E-podpisovanje za brezpapirno poslovanje: danes, ne jutri

Brezpapirno poslovanje namreč ni več nekakšen ideal prihodnosti, ampak se dogaja tukaj in zdaj. Podjetja, ki prelagajo uvedbo digitalnih rešitev (vključno z elektronskim podpisovanjem ) lahko krepko zaostanejo za konkurenco, medtem ko podjetja, ki svoje procese pospešeno digitalizirajo, že opažajo učinke na boljši optimizaciji poslovnih procesov, uspešno režejo stroške in občutno izboljšujejo učinkovitost.

Pa si poglejmo, na katerih področjih so poslovni procesi že digitalizirani in zakaj bi moralo biti e-podpisovanje integralni del vaše digitalne strategije.

1. Denarne transakcije
Časi, ko je morala stranka obiskati banko, da je unovčila ček ali nakazala sredstva, so prazgodovina. Spletno bančništvo in digitalni načini plačevanja so nekaj najbolj samoumevnega in omogočajo takojšnjo izvedbo transakcij zgolj z nekaj kliki.

 2. Človeški viri in zaposlovanje
Tudi v kadrovski oddelkih so procesi iskanja talentov in uvajanja na delovno mesto šli skozi temeljite preobrazbe. Prijava na delovno mesto poteka prek spletnih obrazcev, intervjuji se dogajajo prek spletnih klicev, novi zaposleni pa lahko pogodbo o zaposlitvi podpišejo na daljavo.

3. Prodaja in podpora strankam
Programske rešitve za CRM (Customer Relationship Management ali upravljanje odnosov s strankami) omogočajo zanesljivo sledenje priložnostim s strankami, beleženje interakcij z njimi in avtomatizacijo naslednjih korakov. Pri podpori strankam pa si krepko pomagamo s chatboti, sistemi za upravljanje zahtevkov, ki jih poganja umetna inteligenca, in samodejnimi odgovori.

 4. Zdravstvo
Tudi bolnišnice in klinike hranijo zdravstveno dokumentacijo in informacije o pacientih elektronsko, s čimer do njih lahko dostopajo različni ponudniki zdravstvenih storitev, pri katerih je pacient deležen obravnave, manjša pa je tudi potreba po pacientovem osebnem obisku.

5. Skladnost in zakonodaja
Pogodb, dogovorov in različne dokumentacije o skladnosti že dolgo ni več treba tiskati. Tudi pošiljati ne. Z elektronskimi podpisi zagotavljamo njihovo zakonsko skladnost, poslovni procesi pa so zahvaljujoč e-podpisom hitrejši in varnejši.

 6. Nabavne verige in logistika
Digitalno sledenje in vodenje zalog v oblaku podjetjem omogočata spremljanje nabavne verige v realnem času. Podjetja za logistiko pa optimizirajo dostavo z avtomatizacijo poslovanja s kupci, elektronsko izdajo nakladalnih nalogov, računov in podobno.

 7. Posredništvo in upravljanje z nepremičninami
Nepremičninski posredniki morajo včasih termine za oglede uskladiti (in si jih zapomniti) na vrat na nos, zato so digitalna orodja več kot priročna. Najemne pogodbe in zahtevki za popravila in vzdrževanje pa so prav tako lažje obvladljivi s pomočjo digitalnih orodij.

8. Izobraževanje
Podajanje izobraževalnih vsebin (predavanja, učbeniki, preverjanje znanja) se je že pred časom iz učilnic in predavalnic preselilo na splet, zato je izobraževanje dostopnejše. Prav tako vpisi dijakov in dogovori s predavatelji.

Vloga e-podpisovanja pri digitalni preobrazbi

Tradicionalno sklepanje dogovorov vključuje tiskanje, podpisovanje, skeniranje, pošiljanje in čakanje. Se pravi, da zahteva čas, denar in lahko povzroči zamude. E-podpisovanje lahko to reši v trenutku.

E-podpisovanje pospešuje digitalne transakcije, do podpisa pridete v nekaj minutah, ne v nekaj dneh.

E-podpisovanje vam krepko zniža stroške papirja, kartuš ali tonerjev in poštnine.

Z e-podpisovanjem zagotavljate skladnost z zakonodajo v EU in nekaterih drugih geografskih področjih ( eIDAS , UETA, ESIGN …).

Zahvaljujoč e-podpisovanju in različnim nivojem dostopa do dokumenta, kodiranju podatkov in revizijski sledi, ki ostane po končani transakciji, dosegate tudi višjo stopnjo varnosti.

Omeniti velja še podporo delu na daljavo in odlično uporabniško izkušnjo tako za stranke kot zaposlene v podjetju — nihče namreč ni nor na papirologijo in če je možno svoje strinjanje s pogoji v dokumentu potrditi na daljavo, brez dodatnih sitnosti in karseda udobno, smo vsi zmagovalci.

Zakaj prehod na brezpapirno poslovanje danes in ne jutri?

Veliko podjetij razmišlja, da bodo “enkrat” že poslovala brez papirjev, a prelaganje digitalnega prehoda na nedoločeno prihodnost s sabo prinaša realne stroške.

Papirni delotok je vse prej kot poceni: tiskanje, skeniranje, pošiljanje in skladiščenje dokumentacije lahko stanejo stotine (celo tisoče) evrov. Zato je takojšen prehod na hitrejše in cenejše digitalne alternative več kot upravičen.

Čakanje na fizični podpis pogodbe traja dneve, lahko tudi tedne, zato se tudi začetek posla lahko zavleče. Z e-podpisovanjem bo vaš posel dobil pospešek.

Papir predstavlja tudi varnostno tveganje, saj se tradicionalni dokumenti lahko izgubijo, založijo ali jih prestreže kdo, ki mu dokument sploh ni namenjen. Že omenjeno kodiranje podatkov, nadzor nad dostopom do dokumenta in revizijska sled preprečujejo nepooblaščen dostop do vsebine in posledično uhajanje zaupnih informacij.

Naročnik je kralj in se želi izogniti takšnim ali drugačnim naporom, in če mu ne ponudite kraljevske uporabniške izkušnje e-podpisovanja dokumentov vi, mu jo bo kdo drug — po vsej verjetnosti vaš konkurent.

Delo na daljavo in globalno poslovanje za podjetja predstavljata številne prednosti, saj so jim na voljo tako talenti z različnih koncev sveta, ki prinašajo s sabo različna znanja in bogatijo kulturo raznolikosti, kot tudi neslutene poslovne priložnosti na novih trgih.

Kako "preklopiti" na brezpapirno?

Prehod na elektronsko podpisovanje ni noben bavbav, samo lotiti se ga moramo pametno.

 1. Izbor procesov z največ dokumentacije
Katere poslovne procese v podjetju papir najbolj upočasnjuje? Pogodbe, kadrovska dokumentacija, računi in dokumenti v zvezi s skladnostjo pridejo najprej na misel.

 2. Implementacija storitve e-podpisovanja
Storitve, kakršna je BetrSign® , zagotavljajo zakonsko skladnost, varnost, odlično uporabniško izkušnjo in hitro uvedbo v poslovne procese.

3. Posvojitev storitve na ravni podjetja
Zaposlene ozaveščajte o prednostih brezpapirnega poslovanja in jim omogočite, da pridobijo znanje za učinkovito delo z digitalnimi orodji.

4. Merjenje in optimizacija
Opazujte učinek prehoda na brezpapirno poslovanje na prihranku, učinkovitosti in produktivnosti, nenehno preverjajte, kje je še kaj prostora za izboljšave.

Čas je torej zdaj ...

Brezpapirno poslovanje ne pomeni zgolj, da dohajate tehnološke premike, ampak da ste konkurenčni, stroškovno učinkoviti in vlagate v uspešno prihodnost podjetja.

Prelaganje digitalne preobrazbe na jutri pomeni zapravljanje priložnosti in virov, tveganje nezadovoljstva strank in zaposlenih. Zato začnite obirati sadove uspešne digitalizacije že danes.