700+ dokumenata mesečno e-potpisano u Splošnoj bolnišnici Murska Sobota
Success stories
Kako je pravno-kadrovska služba uz BetrSign smanjila ručni rad, ubrzala potpisivanje i dobila bolji pregled nad dokumentacijom.
Bolnica u brojkama
1.240
zaposlenih
4
člana pravno-kadrovske službe
267
objavljenih konkursa za slobodna radna mesta u 2025.
700+
elektronski potpisanih dokumenata mesečno
46 %
zaposlenih radi u zdravstvenoj nezi
27 %
zaposlenih radi u nezdravstvenim službama
43 let
prosečna starost zaposlenih
Izazov
Sa više od 1.200 zaposlenih, fizičko potpisivanje dokumenata postalo je presporo i vremenski previše zahtevno.
Pre uvođenja BetrSigna, pravno-kadrovska služba morala je da:
priprema dokumente,
štampa ih u više primeraka,
fizički ih šalje putem dostavne službe ili donosi potpisnicima,
ručno prati statuse,
prikuplja potpisane primerke,
arhivira ih u papirnom obliku.
Procesi su često zavisili od fizičke prisutnosti zaposlenih i potpisnika. To je uzrokovalo kašnjenja, otežavalo praćenje dokumentacije i povećavalo rizik od grešaka ili gubitka dokumenata.
Uz 267 konkursa u jednoj godini, stalne potrebe za zapošljavanjem i zamenom kadra, kao i veliki broj kadrovskih dokumenata, tradicionalan način rada dugoročno više nije bio održiv.
Šta su tražili
SBMS nije tražio samo elektronski potpis, već rešenje koje će pojednostaviti ceo proces upravljanja dokumentacijom.
Bilo im je važno da rešenje omogući:
manje rada s papirom,
manje ručnog usklađivanja potpisa,
jednostavno korišćenje za različite grupe zaposlenih,
brzu implementaciju,
prilagođavanje kadrovskim i pravnim procesima,
sledljivo upravljanje velikom količinom dokumenata,
mogućnost povezivanja sa postojećim kadrovskim sistemima.
“Cilj digitalizacije nije samo smanjenje administrativnog rada i potrošnje papira, već pre svega uspostavljanje efikasnijeg, preglednijeg i vremenski manje opterećujućeg sistema rada za zaposlene i kadrovsku službu.”
Simon Zore
vodja pravno-kadrovske službe, Splošna bolnišnica Murska Sobota
Rešenje
Uz BetrSign, dokumenti se pripremaju u kadrovskom informacionom sistemu ili kao samostalni PDF odnosno Word dokumenti, a zatim se elektronski šalju zaposlenima na potpis putem web portala BetrSign.
Nakon završenog postupka potpisivanja, dokumentacija se automatski distribuira na e-mail adrese i arhivira u odgovarajuće digitalne mape.
Time je smanjena potreba za štampanjem, fizičkim prenošenjem dokumenata i ručnim praćenjem potpisa.
Kada je potreban lični kontakt, na primer prilikom zapošljavanja, potpisivanja zahtevnijih ugovora ili dodatnih objašnjenja, zaposlenima je i dalje omogućeno potpisivanje na potpisnim tabletima, što takođe ima svoje prednosti.
Koji procesi su uključeni
BetrSign se uglavnom koristi za kadrovske i pravne dokumente, kao što su:
dogovori o povećanom obimu rada,
pripadajuća rešenja,
ugovori sa spoljnim saradnicima,
ugovori o radu za nove zaposlene,
zahtevniji kadrovski ugovori,
aneksi za napredovanja,
drugi kadrovski i pravni postupci.
Posebno veliki obim predstavljaju napredovanja u javnom sektoru, gde je zaposlenima dva puta godišnje potrebno pripremiti i potpisati anekse. Sa više od 1.200 zaposlenih, taj proces je u fizičkom obliku predstavljao veliki organizacioni izazov, a danas je podržan kroz
masovno slanje dokumenata putem funkcionalnosti BetrSign Bulk Send
.
Rezultati
700+ dokumenata mesečno
SBMS danas elektronski potpisuje više od 700 dokumenata mesečno, a očekuje se dalje povećanje tog obima.
Manje ručnog rada
Manje je štampanja, prenošenja dokumenata između službi, ručnog praćenja potpisa i papirnog arhiviranja.
Brži procesi
Dokumenti do potpisnika dolaze elektronski, zbog čega se uglavnom potpisuju i arhiviraju istog dana.
Bolja sledljivost
Tim lakše prati gde se dokument nalazi, ko ga je već potpisao i šta još čeka.
Uređena arhiva
Potpisana dokumentacija distribuira se i arhivira digitalno, što poboljšava preglednost, sigurnost i dostupnost dokumenata.
Manja zavisnost od fizičke prisutnosti
Procesi se nastavljaju i kada potpisnici nisu fizički prisutni u prostorijama kadrovske službe.
“Cilj digitalizacije nije samo smanjenje administrativnog rada i potrošnje papira, već pre svega uspostavljanje efikasnijeg, preglednijeg i vremenski manje opterećujućeg sistema rada za zaposlene i kadrovsku službu.”
