Strah od digitalizacije i e-potpisivanja je nepotreban

Možemo li doista vjerovati elektroničkim potpisima? Jesu li digitalni dokumenti jednako pravno valjani kao oni na papiru? Hoće li prelazak na digitalne procese biti previše kompliciran za zaposlenike — ili će ih čak učiniti suvišnima?

Strah od digitalne transformacije i uvođenja e-potpisa u poslovanje potpuno je neutemeljen. Digitalna rješenja su sigurnija, brža i pouzdanija od tradicionalnih postupaka.

Pogledajmo nekoliko najčešćih — i neopravdanih — strahova:

1. Vlastoručni potpis je sigurniji od e-potpisa

Jedan od najčešćih strahova odnosi se na sigurnost — mnogi vjeruju da je potpis na papiru pouzdaniji. Međutim, to nije točno .

Svaki e-potpis zaštićen je naprednim kriptografskim tehnologijama koje sprječavaju zloupotrebu i krivotvorenje. Samo osoba kojoj je dokument namijenjen može mu pristupiti i potpisati ga, a identitet se provjerava putem elektroničke autentifikacije (npr. digitalni identitet, jednokratna lozinka, osobni digitalni certifikat).

Nakon potpisa, svaki dokument sadrži revizijski trag koji bilježi sve relevantne podatke — tko je potpisao, kada i s kojeg uređaja.

Pružatelji usluga e-potpisivanja obvezni su poštovati stroge nacionalne i međunarodne regulative, poput eIDAS Uredbe , ESIGN Acta i UETA, čime se jamči potpuna pravna valjanost.

S druge strane, vlastoručni potpis moguće je krivotvoriti, papir može biti izgubljen, zamijenjen ili završiti u pogrešnim rukama. Pa što je onda sigurnije?

2. E-potpisivanje je prekomplicirano

Što ako naši zaposlenici — ili klijenti — ne znaju kako potpisati dokument elektroničkim putem? Što ako je postupak previše kompliciran i otjera ih od suradnje?

Usporedimo dvije opcije:

• Klasično potpisivanje zahtijeva dogovaranje termina, dolazak u ured, ispis, potpisivanje, skeniranje i vraćanje dokumenta.
• E-potpisivanje podrazumijeva slanje dokumenta e-poštom. Klijent ili zaposlenik ga otvara i potpisuje klikom, dodirom prsta ili olovkom — kad mu najviše odgovara, bez dolaska u ured.

Što mislite, koja opcija je jednostavnija?

3. E-potpisivanje je preskupo

Financijski odjeli možda strahuju od dodatnih troškova uvođenja e-potpisa. Ali pogledajmo stvar realno.

Razmislite samo koliko novca trošite na papir, tintu, tonere i održavanje pisača. Ako dokument treba doradu, ponovno ga ispisujete — trošak se udvostručuje.

Zatim su tu troškovi dostave i skladištenja. Često se dokumenti i skeniraju kako bi se digitalizirali, što dodatno troši vrijeme i resurse.

S e-potpisom, dokumenti su odmah dostupni i mogu biti potpisani u bilo kojem trenutku. Umjesto stotina ili tisuća eura godišnje, plaćate simboličnu mjesečnu naknadu za uslugu e-potpisivanja.

Vrijeme je novac — a e-potpis ubrzava cijeli poslovni proces.

4. Znam gdje su mi papirnati dokumenti

Ili ipak ne? Koliko puta vam se dogodilo da je najvažniji dokument negdje "zapeo" u hrpi papira ili ga jednostavno niste dobili natrag?

Usluge e-potpisivanja čuvaju dokumente na sigurnim lokacijama, dostupnima svim potpisnicima. U svakom trenutku možete vidjeti tko je potpisao, a tko još nije — bez rizika da dokument nestane ili završi u pogrešnim rukama.

5. Možda i klijent osjeća iste sumnje

Možda — ali vaši klijenti žele najbolje moguće korisničko iskustvo, a nošenje hrpe papira to sigurno nije.

Ako od njih tražite da isprintaju, potpišu, i šalju dokumente poštom ili ih skeniraju i šalju nazad, lako će se odlučiti za konkurenta koji već koristi digitalne procese.

Mogućnost da potpišu kad žele, gdje žele, bez stresa i čekanja, može ih pretvoriti u vjernog kupca.

 Prednosti digitalizacije i e-potpisivanja su jasne. Ne dopustite da vas neopravdani strahovi sputavaju.

BetrSign® omogućuje brz, siguran i jednostavan prelazak na e-potpisivanje.

Budućnost je digitalna — krenite prvi.