Elektronsko podpisovanje: kateri e-podpis izbrati za posamezno vrsto pogodb?

Večina podjetij danes večji del pogodb in druge poslovne dokumentacije podpisuje elektronsko.

Pri tem gre včasih za povsem enostavno obliko sprejemanja dogovorov: kliknemo »strinjam se« ali preprosto sprejmemo splošne pogoje, podpišemo kratko soglasje ali potrdimo naročilnico.

Spet drugič pa podpisujemo določene dokumente, ki imajo lahko pomembnejše finančne, poslovne ali pravne posledice — na primer posojilno pogodbo, zavarovalno pogodbo, pogodbo o zaposlitvi ali pogodbe, povezane z nepremičninami oziroma poslovnimi deleži.

Vsi ti dokumenti ne predstavljajo enakega pravnega ali poslovnega tveganja, zato posledično zahtevajo tudi drugačen pristop k podpisovanju.

In ko govorimo o elektronskem podpisovanju , se nam porodi povsem konkretno vprašanje: kateri tip elektronskega podpisa je primeren za konkretno pogodbo, poslovni proces ali pravni posel?

Odgovor ni vedno enoznačen.

Upoštevati moramo zakonske zahteve glede obličnosti , ki jo zakon predpisuje za posamezni pravni posel, stopnjo pravnega in poslovnega tveganja ter raven dokazne vrednosti in pravne varnosti, ki jo podjetje želi zagotoviti v primeru morebitnega spora.

Pri elektronskem podpisovanju pa ni pomembna samo pravna veljavnost podpisa, upoštevati moramo tudi ravnovesje med pravno varnostjo, uporabniško izkušnjo in učinkovitostjo poslovnega procesa.

Katere vrste pogodb poznamo?

Temeljni zakon, ki v Sloveniji ureja področje obligacijskih razmerij in sklepanja pogodb, je Obligacijski zakonik (Uradni list RS, št. 97/07 s sprem.; »OZ«). Ta določa splošna pravila o nastanku, veljavnosti, izpolnjevanju in prenehanju pogodbenih razmerij ter ureja pravice in obveznosti pogodbenih strank. V poslovni praksi se najpogosteje srečujemo z naslednjimi vrstami pogodb:

Pogodbe o prenosu lastništva in premoženja

V to skupino sodijo prodajna pogodba, menjalna pogodba, darilna pogodba, izročilna pogodba, pogodba o dosmrtnem preživljanju in pogodba o preužitku.

Pri teh pogodbah je tveganje pogosto večje, ker se z njimi prenaša premoženje ali se urejajo dolgoročne premoženjske posledice. Pri nekaterih od njih zato zakon zahteva strožjo obliko, v določenih primerih tudi obliko notarskega zapisa .

Pogodbe o uporabi stvari in pravic

Tipični primeri tovrstnih pogodb so najemna oziroma zakupna pogodba, posodbena pogodba in licenčna pogodba.

Pri teh pogodbah ne gre za prenos lastništva, ampak za dogovor o uporabi stvari, prostora, opreme, avtorskega dela, programske opreme, blagovne znamke ali druge pravice.

Pogodbe o opravljanju storitev in del

Sem spadajo podjemna pogodba oziroma pogodba o delu, gradbena pogodba, prevozna pogodba, shranjevalna pogodba in skladiščna pogodba.

Pri teh pogodbah moramo običajno natančno opredeliti predmet dela, rok izvedbe, odgovornost, ceno, prevzem in morebitne garancije.

Pogodbe o posredovanju in zastopanju

Tukaj najdemo mandatno pogodbo, komisijsko pogodbo, agencijsko pogodbo, posredniško pogodbo, špedicijsko pogodbo …

Te pogodbe urejajo razmerja, v katerih nekdo za nekoga drugega opravi pravni ali dejanski posel, ga zastopa, posreduje pri sklenitvi pogodbe ali organizira določeno storitev.

Posebne poslovne pogodbe

Posojilna pogodba, zavarovalna pogodba, poroštvo, poravnava in dogovor o nerazkritju informacij oziroma NDA so v praksi zelo pogosta vrsta pogodb, njihovo tveganje pa je odvisno predvsem od vsebine.

Delovno- in civilnopravne pogodbe

Med delovnopravne pogodbe sodi pogodba o zaposlitvi, ki jo ureja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem.; »ZDR-1«).

V praksi se uporabljajo tudi različne civilnopravne oblike sodelovanja na podlagi podjemne pogodbe, pogodbe o poslovodenju itd., za katere se praviloma uporabljajajo pravila OZ.

Obličnost pogodb

V splošnem se za sklenitev pogodb ne zahteva posebna oblika (51. člen OZ) — razen kadar zakon za specifične pogodbe določa drugače (npr. pisna oblika, izvršljiv notarski zapis ipd.). Za posamezne vrste pogodb zakon predpisuje pisno posebno obličnost, na primer pisno obliko, notarsko overitev podpisov ali notarski zapis. 

Pisna oblika se zahteva pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi, pogodbe o prometu z nepremičninami; za prenos poslovnega deleža se v skladu z Zakonom o gospodarskih družbah  (Uradni list RS, št. 65/09, s sprem.; »ZGD-1«) zahteva višja obličnost — notarski zapis.

Tipi elektronskega podpisa

Uredba eIDAS predstavlja evropski pravni okvir za elektronsko podpisovanje in loči tri tipe oziroma ravni elektronskih podpisov :

Enostavni elektronski podpis (SES)

Enostavni elektronski podpis je najosnovnejša oblika e-podpisa, na primer vaše ime, ki ga natipkate na koncu elektronskega sporočila, klik na »Sprejmem«, potrditveno polje na spletni strani, skenirana slika podpisa ali kakšen drug elektronski znak, ki nedvomno sporoča voljo podpisnika.

Njegova glavna prednost je preprosta uporaba, saj od podpisnika praviloma ne zahteva posebnih tehničnih sredstev, predhodne identifikacije ali dodatnih postopkov potrjevanja identitete.

Na drugi strani pa je njegova slabost nižja raven zanesljivosti in dokazne vrednosti, zato je primeren predvsem za pravne posle in dokumente z nižjo stopnjo tveganja.

V primeru morebitnega spora glede identitete podpisnika, izražene volje oziroma spremenljivosti dokumenta je njegova dokazna moč praviloma odvisnejša od spremljajočih okoliščin in dodatnih dokazov kot pri naprednem ali kvalificiranem elektronskem podpisu.

Napredni elektronski podpis (AES)

Napredni elektronski podpis je v skladu s 26. členom Uredbe (EU) št. 910/2014 o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu (v nadaljevanju: »eIDAS«) elektronski podpis, ki je enolično povezan s podpisnikom, omogoča njegovo identifikacijo, je ustvarjen z uporabo podatkov za ustvarjanje elektronskega podpisa, ki jih lahko podpisnik z visoko stopnjo zaupanja uporablja pod svojim izključnim nadzorom, in je s podpisanimi podatki povezan tako, da je mogoče zaznati vsako njihovo naknadno spremembo.

Tako enostavni e-podpis (SES) kot tudi napredni e-podpis (AES) sta veljavni obliki podpisa: v skladu s 25. členom eIDAS se elektronskemu podpisu ne odvzame pravni učinek in dopustnost kot dokaz v pravnih postopkih le zato, ker je v elektronski obliki ali ker ne izpolnjuje zahtev za kvalificiran elektronski podpis.

Pri tem napredni e-podpis (AES) zaradi zanesljivejše identifikacije podpisnika in možnosti preverjanja celovitosti podpisanega dokumenta (ne da bi pri tem od uporabnika nujno zahteval uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila ali posebne podpisne naprave) v praksi največkrat zagotavlja idealno ravnovesje med varnostjo in uporabniško izkušnjo.

Zato se pogosto uporablja pri sklepanju pogodb in podpisovanju poslovne dokumentacije, kjer je potrebna višja stopnja zaupanja v identiteto podpisnika in nespremenljivost vsebine dokumenta.

Kvalificirani elektronski podpis (QES)

Kvalificirani elektronski podpis (QES) predstavlja najvišjo raven zanesljivost elektronskega podpisovanja. Temelji na kvalificiranem digitalnem potrdilu za elektronski podpis, ki ga izda kvalificiran ponudnik storitev zaupanja, vpisan na seznam zaupanja vrednih ponudnikov storitev zaupanja EU Trusted List . V Sloveniji sta med najbolj uveljavljenimi ponudniki Pošta®CA in Halcom One.

V skladu s 25. členom uredbe eIDAS ima kvalificirani elektronski podpis enak pravni učinek kot lastnoročni podpis in ga priznavajo vse države članice EU.

Zaradi najvišje ravni zanesljivosti je posebej primeren za pravne posle večje vrednosti, strogo regulirane postopke, čezmejne transakcije ter druge primere, kjer je raven tveganja praviloma višja in je zanesljiva identifikacija podpisnika ključnna.

Njegova slabost je praviloma zahtevnejši postopek pridobitve in uporabe, saj mora podpisnik razpolagati z ustreznim kvalificiranim sredstvom za elektronsko podpisovanje oziroma mora imeti dostop do kvalificirane storitve zaupanja.

Na katero pogodbo torej sodi kateri podpis?

Izbira ustreznega elektronskega podpisa je odvisna predvsem od zakonskih zahtev za posamezni pravni posel, stopnje poslovnega tveganja in načina sklepanja pogodbe (na primer na daljavo, osebna prisotnost). Pri tem pa moramo vedno najti ustrezno ravnovesje med pravno varnostjo, dokazno zanesljivostjo in uporabniško izkušnjo.

Zato je pri izbiri ustreznega elektronskega podpisa smiselno najprej odgovoriti na naslednja tri vprašanja:

1. Ali zakon za konkreten pravni posel zahteva posebno obličnost ali določen tip podpisa? Izbira elektronskega podpisa mora slediti pravnim zahtevam konkretnega posla, ne obratno.

2. Kakšna je stopnja poslovnega in pravnega tveganja? Pri dokumentih z nižjim tveganjem, kratkoročnih poslovnih razmerjih ali internih soglasjih je lahko zadostna nižja raven zanesljivosti. Pri dolgoročnih finančnih obveznostih, reguliranih dejavnostih ali pogodbah z večjo ekonomsko vrednostjo oziroma poslovnim tveganjem pa je praviloma smiselno zagotoviti višjo stopnjo zanesljivosti identifikacije podpisnika in dokazne vrednosti.

3. V kakšnem okolju bo potekalo podpisovanje? Na izbiro podpisa pomembno vpliva tudi način podpisovanja — ali poslovni proces zahteva, da mora biti podpisnik osebno prisoten ali lahko dokument podpiše na daljavo. Kadar podpisovanje poteka osebno, v poslovalnici, je lahko ustrezna rešitev podpis na podpisni tablici, ki omogoča enostaven in učinkovit postopek podpisovanja.

Praktično pravilo:

Če sta pomembni predvsem hitrost in uporabniška izkušnja, je običajno dovolj SES.

Če je tveganje višje in je pomembna dokazljivost identitete podpisnika in integritete dokumenta, je praviloma najprimernejša izbira AES.

Če gre za dokumente z visokim tveganjem, pomembnimi finančnimi posledicami ali regulativnimi zahtevami ipd., je vsekakor najbolj smiselna uporaba QES.

V praksi se za večino poslovnih procesov kot optimalna rešitev izkaže AES, saj zagotavlja ustrezno ravnovesje med pravno varnostjo, dokazno vrednostjo in uporabniško izkušnjo.

Kratko priporočilo

Kaj torej to pomeni v praksi?

Pri večini pogodb, ki v vsakodnevnem poslovanju predstavljajo nižje poslovno tveganje (naročilnice, splošni dogovori o sodelovanju, kadrovska dokumentacija …), zadostuje AES, ki — kot smo že poudarili — zagotavlja preverjeno identiteto podpisnika, pravno veljavnost brez nepotrebnega usklajevanja z overitelji potrdil in predvsem dobro uporabniško izkušnjo.

QES prihranite predvsem za tiste dokumente, za katere zakon to zahteva oziroma je pri njih poslovno tveganje visoko — pogodbe v zdravstvu, financah in zavarovalništvu, prenos lastniških deležev, pogodbe z dolgotrajnimi finančnimi obveznostmi …

Lastnoročno e-podpisovanje na tablici pa ostaja nepogrešljivo povsod tam, kamor se stranka že tako mora oglasiti osebno : v poslovalnici, na prodajnem mestu ali ob sklenitvi pogodbe pri terenskemu prodajniku.

BetrSign® podpira vse tri ravni e-podpisovanja, kot jih opredeljuje eIDAS, torej enostavnega, naprednega in kvalificiranega. Omogoča podpisovanje na daljavo in osebno v poslovalnici s pomočjo podpisnih tablic ter s tem dobesedno omogoča prilagoditev podpisnega procesa različnim stopnjam tveganja.

Če vse pogodbe niso enake, tudi podpisovanje ne more biti vedno enako.

Od praktičnega 30-dnevnega brezplačnega preizkusa ali osebne predstavitve v živo z našim strokovnjakom vas loči samo en klik.