E-podpisovanje odpravlja enega večjih paradoksov današnjega poslovanja: tiskanje digitalno pripravljenih dokumentov samo za pridobitev podpisa in nato povrnitev v digitalno obliko je nelogično in operativno nesmiselno opravilo.
V ljubljanski družbi SETCCE so razvili varno in zakonsko skladno storitev e-podpisa v oblaku BetrSign, ki jo lahko uporabnik uporablja zgolj s pametnim telefonom, tablico ali računalnikom. Glavni motiv za razvoj storitve je bila misel o zagotavljanju konkurenčnosti podjetij na trgu, saj digitalna preobrazba – če želi podjetje dolgoročno preživeti – ne zajema zgolj digitalizacije proizvodnega in storitvenega področja, ampak tudi podpornih poslovnih procesov v podjetjih, kot sta elektronsko upravljanje dokumentacije in podpisovanje.
Drugi pomembni vidik e-podpisovanja pa je stroškovna in časovna optimizacija upravljanja dokumentacije. »Znižujemo predvsem stroške rokovanja s papirjem, pošiljanja po navadni pošti, da ne govorimo o digitalizaciji oziroma skeniranju, ki je res nepotreben strošek. To pomeni, da tiskamo samo zato, da zajamemo podpis, potem pa dokument prenašamo nazaj v digitalno obliko,« pravi Aljoša Jerman Blažič, direktor ljubljanskega podjetja SETCCE.
Podpisnik dokumenta z e-podpisovanjem nima stroškov
Prednost uporabe takšnega sistema je, da se na tovrstne storitve enostavno naročimo. Tako rešitve ne kupujemo več in ne plačujemo za njeno nameščanje in vzdrževanje. Pri SETCCE pa so poslovni model prilagodili celo tako, da stroški procesa bremenijo samo lastnika procesa, torej tistega, ki pripravlja dokument za podpis. Podpisniku, na primer poslovnemu partnerju, ki mu posredujete pogodbo v podpis, pa je uporaba storitve na voljo brezplačno. In kar je še pomembneje, e-dokumenti in e-podpis nas prostorsko ali časovno ne omejujejo. Poslujemo lahko kjerkoli in kadarkoli.
Katere so glavne funkcionalnosti storitve e-podpisovanja?
Preden dokument pošljete, določite raven varnosti ob prijavi in način preverjanja istovetnosti podpisnika (avtentikacija), s katerim bo podpisnik dokazal identiteto pred dostopom do dokumenta in podpisom. Druge napredne funkcionalnosti pa vam omogočajo, da:
ustvarite predlogo dokumenta z natančno določenim položajem e-podpisa, zahtevanimi načini prijave in podpisniki,
pošiljate dokumente neomejenemu številu podpisnikov z različnimi ravnmi prijave in tipi podpisov,
v dokument vključite logo, zaščitne barve in sporočilo blagovne znamke,
v posameznem poslu lahko pošljete do devet dokumentov tako, da jih preprosto povlečete in spustite s svojega datotečnega sistema,
shranite osnutke v nabiralnik in jih uredite ter določite podpisne delotoke in podpisnike ob naslednji prijavi,
shranite podpisnike v interni imenik in si poenostavite iskanje, izbiro in vključitev podpisnikov v naslednji posel,
kadarkoli lahko preverite, ali so bili vaši dokumenti podpisani, zavrnjeni ali arhivirani, ter preverite zgodovino podpisanih dokumentov.
Z varnim dostopom do storitve e-podpisovanja sta priprava dokumenta in postopek podpisovanja popolnoma pod vašim nadzorom.
Pa cena?
Cena je odvisna od izbire paketa, obdobja najema in števila uporabnikov storitve. Začne se lahko pri samo 15 evrih na mesec, nikakor pa ne več kot 25 evrov na mesec, vaše stranke pa, kot rečeno, lahko s storitvijo BetrSign vaše dokumente podpisujejo brezplačno.
»Če preračunamo, je to res minimalen strošek že samo v primerjavi s časom, ki ga potrebujemo, da prekladamo papir z enega na drugo mesto, da o poštnih in drugih stroških sploh ne govorimo,« nedvoumno pravi Aljoša Jerman Blažič.
Problematika naročnin B2B pri slovenskih podjetjih
Medtem ko so naročnine med zasebnimi uporabniki že povsem uveljavljen poslovni model, pa se pri tako imenovanih B2B-naročninah pri nas še vedno zatika.
»Digital first« mora postati mantra slovenskih podjetij, pravi Aljoša Jerman Blažič, direktor SETCCE.
»Netflix, Spotify, Tidal, tudi oblačne storitve za shranjevanje DropBox in podobne delujejo od samega začetka na osnovi naročniškega modela. Poslovne rešitve pa se zelo počasi, a vztrajno prebijajo v podjetja. Ta pri nas še vedno delujejo po starem načelu ponudba-plačilo. Taki poslovni modeli pa se tega otepajo, ker je predrago. Mogoče je tudi sam kontekst mesečnega stroška na plačilno kartico za podjetje preveč nekonvencionalen, da se ga izogibajo, ne bodo pa se ga mogla izogniti na dolgi rok. Tukaj je gotovo potreben miselni preskok, ki pa so ga mladi podjetniki že naredili in vidijo to bolj kot prednost načina dela,« je kritičen in hkrati optimističen Aljoša Jerman Blažič, direktor ljubljanskega podjetja SETCCE.
V prihodnje bomo zato morali sprejeti, še doda, »da bo za vsak proces na voljo ena ali več storitev, ki jo bomo enostavno vklopili kot doma Netflix ali Disney+ in se raje posvetili lastnemu delu. Naj storitve za nas opravijo tisto delo, ki ga nam ni treba. Časi nakupa, nameščanja in osveževanja programske opreme so že zdavnaj mimo. Zbuditi se moramo v novi ekonomiji.«
