru se bo zgodilo tisto, za kar ste se s podpisom pogodbe zavezali: v ekipo boste sprejeli novega sodelavca, začeli boste pisati zgodbo o poslovnem uspehu z novim partnerskim podjetjem, sklenili posel s stranko, ki bo vaše poslovanje prestavil v višjo prestavo …
A v življenju in posledično tudi v poslu ne poteka vedno vse gladko. Saj poznate prvi Murphyjev zakon : Če lahko gre kaj narobe, bo narobe tudi šlo.
Lahko se zgodi, da boste iz takšnega ali drugačnega razloga želeli kasneje preverjati, kdo je pogodbo pripravil? Komu je bila poslana? Kdaj jo je podpisnik odprl? Kdaj jo je podpisal? Ali je bila pogodba po podpisu kakor koli spremenjen?
Tukaj pride do izraza še ena pomembna prednost elektronske priprave pogodb in e-podpisovanja, revizijska sled , ki beleži vse korake od priprave do zaključka ter zagotavlja sledljivost in dokazljivo integriteto postopka elektronskega podpisovanja.
In tu se skriva dejanska razlika med pogodbo, ki je “nekje podpisana”, in podpisnim procesom z jasno dokazno vrednostjo.
To je za podjetje še posebej pomembno pri pogodbah, ki lahko kasneje postanejo predmet notranjega nadzora, revizije, sodnega spora ali regulativnega preverjanja.
Se pravi, pri e-podpisovanju ne gre samo za to, da podpišemo pogodbo brez papirja, ampak da postane priprava pogodbe, pošiljanje v podpis in pridobitev podpisa urejen, predvidljiv in transparenten proces.
Če pogodba nastane digitalno, naj svojo pot v procesu tudi nadaljuje in se na koncu vrne podpisana digitalno. Torej nobenega tiskanja, podpisovanja s peresom ali kulijem, skeniranja, fizičnega pošiljanja in iskanja zadnje veljavne različice.
BetrSign vam pomaga učinkovito zamenjati papirne procese z elektronskimi, zmanjšati stroške s papirologijo, predvsem pa prihraniti čas — v poslu na koncu vedno zmaga tisti, ki se hitreje obrne.
Spomnimo:
pogodbe lahko pripravljate, kot ste že vajeni,
če pogodbe sestavljate in pošiljate pogosto, jih ni treba vsakič pripravljati od začetka,
če eno pogodbo podpisuje sto ljudi, je ni treba pripraviti (in poslati) stokrat,
če podpis zamuja, vam podpisnika ni treba preganjati naokoli,
če je postopek sklenitve dogovora zapisan v revizijski sledi, boste lažje dokazovali svoj prav.
Vse to vam enostavno omogoča elektronska priprava pogodb in e-podpisovanje.
Preizkušajte BetrSign brezplačno 30 dni (brez skritih stroškov in brez kreditne kartice) ali rezervirajte osebno predstavitev z našim strokovnjakom in spoznajte zgoraj naštete (in številne druge) prednosti, ki jih e-podpisovanje prinese vašemu poslu.
Kontaktirajte prodajo
