E-podpisovanje pomeni zmago nad papirologijo

In čeprav se ji ne moremo izogniti, to še zdaleč ne pomeni, da nam mora predstavljati neobvladljivo nadlogo.

Ne glede na to, ali vodite malo zagonsko podjetje ali ogromno mednarodno korporacijo, je urejena dokumentacija temelj za gladko poslovanje.

Papirologija in poslovanje: večni boj

Tradicionalni načini spopadanja z dokumenti prinašajo s sabo številne sitnosti:

• Potrata časa (in denarja): tiskanje, skeniranje, pošiljanje po pošti in čakanje na podpis lahko povzročajo zamude pri ključnih poslovnih procesih.
• Možnost napak: ročno upravljanje z dokumentacijo povečuje možnost administrativnih napak in tveganje izgube dokumentov ali da dokumenti ostanejo nepodpisani.
• Težave s hrambo: fizični dokumenti potrebujejo prostor, organizacijo in določene varnostne ukrepe, s katerimi preprečujemo poškodbo ali izgubo dokumentov.
• Potrata virov: proizvodnja papirja zahteva ogromno energije, vode in surovin, ki še dodatno prispeva k skupnemu strošku poslovanja, pa tudi negativnemu vplivu na okolje.

Kako elektronsko podpisovanje preobraža papirologijo

Storitve e-podpisovanja nudijo sodobno in udobno alternativo tradicionalni papirologiji, ki sodobnemu podjetju prinašajo številne prednosti.

 1. Boljša učinkovitost
Če pri klasičnem ustvarjanju in pošiljanju dokumentacije na podpis čakamo dneve ali celo tedne, se s pomočjo e-podpisovanja podpisani dokumenti lahko od koder koli vrnejo v nekaj urah ali celo minutah.

 2. Večja varnost in zakonska skladnost
Elektronski podpisi so šifrirani, za dostop do dokumentov se zahteva določena stopnja varnosti, na koncu pa se v postopku podpisovanja shrani še revizijska sled. Ponudniki storitev e-podpisovanja morajo upoštevati uredbe, ki zagotavljajo zakonsko skladnost njihovih storitev.

3. Nižji stroški
Kakor koli človek obrne, je za dobro poslovanje nujno tudi gospodarno ravnanje z denarjem: papir, tonerji ali kartuše, poštnina ali gorivo, hramba, vse to se sešteva k stroškom poslovanja, ki pri e-podpisovanju odpadejo.

4. Boljša uporabniška izkušnja strank in zaposlenih
Nihče ni navdušen nad duhamorno papirologijo, z e-podpisovanjem boste tako strankam kot zaposlenim lahko ponudili boljšo uporabniško izkušnjo in zadovoljstvo ter z njimi zgradili boljše odnose.

5. Trajnostnejše poslovanje
Z brezpapirnim poslovanjem podjetja puščajo manjši ogljični odtis in prispevajo k okolju prijaznejšim praksam ter tako pozitivno vplivajo na okolje in imidž svoje blagovne znamke.

Prihodnost papirologije je digitalna

Pravzaprav je digitalna že sedanjost. Podjetja, ki so v svoje poslovne procese že uvedla elektronsko podpisovanje kot pomemben korak pri digitalizaciji poslovanja, dosegajo večjo učinkovitost in konkurenčno prednost. Tista, ki še niso, bodo ta korak naredila v najkrajšem času. 

Naj vas papirologija ne zavira — če kdaj, potem je zdaj pravi čas, da izberete storitev e-podpisovanja , ki ustreza vašim poslovnim potrebam, in izkusite prednosti digitalnega upravljanja z dokumentacijo.

Če sklepate poslovne dogovore, najemate sveže talente ali se ubadate z drugimi papirji, bo e-podpisovanje vašemu podpisnemu delotoku dalo pospešek.